חשיבות תהליך הגבייה חלק ג 

בימים של משבר בהם לקוחות רבים של חברות נקלעים לקשיים כלכליים, על בעלי החברות לדעת כיצד לבצע תהליך גבייה נכון על מנת להבטיח לחברתם תזרים מזומנים חיובי. במאמר זה נסקור בשלושה חלקים את תהליכי הגבייה הנכונה והמקצועית החל מהתקשרות עם לקוח חדש וכלה בגביית התשלום מלקוח בעייתי. בחלק א ו-ב של המאמר סקרנו את שלבי ההתקשרות, ההסכמים וגביית התשלום מהלקוח. בחלק זה, האחרון בסדרה, נתאר את שלבי הגבייה מלקוחות בעייתיים.

מה עושים במקרים בהם הלקוח לא שילם? ממשיכים בתהליך הגביה. יש להרים ללקוח טלפון ורצוי לגורם מוכר בחברה כדי שיאתר את סטטוס התשלום עבורכם. יש להיות אסרטיביים אולם לא אגרסיביים. אנו אמורים להמשיך לעבוד עם הלקוח, אולם עליו לדעת שאנו איננו מרוצים מכך שאינו משלם בזמן, משמע, איננו עומד בהתחייבויותיו. שימו לב! לקוח יטה לשלם יותר מהר למי שיפעיל יותר לחץ. יש לתאם איתו זמן ספציפי, קרוב, בו ייתן תשובה לגבי סטטוס התשלום. במידה והתקבלה תשובה ברורה וניתן מועד תשלום חדש אזי מוודאים שהתשלום אכן מתבצע ואם לא אז מתקשרים שוב לברר. לאחר מיצוי התהליך הטלפוני עוברים לאי-מייל או פקס ובו מבקשים לדעת את הסטטוס ואם לא מקבלים תשובות ברורות אז דורשים לקבל את סטטוס התשלום. במידה ועדיין אין מענה מספק, יש להוציא מכתב רישמי (לא של עו"ד) ובו דרישה לתשלום. השלב הבא הוא מכתב נוסף הכולל איום לפנות לעו"ד ובמידה ואין ברירה, אזי ערוב עו"ד בתהליך הגביה. לתעוד הכתוב משמעות גבוהה מכיוון והיה והנושא יטופל ע"י עו"ד (למרות שאף אחד לא רוצה להגיע לזה) הרי התעוד יעזור מאד כהוכחה למאמצי גביה. לאורך כל תהליך הגביה אנו לוקחים בחשבון שאנו אמורים להמשיך לעבוד עם הלקוח. על כן אנו לא מערבים עו"ד בשלב ראשוני של פיגור בתשלום, אלא רק כשכלו כל הקיצין. כמו כן, רצוי שמי שיבצע את הגביה לא יהיה איש המכירות העומד מול הלקוח וכך הוא ימשיך לשמש ה"איש הטוב" בעוד שהגובה הינו ה"איש הרע". יחד עם זאת, רצוי שבמערכת התגמולים של איש המכירות יהיה סעיף בו הוא מקבל תגמול (עמלה) גם על גביה מהלקוח. פעמים רבות איש המכירות יכול לסייע לקידום תהליך התשלום בעזרת הקשרים שלו בחברה וללא צורך בהפעלת לחץ מיוחד.

תהליך הגביה הינו גם תהליך למידה. אתם לומדים להכיר את מוסר התשלומים של הלקוח, פיגורים בזמן קבוע בתשלום, תהליך התשלום הספציפי של הלקוח וכיוצא בכך. אחת המסקנות שניתן להסיק מלקוח שמולו יש תהליך גבייה בעייתי הינה שאולי לא כדאי לעבוד איתו. פעמים רבות אתם חשים שהיקף המאמץ והאנרגיות המושקעות על מנת לרצות את הלקוח  ולבסוף לגבות ממנו את התשלום, הופכת עסקה ריווחית למפסידה והרי המטרה של כל עסק הינה למקסם את הרווח ולא את המחזור ולכן, אל תתביישו לוותר על לקוח בעייתי שהופך את העסקה למפסידה.

ניהול תהליך הגביה הינו תהליך של ניהול סיכונים. התהליך אומנם איננו מבטיח את הגביה ומי שלא מתכוון לשלם גם לא ישלם. בעל עסק חייב להניח שמרבית אנשי העסקים הם הגונים וישלמו את חשבונותיהם  ועל כן ניהול תהליך גביה מקצועי ישפר את תזרים המזומנים של החברה ויוערך גם ע"י הלקוחות אשר יראו בספק גוף המתנהל במקצועיות.

בהצלחה!