האפקטיביות כיתרון תחרותי / משה שמא
בנימין דה יזרעלי שימש כראש ממשלת בריטניה בתקופתה של המלכה ויקטוריה. לבד מגדולתו בפוליטיקה והעובדה שבמקורו היה יהודי, הוא הותיר אחריו מורשת ניהולית עשירה וטבע אמרות שפר רבות, שהידועה שבהם 'סוד ההצלחה הוא דבקות במטרה'.
כאותו אדם שבא להלל הזקן בבקשה ללמוד את התורה כולה על רגל אחת ויצא ממנו עם תמצית התורה האומרת 'מה ששנוא עליך - אל תעשה לחברך', כך גם אמרתו של דיזרעלי היא תמצית התורה הניהולית.
תשעה מרכיבים יש בה באפקטיביות הניהולית, אותה תכונה נחשקת שכולם מנסים לשלוט ברזיה ובמאמר זה נאיר אותם עבורכם. ואולם, לפני שנפרט את תשעת מרכיבי הפלא שיכולים לשפר דרמטית את הביצועים הניהוליים של כל אחד, ראוי שנגדיר מהי אפקטיביות בכלל.
ובכן, זו מוגדרת כיכולת להשיג מטרות ויעדים מוגדרים, בצורה מאוזנת ובאופן יעיל, על ידי שימוש מיטבי במשאבים, מצבים סביבתיים וזמן. מכאן אנו למדים, שהאפקטיביות נמדדת במידה שבה הארגון או הפרט משיגים מטרה מוגדרת מראש למשל, 'השגנו 70% מיעד המכירות'.
בעידן שבו הבידול מטשטש, המיתוג הופך זירת מאבק גראפית בעיקרה והמחירים נושקים לנקודת השוויון, עולה האפקטיביות ככלי יעיל ליצירת יתרון תחרותי.
תשעה מרכיבים מהווים את המתכון להצלחה ואלו הם:
1. קביעת מטרה
2. תכנון
3. חדשנות
4. מוסר וכיבוד חוק
5. להסתכל קדימה ולחשוב אחורה
6. תיעדוף
7. קשרים
8. סינרגיה
9. פארטו
כל אחד ממרכיבים אלו מתורגם להתנהגויות ניהוליות רצויות והחיבור של כל התשעה לכלל דרך חיים ניהולית ואישית, תביא אותך כמנהל לאותה רמת אפקטיביות רצויה.
מכאן ואילך נפרט כל מרכיב בנפרד:
1. קביעת מטרה
מה רוצים להשיג? מהי הכוונה? לא בכדי תכונה זו מופיעה ראשונה, שכן היא הפורצת את הדרך ובלעדיה כל השאר יוותרו כקרונות ללא קטר.
כיצד קובעים מטרה? ניתן להרחיב בכך רבות ואולם נאמנים לאפקטיביות שגזרנו על עצמנו, נשתמש בנוסחה המוכרת והטובה, הלא היא ה- SMART. אין כאן הכוונה לאותה מכונית קטנה ויוצאת דופן שהיא פרי שיתוף הפעולה בין מרצדס לסווטס, אלא לראשי התיבות האומרים כיצד מטרה צריכה להיות מוגדרת:
S - ספציפית (specific) M - מדידה (measurable) A - מוכוונת פעולה (active oriented) R - ריאלית (realistic) T - מוגדרת בזמן (time).
וכלל חשוב יש בנוסף, חובה לדעת בדיוק מה מעוניינים להשיג בטווח הארוך ומתוך זה לקבוע את היעד לטווח הקצר ולא בסדר ההפוך כפי שמנהלים לא מעטים נוהגים לחשוב ולעשות.
2. תכנון
כבר חז"ל אמרו 'סוף מעשה במחשבה תחילה' והתכוונו בעצם לתכנון. זוהי אותה סדרת פעולות עקבית שמובילה למטרה שקבענו. התכנון יתרונותיו רבים, שכן הוא זה שמראה לנו, לאחר שקבענו את המטרה, כיצד להגיע לשם? מהי הדרך?
