מערכות המידע בארגון המודרני הינם שיתופיות על מנת למנוע איי מידע (הצטברות ידע ויכולת טכנולוגית במחלקה אחת ולא בכל הארגון), כפילות בנתונים (כל אחד מקליד את אותם נתונים בשל אי ידיעה) ועלויות מחשוב גבוהות.
תפקיד מערכות המידע בארגון החדש:
א. עיצוב מחדש של מבנה הארגון:
? שיטוח הארגון.
? הפרדה בין מיקום העבודה לארגון (קשר עם נציגויות בחו"ל וכו...)
? רה ארגון של תהליכי עבודה.
? הגברת הגמישות של הארגון.
? שינוי שיטת הניהול.
? הגדרת גבולות הארגון מחדש.
ב. הידוק התלות ההדדית בן הארגון למערכות המידע:
? התאמת האסטרטגיה למערכות המידע.
? התאמת מערכת המידע לארגון החדש.
שילוב אפשרויות אינטרנטיות:
? מסחר אלקטרוני.
? תאום ושיתוף פעולה עם גורמים אחרים.
? אספקת מידע מכל העולם.
מבנה המערכת : קלט - קבלת המידע , עיבוד המידע - הבנתו והסבתו לנתונים , פלט - הנתונים שניתנים לאדם בסוף תהליך עיבוד המידע.
ממשקי המערכת: לקוחות , ספקים ,בעלים ,רשויות - כל אלו ואחרים שניתנה להם הגישה יכולים להזין נתונים ולשאוב נתונים ממערכת המידע.
יישומים הגלויים ללקוחות החברה בתוך מערכת המידע של הארגון:
? הצגת מידע על הארגון.
? הצגת מוצרים ומחירים.
? בדיקת זמינות מוצרים ושרותים.
? רכישה מכוונת , תשלום חובות , בדיקת סטאטוס חשבון.
יישומים הגלויים לספקים של החברה בתוך מערכת המידע של הארגון:
? הזמנת מוצרים ושרותים
? שיגור דרישות רכש.
? קבלת הצעות מחיר.
? תשלום חובות , בדיקת סטאטוס חשבון.
סיבות להחלפת מערכת מידע:
? היקף תנועות גדול מידיי.
? שינויים בציפיות.
? התפתחות טכנולוגית ושינויים במערכת.
? שינוי אצל המתחרים ושינוים בתהליכי עבודה.
זמן מחזור של מערכת מידע הינו הזמן העובר מרגע קבלת ההחלטה על החלפת המערכת ועד הוצאתה משימוש בדרך כלל בין 4 ל10 שנים כשכל ההחלפה מתבצעת לאחר שבוצע תהליך סדור ולוגי בחברה המגדיר את צרכיה.
שלבי מחזור החיים של מערכת המידע:
? הגדרה - ניתוח ראשוני של המערכת הדרושה , חקר ישימות , ניתוח המידע הדרוש, עיצוב המערכת.
? בניה- כתיבת התוכנה , בניית מערכת נהלים , פרסום מדריך למנהל ולמשתמשים.
? ישום- הדרכת משתמשים , הסבת משתמשים למערכת חדשה , מבחני קבלה ע"י המשתמשים.
? תפעול- אחזקה שוטפת לאיתור תקלות ומתן מענה לבעיות.
? בקרה - דו"חות ביניים על פעילות והתאמת המערכת לצרכי החברה.
? סיום - מחזור החיים של המערכת מסתיים כאשר ביצועי המערכת בירידה וישנן בקשות רבות לשינוי המערכת אין שירות למערכת ע"י הספק ויש נטישת מנהלים משימוש במערכת.
לרכוש או לפתח לבד מערכת מידע:
רכשים כאשר: קיימות תוכניות בשוק העונות על הדרישות, אין כ"א בחברה המסוגל לפתח מערכת , גורם הזמן קריטי להשגת יעדים, שיקולי עלות תועלת.
