מדריך נהלים ומדיניות המעסיק Employee Handbook 

בעוד אין חובה חוקית, פסיקות משפטיות בכל רחבי ארה"ב ממליצות למעסיקים לאגד את נהלי החברה ומדיניותה כלפי עובדיה במדריך ברור ומפורט. המדריך ינתן לעובד עם תחילת עבודתו וישמש כמדריך שאלות ותשובות בכל הקשור לחובותיו, זכויתיו, ציפיותיו מהמעסיק וצפיות המעסיק ממנו.



Employee Handbook בדר"כ כולל את הנושאים הבאים:



מבוא והקדמה:



1. מבוא למדריך - Introduction
המבוא משמש כהקדמה למדריך, הכרות עם החברה וחלקו של העובד בהגשמת חזון החברה.



2. An Employee Acknowledgement Form
טופס עליו יחתום העובד ובו הוא מאשר כי קרא את המדריך במלואו, הבין את תוכנו וימלא אחר הנחיות המדריך ומדיניות החברה.



3. הצהרת מדיניות החברה בנושא שוויון הזדמנויות בהעסקת עובדים - Equal Employment Opportunity Affirmation
תקציר מדיניות החברה בנושא שיווין הזדמנויות בהעסקת עובדים.





מדיניות החברה:



1. מידע אישי (Personal Information)
מהו המידע האישי אותו נדרש העובד לספק לחברה (שם מלא, כתובות, טלפוני, מצב משפחתי, בן/בת זוג, ילדים, השכלה וכדומה). כמו כן מתי העובד נדרש לעדכן את המעסיק בעת שינוי במידע רלוונטי.



2. נוכחות והיקף משרה (Attendance)
היקף משרה (שעות, ימים) ומה נדרש מהעובד ביחס לנוכחות.



3. שימוש בנכסי החברה (Use of Company Property)
שימוש בטלפונים, מחשבים, אינטרנט, ציוד משרדי, רכבים ונכסים אחרים של המעסיק.



4. שמירת סודיות (Confidentiality)
מעסיקים רבים מתנים את העסקת העובד בחתימה על הסכם שמירת סודיות להגנה על מידע מסחרי רגיש.



5. לבוש ומדי חברה (Dress Code)
פרק זה יפרט את סוגי הלבוש המקובלים בחברה (לפי סוגי תפקידים) וכן במידה והחברה מספקת מדים (uniform) פרוט השימוש בהם.



6. נהלי בטיחות ומקרה חרום
פרוט נהלי בטיחות, נהלי חרום, הפעלת ציוד בטיחות, בטיחות במשרדי החברה ובאתריה.



7. איסור על שימוש באלכוהול וסמים (Substance Abuse)
כללים ברורים בדבר איסור צריכת אלכוהול ושימוש בסמים במהלך העבודה ובמשרדי החברה.



8. הטרדה מינית (Sexual Harassment)
כללים ברורים למניעת מקרי הטרדה מינית במקום העבודה ונהלים במקרה של תלונה של עובד.



9. עישון (Smoking)
מדינות רבות בארה"ב חוקקו חוקים האוסרים עישון במקומות ציבורים ומקומות עבודה. במקרים רבים בניני משרדים אוסרים על עישון אלא בפינות עישון מיוחדות. יש לפרט בפרק זה את מדיניות החברה בכל הקשור לעישון.



10. הערכות תקופתיות של ביצועי העובדים (Performance Reviews)
פרק זה יפרט את נהלי החברה לגבי מתי וכל כמה זמן יערוך המעסיק הערכות תקופתיות של ביצועי העובדים וכן הנושאים העיקריים שיבחנו.



11. סיווג עובדים לפי קטגוריות (Employment Categories)
בחברה בה ישנן מספר קטגוריות של עובדים נהוג לפרט את הקבוצות השונות וההבדלים המהותיים ביניהם. (דוגמא: עובדים במשרה מלאה / חלקית).







שכר והטבות סוציאליות (Compensation and Benefits)



1. נהלי שער עבודה (Payroll Procedures)
כיצד משלום השכר (שקים, הפקדות בנקאיות - Direct Deposit), מהי תקופת Payroll (כל שבוע - 52 תקופות, דו שבועי - 26 תקופות, פעמיים בחודש - 24 תקופות, חודשי - 12 תקופות).



2. הגדרת שעות עבודה ודיווח נוכחות (Work Hours and Reporting)
הגדרת יום עבודה, שבוע עבודה ושיטת הדיווח על נוכחות העובד (שעון נוכחות, דיווח לממונה וכד').



3. חגים (Holidays)
הגדרת חגים לאומיים (שמות החגים ותאריכים) וכיצד המעסיק משלם עבור ימים אלו.



4. חופשות (Vacations)
נהלים להסדרת החופשות בחברה. מתי וכיצד יכול העובד לנצל את ימי החופשה המגיעים לו או לצאת לחופשה ללא תשלום.



5. חופשת מחלה (Sick Leave)
בהתאם למדיניות החברה יפרט פרק זה נהלים בנוגע לחופשת מחלה (בין בתשלום או לא בתשלום).




6. חופשות משפחה ורפואית וחופשות הריון (Family & Medical Leave, Maternity Leave)
חופשות משפחה ורפואיות מעוגנות בחוק Family Medical Leave Act. חוק זה מסדיר את היקף החופשה המגיע לעובד במקרה של לידה, אימוץ ילד, טיפול חבר משפחה מדרגה ראשונה בשל בעיה רםואית חמורה או בשל בעיה רפואית המונעת מהעובד לבצע את עבודתו. חוק זה תקף למעסיקים עם 50 עובדים ומעלה ולעובדים בעלי וותק של מעל 12 חודשים.
פרק זה יגדיר את זכויות העובד בקשר לחופשות אלו ובהתם לחוק האמור.

7. סיבות נוספות להעדרות מוצדקת
Jury Duty, Military Service, Funeral Leave



8. ביטוח רפואי קבוצתי (Group Insurance Benefits)
בהתאם למדיניות המעסיק, יפרט פרק זה את כל הקשור להטבות הביטוח הרפואי הניתנות לעובד.



9. ביטוח אובדן כושר עבודה זמני



10. המשכיות ביטוח חיים במקרה של הפסקת העסקה - חוק COBRA



11. Worker Compensation



12. תוכניות פנסיה



13. הטבות סוציאליות נוספות