בין יתרונות התכנון נציין שלושה מרכזיים:
א. אופטימיזציה - לוקח בחשבון מראש את כל האופציות לפני קבלת ההחלטה. מאפשר לכוון את המשאבים לסדרת הפעולות המבטיחה ביותר. מבטיח מראש יכולת הארגון לעמוד בתהליך המתוכנן.
ב. תיאום - בין כל חלקי הארגון. יש תוכנית מוסכמת וידועה לכולם
ג. מחויבות וחשיבה לטווח ארוך - חשיבה עתידית. מאפשר לעצב את העתיד. גישת אד הוק מקדשת את הנוכחי - הטווח הקצר והיא צומחת בדרך כלל ממשבר שמחייב מעורבות מיידית. לעומתה התכנון מאפשר חשיבה עתידית.
מגרעת אחת מרכזית יש בתכנון והיא העובדה שהתכנון דורש התבססות על הנחות עתידיות או כמו שאמר נילס בוהר 'חיזוי הוא קשה, במיוחד לגבי העתיד'.
3. חדשנות
בחדשנות אנו רוצים להגיע לידי מצב שבו נוכל למצוא דרכים טובות יותר, יעילות יותר, רווחיות יותר לבצע את אותם דברים שבעשייה העסקית.
לא דבר פשוט הוא לשבור דרכי חשיבה שהורגלנו אליהם, אבל מנהל הרוצה לפרוץ קדימה חייב לסגל לעצמו חשיבה יצירתית שמובילה לחדשנות ניהולית. הוא נדרש ליצור רשת קוגניטיבית השוברת את צמתי החשיבה המקובלים, רשת המנסה לפעול על המציאות בדרכים שונות משל האחרים.
היה זה אלברט אינשטיין שטען ש'דמיון חשוב מידע', שכן היכולת להעפיל באמצעות משאבי המוח למחוזות המצאתיים חדשים, היא זו המאפשרת לתוצר העסקי להתרחב.
במאמר זה לא נוכל להקיף את כל הדרכים לפיתוח החשיבה היצירתית ולניהול על פי חדשנות, אבל די אם נציין עובדה ברורה אחת: לא חייבים להיוולד עם זה - בהחלט ניתן ללמוד חשיבה יצירתית וליצור מוצרים ואו שירותים חדשניים. הגנטיקה היא בהחלט בעלת משקל ואולם ללמידה ולהשפעות הסביבתיות יש בהחלט אמירה לא מבוטלת.
4. מוסר וכיבוד חוק
'תקנות שעל פיהן אנו שופטים פעולות של עצמנו או של אנשים אחרים. תקנות אלה משתנות לפי
הקשרי הסביבה, התרבות והזמן. הפרט קובע תקנות אלה באופן סובייקטיבי, ולא בהכרח עקבי' (1994, HOSMER)
העולם העסקי נדרש אף הוא לאותה מערכית ערכית ומוסרית, שתקבע את ההוגנות באינטראקציה בין השותפים העסקיים. לא נרחיב כאן בהשפעת החשיבה המוסרית על האפקטיביות הניהולית, אך די אם נציין שעשייה עסקית לא מוסרית, מלבד העובדה שהיא מנוגדת לחוק במרבית המקרים, היא גם מחייבת את ה'חוטא' להקצאת אנרגיות לטשטוש והסתרת פעולותיו הלא חוקיות - וזו בדיוק הנקודה בה נפגעת האפקטיביות הניהולית והאישית.
5. להסתכל קדימה ולחשוב אחורה
היה זה חוזה המדינה בנימין זאב הרצל שמימש חוק זה באפקטיביות והוביל בכך לתוצאה המוכרת לכולנו כיום - מדינת ישראל.
הרעיון המרכזי המונח ביסוד כלל זה הוא לראות בדמיון את התוצר הסופי הרצוי ומתוך כך לגזור את השלבים המוקדמים יותר.