מספר גישות להקמת מערכת מידע בארגון:
? גישת מפל המים (זמן המחזור) - גישה זו מתאימה להקמת מערכות מורכבות , בעלות היקף נתונים גדול ומבניות גבוהה בהקמת מערכת בשיטה זו יש להקפיד על מספר גורמים: 1. לא להתחיל שלב לפני שסיימנו שלב קודם , 2. יש להגדיר למערכת משתמשי קצה ואנשי מקצוע , 3. זמן מחזור החיים של מערכת זו זהה לכלל המערכות.
דוגמא למערכות המורכבות בשיטה זו: ניהול הזמנות בחברת תעופה, ניהול תזרימי מזומנים.
? גישת האב טיפוס - תהליך זריז של הקמת מערכת מידע בהיקף קטן המאפשרת בחינת מערכת והיתכנות ישימות של מערכת מסוג זה , שיטה זו מתחלקת ל2 סוגים : 1. בנה וזרוק - מסיימת את חייה בסוף שלב הניסוי.
2. אב טיפוס מתפתח - יהווה בסיס להמשך בניית המערכת.
גישה זו משמשת כאשר אין וודאות מה מחפשים במערכת המידע , כאשר מבקשים משוב מהיר על סוג מערכת נחוץ.
מערכת המוקמת בצורה זו לא תמיד תהייה שלמה ויהיו בה חוסר התאמות ושיבושים וכן מגבלת הזנת נתונים.
? גישת תוכנות החבילה -מערכת שיוצרה ע"י ספק חוץ ורק מותקנת בחברה, השירות והתיקונים ע"י הספק, העלות זולה יחסית אך כאשר יש צורך בביצוע התאמות ייחודיות לחברה העלות גבוהה.
? גישת הפיתוח ע"י משתמש קצה - מתחיל מעובד חברה שמפתח פתרון לבעיה נקודתית המיושמת עבור כל החברה , מפותח ע"י מחוללי יישומים , לשיטה יתרונות בעלות נמוכה , זמן פיתוח והתאמה לחברה אך לא עומדת בסטנדרטים מקצועיים ומרכזת את כל הידע אצל בעל מקצוע אחד.
? גישת מיקור חוץ -כל מערכת המידע מטופלת ע"י גורם חיצוני בהתקשרות חוזית לשיטה יש יתרון בכך שהתקשרות זו פתוחה לתחרות והספק צריך להתאים המערכת לחברה גם במידה והחברה משנה אופי אך הארגון מפתח תלות בספק וחומר חסוי עלול לדלוף החוצה.
? גישת האינטרנט (isp) - מערכת מידע מבוססת אינטרנט, החברה משלמת לספק רק על מה שצרכו מבחינת זמן גלישה היתרונות הם בכך שלא צריך תשתית בחברה , הספק דואג להכל אך במקביל הכל מתנהל וחשוף לאינטרנט.
פיתוח מערכת מידע שלב אחר שלב:
? אי שביעות רצון של המשתמשים מאיכות התוכנה , נוחיות השימוש ורמת התפעול.
? ביצוע סקר ראשוני בו מבצעים ראיונות , אוספים נתונים ומפיקים דו"ח מסכם.
? הכנת מסמך יזום: הגדרת הלקוח , סקירת המערכות הקיימות, בעיות בתפקוד , הגדרת מטרות המערכת וסדרי עדיפויות , תיאור אופי מערכת המידע הדרושה כלומר השפעה על מערכות אחרות , הרחבה של מערכות וכן יש לציין מי משתמש במערכת.
