להיות סופרמן 

מה שקורה בדרך כלל הוא זה: המנכ"ל, שהקים את העסק בשתי ידיו, שולט היטב בחלק מסוים של העסק אבל חלש יותר בחלקים אחרים. במקרים רבים שנתקלתי בהם, המנכ"ל שולט בהבאת הלקוחות וגם בייצור אבל "לא מתחבר ממש" לחלק של הבקרה העסקית (כספים, רכש, גבייה וכדומה). מצב כזה יוצר תסכול כבד אצל אותו מנכ"ל כי מצד אחד נראה שהכול הולך מעולה אבל מצד שני כל הזמן יש בעיות שנוחתות עליו שוב ושוב כרעם ביום בהיר.
יעצתי לעסק בתחום הדפוס הדיגיטאלי העובד מצוין. באמת מצוין. ללא קשר לתנאי השוק, בעסק הזה כל הזמן יש עבודה. המנכ"ל שולט בעבודה, הוא יודע לפתור כמעט כל בעיה בתחום הייצור ויודע לתת ללקוחות מענה לכל בקשה - רגילה או חריגה. לפיכך, הוא כל הזמן בתקשורת עם לקוחות, ספקים ומנהל את העובדים בפועל, ומכיוון שהעסק ממשיך לגדול ללא הפסקה זה דורש תשומת לב ומאמץ קבוע. נשמע טוב, נכון? מסתבר שלא.
זמן רב קיים חשד, שספקים וגם קבלני משנה מזייפים עם התמחור. בתיאוריה זאת בעיה קלה: כל מה שצריך הוא לבדוק כל חשבונית. מסתבר שבפועל זה לא היה כה פשוט. כי אם אתה לא מצליח לשבת רגע אחד על הכיסא במהלך היום - מתי תבדוק את החשבוניות?

ביררתי עם המנכ"ל למה הוא לא מסמיך מישהו לבצע את נושא הרכש במקומו. הוא הסביר לי שמאז שהיה עסק קטן הוא תמיד ביצע את הרכש בעצמו. לדבריו, "כך תמיד קיבל מחירים טובים כי כולם מכירים אותו והוא מכיר את כל המחירים". אבל כאשר העסק גדל הוא כבר לא השתלט על כל פעולות הרכש, השוואת המחירים והבקרה על החשבוניות כי לא היה זמן: הוא עסוק מאוד ברצפת הייצור וכשהוא לא שם - הוא סוגר לקוחות או מטפל בעסקאות חדשות.
ביקשתי ממנו לחשוב אם מישהו מהצוות שלו, שהוא באמת סומך עליו, יכול לקחת את תפקיד איש הרכש. בהתחלה לא היה לו מענה אבל לאחר שחשב קצת הוא נזכר שאחד העובדים, שכבר עובד שם זמן רב, רוצה להתקדם ואפילו יודע להפעיל מחשב ומבין בתוכנות. דיברנו עם הבחור והוא שמח על ההצעה לקחת את תפקיד הרכש.
הכנו לבחור הגדרת תפקיד (כובע). הוגדר כי דבר ראשון הוא צריך להכיר את כל ספקי החומרים וכן את קבלני המשנה ואז לבקש מהם מחירוני עבודה. פעולה זאת כבר העלתה ממצאים מעניינים כי היו כמה מביניהם שלא הסכימו שמישהו חדש יטפל ברכש. היה להם נוח בשיטת העבודה הקודמת. הוחלט גם כי איש הרכש החדש ייקח ויבדוק את כל החשבוניות של החודשים האחרונים.
לא תאמינו, אבל בחשבונית הראשונה שנבדקה בסך 123 אלףש"ח נמצאה טעות של (אתם יושבים?) .... 46 אלףש"ח. נמצא כי קבלן המשנה חייב את העסק על עבודות שעליהן יצאה הצעת מחיר אך לא בוצעו בפועל. לאחר מכן החל הבחור לעבוד לפי נוהל פשוט שאמר, שלא יוצאת כל הזמנת רכש ללא חתימתו.
פשוט מדהים איזה סדר נוצר ואיזה כאב ראש ירד למנכ"ל מהראש.
בקיצור... כאשר המנכל לא נמשך לתחום הבקרה בעסק (לא רק בתחום הרכש ,אלא על כל תחומיו) הוא חייב להביא אדם שייקח שליטה על כך במקומו. אחרת הסוף עלול להיות לא טוב גם כאשר לעסק יש ביצועים מעולים.