כל מי שקרא את ספרו של הרצל - אלטנוילנד - יתפלא לנוכח ההשוואה המתבקשת והמפתיעה אל דמותה של המדינה כיום ואולם למען הדיוק ההיסטורי ובכדי לחדד את מוגבלותה של יכולת אנושית זו, שמתקשה כמובן להתמודד אל מול שינויים סביבתיים לא צפויים, נציין שהרצל האמין שמדינת ישראל לא תזדקק לצבא ...
החשיבה מהסוף אל ההתחלה היא כלי יעיל לאפקטיביות ניהולית והיא מאפשרת למנהל מספר פרמטרים חשובים:
א. היכולת לתכנן אבני דרך
ב. להעריך אומדני זמן
ג. לחלק משאבים
ד. לתכנן סיכונים
ה. לתכנן נתיבים לקבלת החלטות
ובכדי שלא יגבה לבבנו ונחשוב שמא הרעיון הזה הומצא על ידי מנהלי הדור החדש, נספק את הציטוט החז"לי המקורי שדרש 'תחילתו נעוץ בסופו'.
6. תיעדוף
היכולת לקבוע סדרי עדיפויות, לקבוע מה קודם למה, איזה משימה תבוצע ראשונה ואיזו אחרונה. מה חשוב יותר ממה ומדוע?
כל מנהל יודע שלהעמיס משימות רבות על טווח זמן קצר זהו מרשים בטוח ללחץ, ולחץ מופרז מוביל כידוע למתח מיותר שפוגע באפקטיביות.
מנהל אפקטיבי נדרש אם כן לקבוע סדר ביצוע למשימות המוטלות בפניו וזאת על פי החשיבות שהוא עצמו קובע לכל אחת מהן.
גם כאן יש מספר כללים מרכזיים שחשוב להקפיד עליהם:
א. משימות המשפיעות על הטווח הארוך חשובות מאלו המשפיעות רק על הטווח הקצר
ב. איכות ועומק לפני כמות
ג. בכתב עדיף על פני לזכור משימות בעל פה
ד. המטרה שהגדרנו היא זו שמכתיבה תיעדוף המשימות. אלו שמקרבות אותנו אל המטרה המוגדרת הן החשובות יותר.
7. קשרים
מה לא נכתב על חשיבות הקשרים בחיי היום יום. זרי תהילה נקשרו לאותה תכונה חשובה לקשור קשרים בינאישיים ולדעת לנצלם ברגע הנכון.
כמילת גנאי נרדפת, יאמר על ידי גורמים בלתי אפקטיביים, שה 'פרוטקציה' היא אבי אבות הטומאה הביורוקרטית ואולם נאמנים למעלת האפקטיביות שגזרנו על עצמנו, נאמר רק שמנהל בעל קשרים יהיה אפקטיבי יותר מאחר שאינו בעל קשרים.
על המנהל האפקטיבי לאמץ אל חיקו משפט מחץ האומר: 'הכרות מולידה עסקים'. אמרה זו מוליכה אותנו אל עבר המסקנה הבלתי ניתנת לערעור, שקשרים אישיים ושימוש מושכל ברשתות חברתיות יכול לקצר תהליכים רבים ולסייע לנו רבות. ניצול יעיל של קשרים יכול למנף אותנו ולהעניק לנו יכולות, תכונות, משאבים שאינם קיימים אצלנו אבל קיימים אצל ה'קשורים' לנו ואנו יכולים לנצל אותם לטובתנו.
הניסוי המפורסם של מילגרם שהראה שבשישה מהלכי קשר יכול כל אדם להגיע לכל אדם אחר, ממחיש את עצמתה של תכונה ניהולית זו ואת חשיבותה.
מתי נתחיל ליצור לנו רשת קשרים יעילה וממוסדת? עכשיו ממש ברגע זה. והיכן נמצא את אותם הקשרים? בקרב אלו שאוהבים אותנו, אלו שאנו אוהבים, בקהילות אינטרנטיות, באירועים חברתיים, במסגרות אליהם אתה שייך, אנשים שקנית מהם או קנו ממך, אלו שיש להם עניין בנושא אותו אתה מייצג...להמשיך? הרעיון ברור כעת נותר רק לקבל החלטה ולבצע.
