פיתוח הדרכה בימי מיתון 

פיתוח הדרכה בימי מיתון כל ארגון לומד ומלמד כחלק בלתי נפרד מחיי היום יום שלו. תכנון נכון וביצוע מיטבי של תהליכי למידה אלו יכולים להיות שווים הרבה זמן והרבה כסף שחסרים מאוד בעיקר בימי מיתון אלו.  מהו פיתוח הדרכה? פיתוח הדרכה הינו מקצוע שבבסיסו שיטות לייעל ולהעלות את האפקטיביות (לקצר ולהוזיל עלויות בצד התמודדות עם הקניית ידע מורכב לאוכלוסיות פחות מיומנות)  של תהליכי למידה ממוקדים. תהליכים שבסופם רוכש העובד מיומנויות, ידע ו או כלים חדשים אשר רלוונטיים לתפקודו בארגון. בשביל מה צריך פיתוח הדרכה? בימי מיתון טרופים אלו כולנו מנסים לשרוד. במסגרת תהליכי ההישרדות אנחנו נדרשים לעיתים לשנות ולהשתנות.

• נפרדים מעובדים - מה שמחייב אותנו להרחיב את תחומי האחריות של הנשארים שמקבלים על עצמם גם את תפקידי העוזבים.
• מחליפים עובדים יקרים בזולים יותר - עובדים שמגיעים אלינו ישירות מהאקדמיה, או ההכשרות השונות, ללא ניסיון מעשי. עובדים אלו נדרשים לבצע את אותן מטלות ומשימות בדיוק כמו העובדים עם 5 שנות ניסיון אותם גייסנו בעבר.
• מצמצמים עלויות תפעול - מה שמחייב אותנו לעשות את אותם הדברים בפחות עלות. זאת כמובן לא ניתן לבצע ללא שמארגנים תהליכים אחרת, מטמיעים בארגון נורמות של חיסכון, בונים באופן שונה את הממשקים ותהליכי הבקרה ועוד.
• הייעול מחייב שינוי בתהליכים - שינוי תהליכים דורש כמובן היערכות ארגונית מלאה, ולמידה של התהליכים החדשים ע"י כל אנשי הארגון הרלוונטיים לשינוי. שינויים מתרחשים כמובן גם בימי פריחה. אלא שבימי מיתון החדרת התהליכים החדשים חייבת להיעשות בעלויות נמוכות ועם מינימום סיוע בייעוץ וליווי חיצוניים. .
• מטמיעים טכנולוגיות - במסגרת ההטמעה נדרשים עובדי הארגון והמנהלים ללמוד איך לבצע את התהליכים דרך הטכנולוגיה החדשה. החלפת הטכנולוגיה אינה קשורה אמנם במישרין למיתון אבל הניסיון לחסוך בערכות ההדרכה וההטמעה, אותן רוכשים עם הטכנולוגיה,  והחשיבות של סיום השינוי במינימום ובמקסימום מיצוי המערכת מחייבים היערכות שונה.
• קולטים עובדים חדשים - לצערנו בימי מיתון נקלטים מעט עובדים חדשים. אולם חלק גדול מאלו שנקלטים, נקלטים במסגרת ההחלפות של עובדים יקרים בזולים. כמובן שללא הכשרה של העובדים החדשים מהר וטוב ההפסדים ילכו ויגדלו והרווחים יצטמצמו. ניתן גם לצפות כי הרצון לשלם פחות כסף לעובד, מחייב גיוס עובד מיומן פחות, מה שעושה את ההכשרה מורכבת יותר ומחייבת תכנון מיוחד. מבחינת הדרכה מבחינים בין :

• קליטה של עובדים חדשים לא מיומנים - כגון; מזכירה, עובדי פס ייצור, טכנאים, הנדסאים או מהנדסים עבור מערכת ספציפית ועוד. קליטה של עובדים כאלה מחייבת הכשרה או חניכה מסודרת על מנת להקנות את המיומנויות והידע הנדרשים ברמה גבוהה, תוך זמן קצר ובעלויות נמוכות.
• קליטה של בעלי מקצוע מיומנים - עם או בלי ניסיון קודם כגון; תוכניתנים, אנשי שיווק, טכנאים הנדסאים ומהנדסים למערכות גנריות ועוד. עובדים כאלה נדרשים ללמוד את נורמות העבודה והניואנסים. את הנהלים והכללים. את דפוסי התיעוד בחברה. את קשרי הגומלין מול מערכות אחרות ועוד.

מה קורה בפועל אצל חלק מאיתנו?