? ביצוע חקר של המצב הקיים בהיבט של מבנה החברה, מערכות המידע ,הבעיות הקיימות ויישומים חסרים, ביצוע הנדוס מחדש של תהליכים עסקיים ,איתור פעילויות עסקיות לא יעילות, קלט, פלט, לוגיקה , תרשימי .dfd המידע נאסף בדרכים הבאות: ע"י איסוף מסמכים , ביצוע ראיונות ע"י מדגם שיטתי(כל עובדX) או מדגם רבדים לפי פונקציות בארגון או לפי דגימה מייצגת בגודל % מכל מחלקה, סקרים בין המשתמשים ע"י שימוש בשאלונים שהוכנו מראש וכוללים שאלות עובדתיות סגורות , שאלות חוו"ד והערכה סגורה, שאלות עובדתית פתוחה ושאלות חוו"ד והערכה פתוחה.כאשר חוקרים את המצב הקיים יש להתייחס לשתי גישות: ניתוח הנתונים וניתוח ההחלטות (זאת על מנת לא להנציח את המצב הקיים מחד ומאידך לא להתעלם מצרכי הארגון).
גישת ניתוח הנתונים - יש לבנות את המערכת החדשה על בסיס הישנה.
גישת ניתוח ההחלטות - מתרכזים בחדש ומתעלמים מהישן.
? אפיון ראשוני: הגדרת תכונות המערכת הדרושה , הגדרת המטרות , האילוצים, תיאור פעילויות ותהליכי עבודה של המערכת , תדירויות וכמויות נתונים , הגדרת ממשקים ומסדים.
? חקר ישימות: בחינת דרכי פעולה - באיזו גישה לנקוט: שדרוג, פיתוח , תוכנת מדף , פיתוח בבית.
? הכנת מסמך דרישות rfp -הכולל את כל האפיון הראשוני.
? ביצוע סקרי שוק הערכות והשוואות והתקשרויות.
תכנון ודיונים על שינוי מערכות מידע:
ועדת מחשוב עליונה: מנכ"ל / סמנכ"ל ומנהלים המשתמשים במערכות המידע , מטרת הוועדה קביעת מדיניות מערכות המידע, פיתוח תוכניות אב למחשוב, מעקב אחר תוכניות וביצוע, אישור בקשות הצטיידות מחשוב.
ועדת היגוי: מנהל המחלקה בה יוטמע המערכת ונציגי מחלקת מערכות המידע ונציגים חיצוניים , ועדה זו מתכנסת בתדירות קבוע ומטרתה לפקח על הטמעת המערכת.
צוות מקצועי: מנתח מערכות ונציג המשתמשים מבצעים את חקר המצב הקיים , האפיון הראשוני וחקר הישימות.
צוות מקצועי - מנתח מערכות: צוות זה מבין בתהליכים הקורים בחברה ובתחום עיסוקי המערכת בעלי ניסיון ניהולי ותפיסת מצב מהירה , תפקידם להגדיר את המערכת הרצויה.
צוות מקצועי - נציגי משתמשים: להציף את כל הבעיות במערכת הקיימת , לעזור למנתחי המידע , לאסוף חומר, מוגדרים כמשתמשים חכמים המסייעים בבניית מערכת המידע החדשה על סמך עבודתם עם הישנה והבנתם את צרכי החברה.
טכניקות לתיעוד מערכות מידע:
? תיאור מילולי בשפה טבעית.
? שפה מובנית - מתבסס על מספר מילים שמורות , מיועד לתיעוד תהליכים ותוכניות , 3 סוגי פעילויות : פעילויות סדרתיות , הסתעפות או החלטה, חזרה או לולאה.
? תרשים זרימת תוכנית - תרשים זרימה המתאר את פעילותה של כל תוכנית ספציפית.
? תרשים זרימת מערכת - מתאר את תהליך קליטת התנועות , עיבוד התנועות ותהליך העדכון והדיווח.
? תרשימי היפו - מתאר קלט, תהליך ופלט ע"י תרשים.
? תרשימי תהליך - מתאר ע"י תרשים מהם התהליכים המתבצעים ע"י כל פונקציה (מה קורה בייצור ומקביל בהנהלת חשבונות).
? תרשימי היררכיה - מתאר הסתעפות פעולות.
? תרשים dfd - מתאר ישויות , פעולות, בנק נתונים ולקוח קצה.
? מילון נתונים - משלים את נתוני מערכת המידע , מפרט מילולית את כל מה שמופיע בתרשים הdfd.