8. סינרגיה
אין ספק שמונח זה תפס מקום של כבוד במילון הניהולי המודרני. הפרשנות ברמת הפשט- 'השלם גדול מסך כל חלקיו'- ראוי לה להתרחב לרמת הדרש, שכן זו התכונה הניהולית המכוונת לשיתוף פעולה בין אנשי הצוות.
אי שיתוף במידע או חלילה הסתרת מידע, התמקדות באינטרסים האישיים על חשבון האינטרס הארגוני ואו הצוותי - כל אלו יגרמו לפגיעה בסינרגיה ולירידה חדה באפקטיביות.
גם במדרגה הפחות חמורה שלה, אל תתערב בתחומים שלי ואני לא אתערב בשלך, חוסר סינרגיה יכול להביא לחוסר יעילות ולפיכך, אני רואה כחלק מתפקיד המנהל ליצור את הסינרגיה המיוחלת, בוודאי בקרב אלו הכפופים לו. ההפריה ההדדית היא זו שמעצימה יכולת בצוות ומאפשרת לו להיות מוביל.
9. פארטו
עקרון פארטו המוכר יותר כעקרון 80/20 הומצא על ידי הכלכלן האיטלקי וילפרדו פארטו (1848-1923). הוא בחן את דפוס חלוקת ההון וגילה ש-80% ממנו מוחזקים בידי 20% בלבד מהאוכלוסייה... ומצער לגלות שעקרון זה תקף עד היום.
ברמה הניהולית נטען, כי חלק קטן בלבד מהמאמץ והמשאבים שנשקיע יניבו את מירב התפוקות ולכן עלינו למקד את האנרגיה הניהולית שלנו באותם 20% שמקרבים אותנו למטרה - סוד ההצלחה כאן הוא מיקוד.
על בסיס חוסר האיזון הזה, נוסחו ברבות השנים תתי חוקים נוספים ובהם 'חוק המאמץ המינימאלי' שהתגלה על ידי פרופ' גורג' זיפף וחוק 'המעטים החיוניים' של גוזף מורן יוראן. בשניהם נקודת המוצא היא חוק פארטו שחשיבותו לניהול האפקטיבי היא עצומה, שכן הוא מנתב אותנו לחשיבה ממוקדת, לתובנה שבכל תחום חשוב למצוא היכן הם ואו מה הם אותם 20% השקעה, שיניבו 80% מהתוצאה.
באמצעות שימוש בעקרון 80/20, ניתן לשפר משמעותית את הפעילות היום יומית שלנו, את איכות הניהול ותהליכי קבלת ההחלטות וכמובן את רווחית הפירמה שלנו.
לסיכום מאמר זה נאמר שאם ברצונך להגיע לאפקטיביות גבוהה עליך לנהוג על פי רצף התהליכים הבא:
1. החלט מראש מה אתה מעוניין להשיג - מטרה
2. כתוב תוכנית עבודה שתוביל אותך לשם - תוכנית
3. ודא שהתוכנית יצירתית ופורצת גבולות - חדשנות
4. חשוב שהדרך להשגת המטרה תהיה חוקית - מוסר
5. לפני שתתחיל לצעוד, דמיין את הסוף הרצוי - להסתכל קדימה ולחשוב אחורה
6. וכמובן תחליט מה קודם למה - תיעדוף
7. אל תתבייש להיעזר בקשרים - קשרים
8. מאוד חשוב שתשתף פעולה עם אחרים - סינרגיה
9. וודא שאתה ממוקד בעשייה המשמעותית - פארטו
אבל הכי חשוב באמת שתאמינו שאתם יכולים - הביטחון ביכולת האישית הוא המנוע המרכזי לאפקטיביות.
בנימין דה יזרעלי שימש כראש ממשלת בריטניה בתקופתה של המלכה ויקטוריה. לבד מגדולתו בפוליטיקה והעובדה שבמקורו היה יהודי, הוא הותיר אחריו מורשת ניהולית עשירה וטבע אמרות שפר רבות, שהידועה שבהם 'סוד ההצלחה הוא דבקות במטרה'.
