ניהול זמן נכון / יאיר מרטון
כמה מאיתנו תופסים את הראש ואומרים שאין לנו מספיק זמן, שהמטלות בעבודה צורכות יותר זמן ממה שיש לנו, איך זה שתכננתי 7 פגישות והספקתי 4, למה אני כל הזמן בלחץ, אולי אעבוד סופ"ש, ועוד אינסוף מחשבות מטרידות ומציקות. אז מה ניתן לעשות? איך אני מספיק את מה שמוטל עליי ובזמן שיש לי? ומתי אני נח ?
דבר ראשון נפתח מחברת או תיקייה ונקרא לה ניהול זמן.
לכל אחד מאיתנו ישנה היכולת לנהל את עצמו באופן הטוב ביותר, ללא פאניקה או כל סוג אחר של לחץ, שבסופו של דבר רק מפריע לניהול השוטף. לכל אחד מאיתנו ישנם הכלים לנהל את עצמו ביעילות שיא, אדם עסוק הוא אדם שחייב יומן( ולא פתקים ) , גיבוי ליומן וגיבוי לגיבוי. על כל אחד מאיתנו לעבור לפחות שלוש פעמים ביום על היומן, בבוקר לחזור על סדר היום שלנו ועל אופי הפגישות בהן אני הולך להשתתף, לדעת את נושא הפגישה ולשלוט בפרטי הנושא, שליטה בפרטי הנושא מביאה לחיסכון זמן למידה במהלך הפגישה, דבר שגורם להארכתה ומציגה תדמית של רצינות ומקצוענות. בצהרי היום לעבור על היומן ולנהל בקרת הספק, מה ממה שתכננתי הספקתי ומה לא, ואם לא הספקתי עליי לשאול את עצמי למה? מה הסיבה שמה שתוכנן לא קרה, משם אקח את המסקנות ואדאג ליישם בעתיד, כאשר אני רושם לי בתיקיית ניהול הזמן הערה – לקחיי היום בו לא הספקתי. בערב אני חוזר על התהליך שוב כאשר אני בודק מה ניתן להפיק מאותו יום לעתיד, לאחר מכן אני עובר על היום הבא ומתכונן אליו. כאשר אני עובר על היומן אני תמיד בודק היגיון, ז"א לא אתכנן פגישה במקום מסוים נניח ב דרום תא בשעה מסויימת נניח 13:00 ומיד פגישה הבאה בהרצלייה ב13:30 , דבר לא הגיוני ומובן מאילו שזה מזמין איחור אפילו משמעותי, תכנון הזמנים בין הפגישות חייב להיות ריאלי, פרמטרים כמו פקקים, או מציאת מקום חנייה חייבים להילקח בחשבון. איחור בפגישה אחת עלול להביא לאיחור שרשרת ולשבש את שאר היום, לפעמים תפסיד פגישה חשובה שמועדה הבא אם בכלל יהיה רחוק. יום עבודה – על מנת להפיק את המרב מיום עבודה, עדיף להיות לאחר שינה טובה של מינימום 6 שעות ולא יותר מ8 . בבוקר מומלץ מאוד לפתוח עם כוס מים עוד לפני הקפה, לאכול ארוחה טובה, לא כבדה אך משביעה, אני מדגיש את חשיבות פתיחת הבוקר בהקשר של ניהול זמן מכיוון שברגע שאנו מרגישים טוב, לא עייפים לא רעבים ולכן לא עצבניים ויותר סבלניים ובאופן טבעי יותר מרוכזים תפוקת העבודה שלנו תגדל יותר ביחס לאותו הזמן שבעבר הספקנו פחות, ובנוסף גם נרגיש יותר טוב, הסטרס יורגש פחות אם בכלל ובעצם חוץ מרווח זמן ניתן לומר שאנו משפרים גם את איכות חיינו. להקציב זמן בבוקר להתעוררות אך לנסות לא להתמזמז יותר מדי עם הזמן ולצאת כך שלא נאחר. שיחות טלפון במשרד - במשרד עלינו להמעיט עד כמה שאפשר בשיחות שאינן קשורות לעבודה ואינן מקדמות דבר, לחסוך בזמן שיחות. שיחה שיכולה וצריכה להימשך בין 3 דק ל 8, אסור שתתמהמה ותתארך, שיחה שמתארכת בעשר דק, הופכת להיות לאחר 6 שיחות כאלו בזבוז של 60 דק, שעה שלמה שבוזבזה, 30 שעות בחודש ו360 שעות בשנה, תכפילו במס עובדים ותקבלו בזבוז של אלפי שעות בשנה, ואני התייחסתי לשעה ביום, דמיינו יום שלם. לפעמים ישנו מסמך אחד בודד שהדפסתו צורכת שעה, ואם אנו מגיעים לסוף היום וזה הדבר האחרון שעלינו לעשות היום ואז אנו מגלים שאין לנו זמן אנו דוחים למחר, דחיית דברים מזמינה עומס, עומס מזמין איבוד שליטה וחוסר סדר, חוסר סדר משבש לנו את ניהול הזמן המתוכנן מה שיצריך תכנון זמן חדש. עדיף לסיים דברים ולא לדחותם. אותה שעת שיחה ביום מבוזבזת היא חלון הזמן שחסר כרגע להדפסת המסמך. אותו כנ"ל לגביי פגישות, מצגות, ישיבות, ראיונות, לכל דבר יש את זמן העברת המסר, אין צורך בזמן עבודה לבזבז יותר זמן ממה שמוקצב, אם זאת ברור שאנו לא רובוטים אלה אנושיים ולכן ברור שלא הכל בתכנון זמן שחור ולבן, אך יותר חשוב מהדרך היא התפיסה, התפיסה שבידנו היכולת לנהל זמן נכון. לנסות להבדיל בין מה שאינו מקדם בעבודה למה שמקדם ומוביל לניצול זמן.