תפקיד מערכות המידע בארגון החדש:
א. עיצוב מחדש של מבנה הארגון:
? שיטוח הארגון.
? הפרדה בין מיקום העבודה לארגון (קשר עם נציגויות בחו"ל וכו...)
? רה ארגון של תהליכי עבודה.
? הגברת הגמישות של הארגון.
? שינוי שיטת הניהול.
? הגדרת גבולות הארגון מחדש.
ב. הידוק התלות ההדדית בן הארגון למערכות המידע:
? התאמת האסטרטגיה למערכות המידע.
? התאמת מערכת המידע לארגון החדש.
שילוב אפשרויות אינטרנטיות:
? מסחר אלקטרוני.
? תאום ושיתוף פעולה עם גורמים אחרים.
? אספקת מידע מכל העולם.
מבנה המערכת : קלט - קבלת המידע , עיבוד המידע - הבנתו והסבתו לנתונים , פלט - הנתונים שניתנים לאדם בסוף תהליך עיבוד המידע.
ממשקי המערכת: לקוחות , ספקים ,בעלים ,רשויות - כל אלו ואחרים שניתנה להם הגישה יכולים להזין נתונים ולשאוב נתונים ממערכת המידע.
יישומים הגלויים ללקוחות החברה בתוך מערכת המידע של הארגון:
? הצגת מידע על הארגון.
? הצגת מוצרים ומחירים.
? בדיקת זמינות מוצרים ושרותים.
? רכישה מכוונת , תשלום חובות , בדיקת סטאטוס חשבון.
יישומים הגלויים לספקים של החברה בתוך מערכת המידע של הארגון:
? הזמנת מוצרים ושרותים
? שיגור דרישות רכש.
? קבלת הצעות מחיר.
? תשלום חובות , בדיקת סטאטוס חשבון.
סיבות להחלפת מערכת מידע:
? היקף תנועות גדול מידיי.
? שינויים בציפיות.
? התפתחות טכנולוגית ושינויים במערכת.
? שינוי אצל המתחרים ושינוים בתהליכי עבודה.
זמן מחזור של מערכת מידע הינו הזמן העובר מרגע קבלת ההחלטה על החלפת המערכת ועד הוצאתה משימוש בדרך כלל בין 4 ל10 שנים כשכל ההחלפה מתבצעת לאחר שבוצע תהליך סדור ולוגי בחברה המגדיר את צרכיה.
שלבי מחזור החיים של מערכת המידע:
? הגדרה - ניתוח ראשוני של המערכת הדרושה , חקר ישימות , ניתוח המידע הדרוש, עיצוב המערכת.
? בניה- כתיבת התוכנה , בניית מערכת נהלים , פרסום מדריך למנהל ולמשתמשים.
? ישום- הדרכת משתמשים , הסבת משתמשים למערכת חדשה , מבחני קבלה ע"י המשתמשים.
? תפעול- אחזקה שוטפת לאיתור תקלות ומתן מענה לבעיות.
? בקרה - דו"חות ביניים על פעילות והתאמת המערכת לצרכי החברה.
? סיום - מחזור החיים של המערכת מסתיים כאשר ביצועי המערכת בירידה וישנן בקשות רבות לשינוי המערכת אין שירות למערכת ע"י הספק ויש נטישת מנהלים משימוש במערכת.
לרכוש או לפתח לבד מערכת מידע:
רכשים כאשר: קיימות תוכניות בשוק העונות על הדרישות, אין כ"א בחברה המסוגל לפתח מערכת , גורם הזמן קריטי להשגת יעדים, שיקולי עלות תועלת.
מספר גישות להקמת מערכת מידע בארגון:
? גישת מפל המים (זמן המחזור) - גישה זו מתאימה להקמת מערכות מורכבות , בעלות היקף נתונים גדול ומבניות גבוהה בהקמת מערכת בשיטה זו יש להקפיד על מספר גורמים: 1. לא להתחיל שלב לפני שסיימנו שלב קודם , 2. יש להגדיר למערכת משתמשי קצה ואנשי מקצוע , 3. זמן מחזור החיים של מערכת זו זהה לכלל המערכות.