כאותו אדם שבא להלל הזקן בבקשה ללמוד את התורה כולה על רגל אחת ויצא ממנו עם תמצית התורה האומרת 'מה ששנוא עליך - אל תעשה לחברך', כך גם אמרתו של דיזרעלי היא תמצית התורה הניהולית.
תשעה מרכיבים יש בה באפקטיביות הניהולית, אותה תכונה נחשקת שכולם מנסים לשלוט ברזיה ובמאמר זה נאיר אותם עבורכם. ואולם, לפני שנפרט את תשעת מרכיבי הפלא שיכולים לשפר דרמטית את הביצועים הניהוליים של כל אחד, ראוי שנגדיר מהי אפקטיביות בכלל.
ובכן, זו מוגדרת כיכולת להשיג מטרות ויעדים מוגדרים, בצורה מאוזנת ובאופן יעיל, על ידי שימוש מיטבי במשאבים, מצבים סביבתיים וזמן. מכאן אנו למדים, שהאפקטיביות נמדדת במידה שבה הארגון או הפרט משיגים מטרה מוגדרת מראש למשל, 'השגנו 70% מיעד המכירות'.
בעידן שבו הבידול מטשטש, המיתוג הופך זירת מאבק גראפית בעיקרה והמחירים נושקים לנקודת השוויון, עולה האפקטיביות ככלי יעיל ליצירת יתרון תחרותי.
תשעה מרכיבים מהווים את המתכון להצלחה ואלו הם:
1. קביעת מטרה
2. תכנון
3. חדשנות
4. מוסר וכיבוד חוק
5. להסתכל קדימה ולחשוב אחורה
6. תיעדוף
7. קשרים
8. סינרגיה
9. פארטו
כל אחד ממרכיבים אלו מתורגם להתנהגויות ניהוליות רצויות והחיבור של כל התשעה לכלל דרך חיים ניהולית ואישית, תביא אותך כמנהל לאותה רמת אפקטיביות רצויה.
מכאן ואילך נפרט כל מרכיב בנפרד:
1. קביעת מטרה
מה רוצים להשיג? מהי הכוונה? לא בכדי תכונה זו מופיעה ראשונה, שכן היא הפורצת את הדרך ובלעדיה כל השאר יוותרו כקרונות ללא קטר.
כיצד קובעים מטרה? ניתן להרחיב בכך רבות ואולם נאמנים לאפקטיביות שגזרנו על עצמנו, נשתמש בנוסחה המוכרת והטובה, הלא היא ה- SMART. אין כאן הכוונה לאותה מכונית קטנה ויוצאת דופן שהיא פרי שיתוף הפעולה בין מרצדס לסווטס, אלא לראשי התיבות האומרים כיצד מטרה צריכה להיות מוגדרת:
S - ספציפית (specific) M - מדידה (measurable) A - מוכוונת פעולה (active oriented) R - ריאלית (realistic) T - מוגדרת בזמן (time).
וכלל חשוב יש בנוסף, חובה לדעת בדיוק מה מעוניינים להשיג בטווח הארוך ומתוך זה לקבוע את היעד לטווח הקצר ולא בסדר ההפוך כפי שמנהלים לא מעטים נוהגים לחשוב ולעשות.
2. תכנון
כבר חז"ל אמרו 'סוף מעשה במחשבה תחילה' והתכוונו בעצם לתכנון. זוהי אותה סדרת פעולות עקבית שמובילה למטרה שקבענו. התכנון יתרונותיו רבים, שכן הוא זה שמראה לנו, לאחר שקבענו את המטרה, כיצד להגיע לשם? מהי הדרך?
בין יתרונות התכנון נציין שלושה מרכזיים:
א. אופטימיזציה - לוקח בחשבון מראש את כל האופציות לפני קבלת ההחלטה. מאפשר לכוון את המשאבים לסדרת הפעולות המבטיחה ביותר. מבטיח מראש יכולת הארגון לעמוד בתהליך המתוכנן.
