ניהול - מישיבה לריצה ... 

- אתם מקיימים ישיבת עבודה?

אני חש באי נוחות קלה, גירוד מתון בעין, הטיית ראש ל-45% (חבר שלי אומר שפעולה זו מרכזת את ה-IQ בצד התחמן של המוח).

- כן, מדי פעם. מושבת התשובה תוך הנהון קל.

- אחת ליום, או שבוע?

- לאאא... השתגעת? אחת לחודש, חודש וחצי. אנחנו גם צריכים לעבוד.

באיזו קלות אנחנו נעים בתוך פרדוכסים כה חריפים ונשארים שלווי נפש לפעולות שאינן עולות בקנה אחד עם ההצהרות שלנו. בכל מפגש שבו עולה נושא חלוקת העבודה, חשיבות השפה המשותפת, חלוקת יעדים ומטרות וכו'... כולם מסכימים עליהם ללא סייג, וכשמגיעים לשטח...לא דובים ולא יער, לא זהבה בן ולא שלושת המוסקטרים. חור שחור בעשייה, מקומם עד מתסכל.

ביטול הישיבה היא כמשל זריקת התינוק עם המים, אין ספק בחשיבות , אך משליכים את הבלתי רצוי עם ההכרחי. הישיבה יוצרת שפה משותפת בין העובדים להפנמת רוח העשייה והחזון, נותנת במה להוצאת קיטור וחשיפת רגשות, ממקדת מטרות, מאפשרת מתן תגמול רגשי לעובדים יעילים, מעשירת ידע כללי והכרת פעילויות משיקות, יוצרת גיבוש כללי ועוד...

להלן מס' כללי בסיס שיכולים להפוך את הישיבה שלכם לפרודוקטיבית הרבה יותר.

יום, שעה ומשך הישיבה קבועים

ככל שמדד ההישגים תכוף יותר, כך גם נקבעת תדירותה של הישיבה. במחלקות מכירה, ישיבות יכולות להתקיים אף מדי יום. ככל שהתכיפות גבוהה, יכולת השיפור והשינוי גדלה. ברמת צוות עד מחלקה לא יפחת מינון הישיבה מפעם בשבוע. ישיבות בימי חמישי מסכמות היטב את השבוע אך עוצרות את מומנטום ההחלטות עם היציאה לחופשת השבת, מומלץ לקיימם בימי ראשון בשעות הבוקר. ככל שמינון הישיבות גדל, אורכן מתקצר (ברמה יומית עד 15 דק').

ישיבה מתוכננת

איכותה של הישיבה נקבע בשני מדדים:

א. התכנון - סדר הדברים

ב. ניהול - הנחיית הישיבה

תכנון הישיבה נעשה מראש ולא בשרבוטי נושאים דקות לפני הישיבה. יש חשיבות רבה לכרונולוגיה של הישיבה המאפשרת יצירת הקשבה מירבית ומיקוד לפעולה. על הישיבה לכלול את נושאי החובה, השאר עפ"י החלטתך, אך על פי הסדר הבא:

זמן פורקן (חובה) - אווירה חופשית ולא מאולצת תוך מתן התייחסות לחיי היום יום של העובדים כפרטיים (ימי הולדת, אירועים משפחתיים, לימודים וכו') ושל כולם כקולקטיב (אקטואליה), זמן זה בעל משמעות רבה לגיבוש.

מנהלות - ריכוז נתונים ודו"חות, סקירת נהלים חדשים ורענון נהלים קיימים שאינם מבוצעים.

סיפור הצלחה (חובה) - סקירת פעילות ששווה אזכור, לקוח מרוצה, עסקה גדולה, התקדמות משמעותית, כניסה לשוק חדש וכו'...

ניתוח מקרה - בחינת אירוע שטעון שיפור ושהוא בעל ערך למידה הנוגע למרבית המשתתפים.

סקירת הישגים וסגירת מטלות (חובה) - בהשוואה ליעדים שהוצבו בישיבה הקודמת, תוך מתן תגמול אישי (ציון לשבח) או הערה (אי עמידה במוסכם)

נקודות לדיון (חובה) - העלאת נושאים הדורשים ישיבה מצומצמת לקבלת החלטות או המתאימות לדיון בפורום הנוכחי (הנקודות יקבעו טרם הישיבה)

למידה כללית (חובה לפחות אחת לחודש) - סקירה כללית על המתחרים, גישות חדשות בתחום או בענף.

הצבת יעדים (חובה) - בכל רמה המיוצגת בישיבה תוך ציון מדד כמותי וזמן ביצוע.

מספר דגשים:

לכל נושא יוקצה זמן מוקצב
פרוטוקול הישיבה יחולק לכל המשתתפים עוד באותו יום
בכל מטלה יוגדרו: המבצע, המדד ותאריך הסיום.
מנהל הישיבה קובע את הנושאים וסדר הדוברים, הוא האחראי הבלעדי על לוחות הזמנים וההיצמדות לנושאים שיקבעו.

ישיבה איכותית אוגרת אנרגיה ומתעלת אותן למטרות שהצבת, מעתה תוכל לרוץ טוב יותר.