דוגמא למערכות המורכבות בשיטה זו: ניהול הזמנות בחברת תעופה, ניהול תזרימי מזומנים.
? גישת האב טיפוס - תהליך זריז של הקמת מערכת מידע בהיקף קטן המאפשרת בחינת מערכת והיתכנות ישימות של מערכת מסוג זה , שיטה זו מתחלקת ל2 סוגים : 1. בנה וזרוק - מסיימת את חייה בסוף שלב הניסוי.
2. אב טיפוס מתפתח - יהווה בסיס להמשך בניית המערכת.
גישה זו משמשת כאשר אין וודאות מה מחפשים במערכת המידע , כאשר מבקשים משוב מהיר על סוג מערכת נחוץ.
מערכת המוקמת בצורה זו לא תמיד תהייה שלמה ויהיו בה חוסר התאמות ושיבושים וכן מגבלת הזנת נתונים.
? גישת תוכנות החבילה -מערכת שיוצרה ע"י ספק חוץ ורק מותקנת בחברה, השירות והתיקונים ע"י הספק, העלות זולה יחסית אך כאשר יש צורך בביצוע התאמות ייחודיות לחברה העלות גבוהה.
? גישת הפיתוח ע"י משתמש קצה - מתחיל מעובד חברה שמפתח פתרון לבעיה נקודתית המיושמת עבור כל החברה , מפותח ע"י מחוללי יישומים , לשיטה יתרונות בעלות נמוכה , זמן פיתוח והתאמה לחברה אך לא עומדת בסטנדרטים מקצועיים ומרכזת את כל הידע אצל בעל מקצוע אחד.
? גישת מיקור חוץ -כל מערכת המידע מטופלת ע"י גורם חיצוני בהתקשרות חוזית לשיטה יש יתרון בכך שהתקשרות זו פתוחה לתחרות והספק צריך להתאים המערכת לחברה גם במידה והחברה משנה אופי אך הארגון מפתח תלות בספק וחומר חסוי עלול לדלוף החוצה.
? גישת האינטרנט (isp) - מערכת מידע מבוססת אינטרנט, החברה משלמת לספק רק על מה שצרכו מבחינת זמן גלישה היתרונות הם בכך שלא צריך תשתית בחברה , הספק דואג להכל אך במקביל הכל מתנהל וחשוף לאינטרנט.
פיתוח מערכת מידע שלב אחר שלב:
? אי שביעות רצון של המשתמשים מאיכות התוכנה , נוחיות השימוש ורמת התפעול.
? ביצוע סקר ראשוני בו מבצעים ראיונות , אוספים נתונים ומפיקים דו"ח מסכם.
? הכנת מסמך יזום: הגדרת הלקוח , סקירת המערכות הקיימות, בעיות בתפקוד , הגדרת מטרות המערכת וסדרי עדיפויות , תיאור אופי מערכת המידע הדרושה כלומר השפעה על מערכות אחרות , הרחבה של מערכות וכן יש לציין מי משתמש במערכת.
? ביצוע חקר של המצב הקיים בהיבט של מבנה החברה, מערכות המידע ,הבעיות הקיימות ויישומים חסרים, ביצוע הנדוס מחדש של תהליכים עסקיים ,איתור פעילויות עסקיות לא יעילות, קלט, פלט, לוגיקה , תרשימי .dfd המידע נאסף בדרכים הבאות: ע"י איסוף מסמכים , ביצוע ראיונות ע"י מדגם שיטתי(כל עובדX) או מדגם רבדים לפי פונקציות בארגון או לפי דגימה מייצגת בגודל % מכל מחלקה, סקרים בין המשתמשים ע"י שימוש בשאלונים שהוכנו מראש וכוללים שאלות עובדתיות סגורות , שאלות חוו"ד והערכה סגורה, שאלות עובדתית פתוחה ושאלות חוו"ד והערכה פתוחה.כאשר חוקרים את המצב הקיים יש להתייחס לשתי גישות: ניתוח הנתונים וניתוח ההחלטות (זאת על מנת לא להנציח את המצב הקיים מחד ומאידך לא להתעלם מצרכי הארגון).