ב. תיאום - בין כל חלקי הארגון. יש תוכנית מוסכמת וידועה לכולם
ג. מחויבות וחשיבה לטווח ארוך - חשיבה עתידית. מאפשר לעצב את העתיד. גישת אד הוק מקדשת את הנוכחי - הטווח הקצר והיא צומחת בדרך כלל ממשבר שמחייב מעורבות מיידית. לעומתה התכנון מאפשר חשיבה עתידית.
מגרעת אחת מרכזית יש בתכנון והיא העובדה שהתכנון דורש התבססות על הנחות עתידיות או כמו שאמר נילס בוהר 'חיזוי הוא קשה, במיוחד לגבי העתיד'.
3. חדשנות
בחדשנות אנו רוצים להגיע לידי מצב שבו נוכל למצוא דרכים טובות יותר, יעילות יותר, רווחיות יותר לבצע את אותם דברים שבעשייה העסקית.
לא דבר פשוט הוא לשבור דרכי חשיבה שהורגלנו אליהם, אבל מנהל הרוצה לפרוץ קדימה חייב לסגל לעצמו חשיבה יצירתית שמובילה לחדשנות ניהולית. הוא נדרש ליצור רשת קוגניטיבית השוברת את צמתי החשיבה המקובלים, רשת המנסה לפעול על המציאות בדרכים שונות משל האחרים.
היה זה אלברט אינשטיין שטען ש'דמיון חשוב מידע', שכן היכולת להעפיל באמצעות משאבי המוח למחוזות המצאתיים חדשים, היא זו המאפשרת לתוצר העסקי להתרחב.
במאמר זה לא נוכל להקיף את כל הדרכים לפיתוח החשיבה היצירתית ולניהול על פי חדשנות, אבל די אם נציין עובדה ברורה אחת: לא חייבים להיוולד עם זה - בהחלט ניתן ללמוד חשיבה יצירתית וליצור מוצרים ואו שירותים חדשניים. הגנטיקה היא בהחלט בעלת משקל ואולם ללמידה ולהשפעות הסביבתיות יש בהחלט אמירה לא מבוטלת.
4. מוסר וכיבוד חוק
'תקנות שעל פיהן אנו שופטים פעולות של עצמנו או של אנשים אחרים. תקנות אלה משתנות לפי
הקשרי הסביבה, התרבות והזמן. הפרט קובע תקנות אלה באופן סובייקטיבי, ולא בהכרח עקבי' (1994, HOSMER)
העולם העסקי נדרש אף הוא לאותה מערכית ערכית ומוסרית, שתקבע את ההוגנות באינטראקציה בין השותפים העסקיים. לא נרחיב כאן בהשפעת החשיבה המוסרית על האפקטיביות הניהולית, אך די אם נציין שעשייה עסקית לא מוסרית, מלבד העובדה שהיא מנוגדת לחוק במרבית המקרים, היא גם מחייבת את ה'חוטא' להקצאת אנרגיות לטשטוש והסתרת פעולותיו הלא חוקיות - וזו בדיוק הנקודה בה נפגעת האפקטיביות הניהולית והאישית.
5. להסתכל קדימה ולחשוב אחורה
היה זה חוזה המדינה בנימין זאב הרצל שמימש חוק זה באפקטיביות והוביל בכך לתוצאה המוכרת לכולנו כיום - מדינת ישראל.
הרעיון המרכזי המונח ביסוד כלל זה הוא לראות בדמיון את התוצר הסופי הרצוי ומתוך כך לגזור את השלבים המוקדמים יותר.
כל מי שקרא את ספרו של הרצל - אלטנוילנד - יתפלא לנוכח ההשוואה המתבקשת והמפתיעה אל דמותה של המדינה כיום ואולם למען הדיוק ההיסטורי ובכדי לחדד את מוגבלותה של יכולת אנושית זו, שמתקשה כמובן להתמודד אל מול שינויים סביבתיים לא צפויים, נציין שהרצל האמין שמדינת ישראל לא תזדקק לצבא ...