• עובדים ללא מדינית ברורה התוכנית השנתית נגזרת מתוכנית השנה שעברה, ממתקשרים אקראיים שמציעים הצעות מפתות, ומגודל התקציב. ההדרכה מבוצעת כאשר היא נדרשת ללא אסטרטגיה ברורה, ללא נהלים וכללים  וללא תכנון.
• ממנים אחראי הדרכות מתוך החברה שבזמנו הפנוי ינהל את תהליכי ההדרכה. ברוב המקרים אין לאחראי הדרכות ידע בניהול הדרכה, ידע שדרוש לו כדי לבנות את נהלי ההדרכה ואת תוכנית ההדרכה השנתית ולאורה לנהל את ההכשרות, תהליכי החניכה קליטת המערכות וכו' . לפתח לנהל את מימושם  ולמדוד את האפקטיביות שלהם ROI .
• מצמידים חונך לעובדים חדשים ומלווים אותם עד כמה שאפשר. החונכים בחלק משמעותי מהמקרים אינם מצטיידים בתוכנית חניכה, אין להם יעדים ברורים ואבני דרך ובכלל בחלק גדול מהמקרים חניכה זה שבועיים אתה יושב מאחורי ובמקרה הטוב עוד שבועיים אני מאחוריך.
• ממנים מדריכים עפ"י שיקולים כמו פנוי כרגע, רוצה לשנות אווירה, מדריכים אלו מגויסים לאירוע ההכשרה,  מעבירים את הידע וחוזרים חזרה לעיסוקיהם העיקריים. עיקר הידע של מדריכים אלו הינו ידע מקצועי. מדריכים אלו וגם החונכים, חסרי מיומנויות בסיסיות בהדרכה ובעמידה מול קהל.
• תוכניות ההכשרה נבנות ע"י המדריכים והחונכים עצמם. במקרה הטוב מוצגות לדרג למעלה ובחלק גדול מהמקרים החונכים אמורים להסתדר לבד עם המטלה. כלומר לא רק שמיומנותם ההדרכתית לוקה בחסר הם אמורים להעביר את הידע ללא שפותחה תוכנית הכשרה וללא ידע של איך מפתחים תוכנית כזו.
• ההיערכות לקליטת המערכות בארגון והטמעתן נעשית ע"י אנשי הטכנולוגיה במקרה הטוב. בחלק גדול מהמקרים הארגון מגלה את הצורך בהטמעה מסודרת רק לאחר שהמערכת החדשה הותקנה ורק לאחר שמזהים את הטעויות שמבוצעות ואת הניצול החלקי מאוד של המערכות שנקלטו. וגם אז ללא ליווי של גורם הדרכה וללא תוכנית הטמעה מסודרת. אנחנו חוזים במקרים רבים בהם מבוצעים במערכת החדשה רק הפעולות שבוצעו במערכת הקודמת. היישומים החדשים שפותחו במאות אלפי שקלים ויותר אינם מיושמים בגלל חוסר במיומנויות.

  מול פערים אלו מה נותן מפתח ההדרכה? מפתח ההדרכה משמש כיועץ (פנימי או חיצוני) לארגון בניתוח צרכי הדרכה שלו ובפיתוח תהליכי ההדרכה לאור ניתוח הצרכים. הייעוץ הינו גם לתהליכי הדרכה ארגוניים, לצורך קביעת מדיניות ההדרכה ומיסוד נורמות וכללים של ניהול הדרכה ואיכות הדרכתית, וגם מתן מענה לצרכים מקומיים כגון פיתוח ערכות הדרכה, מארזים, תוכניות הכשרה, תוכניות חניכה ועוד. תפקידיו העיקריים אם כך, של מפתח ההדרכה הם:

• מדיניות הדרכה - לסייע להנהלת הארגון לגבש מדיניות ותפיסת הדרכה שתאפשר את קביעת הכללים למימוש השוטף והיום יומי של תהליכי ההדרכה.
• ניהול הדרכה/תקינת הדרכה - לסייע למנהל ההדרכה (אחראי ההדרכות) לבנות מערכת של כללים ונהלים לאור המדיניות. כללים אלו יגדירו את התהליכים הנדרשים לבניית תוכניות ההדרכה, מימוש שלהן ומדידה והשתפרות. בהמשך מסייע איש פיתוח ההדרכה למנהל ההדרכה לתכנן  תוכנית הדרכה שנתית ורב שנתית הנגזרת מניתוח אמיתי של צרכי הארגון ומהמדיניות שלו.
• תוכניות חניכה - לסייע לאיש המקצוע לפתח תוכניות חניכה עבור מצטרפים חדשים On Job Training. תוכניות החניכה יכילו הישגים נדרשים ברורים ואבני דרך דרכן יוכל הארגון למדוד את הצלחת התוכניות. תהליכי החניכה ישלבו תצפיות של הנחנכים על החונכים, עבודה מעשית לצד לימוד עיוני והתמודדות במצבים אינטגרטיביים מורכבים.
• פיתוח הכשרות - לסייע לאיש המקצוע לפתח תוכניות הכשרה שיתנו מענה מיטבי לדרישות  התפקידים, על ההיבטים השונים והמגוונים שלהם (כלים נדרשים, מיומנויות, ידע, ערכי ליבה בתפקיד ועוד).
• התאמת סדנאות לצרכים רכים - לסייע לארגון לזהות צרכים ולפתח סדנאות תוכן ותהליך, בנושאים רכים כגון ניהול זמן, פיתוח צוותים, מתן שרות, ניהול משא ומתן ועוד.
• הכשרת מדריכים - לסייע לארגון להקנות לעוסקים בהדרכה (חונכים, מדריכים, מנהל הדרכה) כלים ומיומנויות בסיסיות בהדרכה. ניתן לעשות זאת גם לגורמי הדרכה על בסיס קבוע וגם לכאלה שמבצעים הדרכה באופן חד פעמי.
• התוויית אמצעי הדרכה - לסייע למנהל ההדרכה בארגון להתאים עזרי הדרכה לתוכניות. החל בסרטי וידאו להדרכה, מצגות, "דמו-יים" וכלה בלומדות, מערכות מחשב לניהול הדרכה וסימולאטורים.
• הטמעת מערכות טכנולוגיות - לסייע לארגון להיערך בעוד מאוד לקליטת מערכת טכנולוגית חדשה. ללוות את צוות ההטמעה בהתוויית מרכיבי ההטמעה, תהליך ההטמעה, לסייע בבניית מערכת המדדים ואבני הדרך, ובהקמת תוכנית ההטמעה.
• הטמעת שינויים - לסייע בהערכות ובהתאמת הארגון לשינוי. בכלל זה לסייע לארגון בהגדרת השינוי, תפקידי האנשים ברמות השונות בארגון במימוש השינוי ובעבודה לנוכח השינוי  הגדרת צרכי ההכשרה נוכח השינוי ומימושם.