גישת ניתוח הנתונים - יש לבנות את המערכת החדשה על בסיס הישנה.
גישת ניתוח ההחלטות - מתרכזים בחדש ומתעלמים מהישן.
? אפיון ראשוני: הגדרת תכונות המערכת הדרושה , הגדרת המטרות , האילוצים, תיאור פעילויות ותהליכי עבודה של המערכת , תדירויות וכמויות נתונים , הגדרת ממשקים ומסדים.
? חקר ישימות: בחינת דרכי פעולה - באיזו גישה לנקוט: שדרוג, פיתוח , תוכנת מדף , פיתוח בבית.
? הכנת מסמך דרישות rfp -הכולל את כל האפיון הראשוני.
? ביצוע סקרי שוק הערכות והשוואות והתקשרויות.
תכנון ודיונים על שינוי מערכות מידע:
ועדת מחשוב עליונה: מנכ"ל / סמנכ"ל ומנהלים המשתמשים במערכות המידע , מטרת הוועדה קביעת מדיניות מערכות המידע, פיתוח תוכניות אב למחשוב, מעקב אחר תוכניות וביצוע, אישור בקשות הצטיידות מחשוב.
ועדת היגוי: מנהל המחלקה בה יוטמע המערכת ונציגי מחלקת מערכות המידע ונציגים חיצוניים , ועדה זו מתכנסת בתדירות קבוע ומטרתה לפקח על הטמעת המערכת.
צוות מקצועי: מנתח מערכות ונציג המשתמשים מבצעים את חקר המצב הקיים , האפיון הראשוני וחקר הישימות.
צוות מקצועי - מנתח מערכות: צוות זה מבין בתהליכים הקורים בחברה ובתחום עיסוקי המערכת בעלי ניסיון ניהולי ותפיסת מצב מהירה , תפקידם להגדיר את המערכת הרצויה.
צוות מקצועי - נציגי משתמשים: להציף את כל הבעיות במערכת הקיימת , לעזור למנתחי המידע , לאסוף חומר, מוגדרים כמשתמשים חכמים המסייעים בבניית מערכת המידע החדשה על סמך עבודתם עם הישנה והבנתם את צרכי החברה.
טכניקות לתיעוד מערכות מידע:
? תיאור מילולי בשפה טבעית.
? שפה מובנית - מתבסס על מספר מילים שמורות , מיועד לתיעוד תהליכים ותוכניות , 3 סוגי פעילויות : פעילויות סדרתיות , הסתעפות או החלטה, חזרה או לולאה.
? תרשים זרימת תוכנית - תרשים זרימה המתאר את פעילותה של כל תוכנית ספציפית.
? תרשים זרימת מערכת - מתאר את תהליך קליטת התנועות , עיבוד התנועות ותהליך העדכון והדיווח.
? תרשימי היפו - מתאר קלט, תהליך ופלט ע"י תרשים.
? תרשימי תהליך - מתאר ע"י תרשים מהם התהליכים המתבצעים ע"י כל פונקציה (מה קורה בייצור ומקביל בהנהלת חשבונות).
? תרשימי היררכיה - מתאר הסתעפות פעולות.
? תרשים dfd - מתאר ישויות , פעולות, בנק נתונים ולקוח קצה.
? מילון נתונים - משלים את נתוני מערכת המידע , מפרט מילולית את כל מה שמופיע בתרשים הdfd.
נגב ייעוץ ופיקוח אינטרנטי -יעוץ וליווי חינם להצלחה אינטרנטית מלאה. "נגב" הינה חברת יעוץ ופיקוח לכל סוגי השירותים האינטרנטיים: בניית אתרים, קידום אתרים, שרותי תוכן, קופירייטינג ותרגום, שיווק וכן פרסום ברשת, תכנות ופיתוח אפליקציות, תכנון וייעוץ עסקי, טלמרק