החשיבה מהסוף אל ההתחלה היא כלי יעיל לאפקטיביות ניהולית והיא מאפשרת למנהל מספר פרמטרים חשובים:
א. היכולת לתכנן אבני דרך
ב. להעריך אומדני זמן
ג. לחלק משאבים
ד. לתכנן סיכונים
ה. לתכנן נתיבים לקבלת החלטות
ובכדי שלא יגבה לבבנו ונחשוב שמא הרעיון הזה הומצא על ידי מנהלי הדור החדש, נספק את הציטוט החז"לי המקורי שדרש 'תחילתו נעוץ בסופו'.
6. תיעדוף
היכולת לקבוע סדרי עדיפויות, לקבוע מה קודם למה, איזה משימה תבוצע ראשונה ואיזו אחרונה. מה חשוב יותר ממה ומדוע?
כל מנהל יודע שלהעמיס משימות רבות על טווח זמן קצר זהו מרשים בטוח ללחץ, ולחץ מופרז מוביל כידוע למתח מיותר שפוגע באפקטיביות.
מנהל אפקטיבי נדרש אם כן לקבוע סדר ביצוע למשימות המוטלות בפניו וזאת על פי החשיבות שהוא עצמו קובע לכל אחת מהן.
גם כאן יש מספר כללים מרכזיים שחשוב להקפיד עליהם:
א. משימות המשפיעות על הטווח הארוך חשובות מאלו המשפיעות רק על הטווח הקצר
ב. איכות ועומק לפני כמות
ג. בכתב עדיף על פני לזכור משימות בעל פה
ד. המטרה שהגדרנו היא זו שמכתיבה תיעדוף המשימות. אלו שמקרבות אותנו אל המטרה המוגדרת הן החשובות יותר.
7. קשרים
מה לא נכתב על חשיבות הקשרים בחיי היום יום. זרי תהילה נקשרו לאותה תכונה חשובה לקשור קשרים בינאישיים ולדעת לנצלם ברגע הנכון.
כמילת גנאי נרדפת, יאמר על ידי גורמים בלתי אפקטיביים, שה 'פרוטקציה' היא אבי אבות הטומאה הביורוקרטית ואולם נאמנים למעלת האפקטיביות שגזרנו על עצמנו, נאמר רק שמנהל בעל קשרים יהיה אפקטיבי יותר מאחר שאינו בעל קשרים.
על המנהל האפקטיבי לאמץ אל חיקו משפט מחץ האומר: 'הכרות מולידה עסקים'. אמרה זו מוליכה אותנו אל עבר המסקנה הבלתי ניתנת לערעור, שקשרים אישיים ושימוש מושכל ברשתות חברתיות יכול לקצר תהליכים רבים ולסייע לנו רבות. ניצול יעיל של קשרים יכול למנף אותנו ולהעניק לנו יכולות, תכונות, משאבים שאינם קיימים אצלנו אבל קיימים אצל ה'קשורים' לנו ואנו יכולים לנצל אותם לטובתנו.
הניסוי המפורסם של מילגרם שהראה שבשישה מהלכי קשר יכול כל אדם להגיע לכל אדם אחר, ממחיש את עצמתה של תכונה ניהולית זו ואת חשיבותה.
מתי נתחיל ליצור לנו רשת קשרים יעילה וממוסדת? עכשיו ממש ברגע זה. והיכן נמצא את אותם הקשרים? בקרב אלו שאוהבים אותנו, אלו שאנו אוהבים, בקהילות אינטרנטיות, באירועים חברתיים, במסגרות אליהם אתה שייך, אנשים שקנית מהם או קנו ממך, אלו שיש להם עניין בנושא אותו אתה מייצג...להמשיך? הרעיון ברור כעת נותר רק לקבל החלטה ולבצע.
8. סינרגיה
אין ספק שמונח זה תפס מקום של כבוד במילון הניהולי המודרני. הפרשנות ברמת הפשט- 'השלם גדול מסך כל חלקיו'- ראוי לה להתרחב לרמת הדרש, שכן זו התכונה הניהולית המכוונת לשיתוף פעולה בין אנשי הצוות.
אי שיתוף במידע או חלילה הסתרת מידע, התמקדות באינטרסים האישיים על חשבון האינטרס הארגוני ואו הצוותי - כל אלו יגרמו לפגיעה בסינרגיה ולירידה חדה באפקטיביות.
גם במדרגה הפחות חמורה שלה, אל תתערב בתחומים שלי ואני לא אתערב בשלך, חוסר סינרגיה יכול להביא לחוסר יעילות ולפיכך, אני רואה כחלק מתפקיד המנהל ליצור את הסינרגיה המיוחלת, בוודאי בקרב אלו הכפופים לו. ההפריה ההדדית היא זו שמעצימה יכולת בצוות ומאפשרת לו להיות מוביל.
9. פארטו
עקרון פארטו המוכר יותר כעקרון 80/20 הומצא על ידי הכלכלן האיטלקי וילפרדו פארטו (1848-1923). הוא בחן את דפוס חלוקת ההון וגילה ש-80% ממנו מוחזקים בידי 20% בלבד מהאוכלוסייה... ומצער לגלות שעקרון זה תקף עד היום.
ברמה הניהולית נטען, כי חלק קטן בלבד מהמאמץ והמשאבים שנשקיע יניבו את מירב התפוקות ולכן עלינו למקד את האנרגיה הניהולית שלנו באותם 20% שמקרבים אותנו למטרה - סוד ההצלחה כאן הוא מיקוד.
על בסיס חוסר האיזון הזה, נוסחו ברבות השנים תתי חוקים נוספים ובהם 'חוק המאמץ המינימאלי' שהתגלה על ידי פרופ' גורג' זיפף וחוק 'המעטים החיוניים' של גוזף מורן יוראן. בשניהם נקודת המוצא היא חוק פארטו שחשיבותו לניהול האפקטיבי היא עצומה, שכן הוא מנתב אותנו לחשיבה ממוקדת, לתובנה שבכל תחום חשוב למצוא היכן הם ואו מה הם אותם 20% השקעה, שיניבו 80% מהתוצאה.
באמצעות שימוש בעקרון 80/20, ניתן לשפר משמעותית את הפעילות היום יומית שלנו, את איכות הניהול ותהליכי קבלת ההחלטות וכמובן את רווחית הפירמה שלנו.
לסיכום מאמר זה נאמר שאם ברצונך להגיע לאפקטיביות גבוהה עליך לנהוג על פי רצף התהליכים הבא:
1. החלט מראש מה אתה מעוניין להשיג - מטרה
2. כתוב תוכנית עבודה שתוביל אותך לשם - תוכנית
3. ודא שהתוכנית יצירתית ופורצת גבולות - חדשנות
4. חשוב שהדרך להשגת המטרה תהיה חוקית - מוסר
5. לפני שתתחיל לצעוד, דמיין את הסוף הרצוי - להסתכל קדימה ולחשוב אחורה
6. וכמובן תחליט מה קודם למה - תיעדוף
7. אל תתבייש להיעזר בקשרים - קשרים
8. מאוד חשוב שתשתף פעולה עם אחרים - סינרגיה
9. וודא שאתה ממוקד בעשייה המשמעותית - פארטו
אבל הכי חשוב באמת שתאמינו שאתם יכולים - הביטחון ביכולת האישית הוא המנוע המרכזי לאפקטיביות.
משה שמא, מנכ"ל חברת MSM ניהול וייעוץ אסטרטגי בע"מ, משמש כיועץ בכיר לפירמות וארגונים רבים, בעל ניסיון של מאות הרצאות בארץ ובחו"ל, מרצה באקדמיה ובפורומים למנהלים, אל"מ (מיל), מומחה לאסטרטגיה שיווקית וניהולית.
mssh@zahav.net.il
http://www.msm.org.il
mssh@zahav.net.il
http://www.msm.org.il
