הקלטת שיחות? ,אינה כבר שאלה של מה להקליט, מתי ואיפה להקליט? אלה מה מטרת ההקלטה ומהי הדרך הנכונה, האמינה והבטוחה.
כיום יכולות הקלטה בטלפון הסלולארי המוצאים בשוק הינן רבות,זאת אחת הדרכים לבצע הקלטה של שיחות בין בעלי עסקים, בין לקוח לנציג שירות לצורך תיעוד עסקה.
לפני קבלת ההחלטה על הרצון ברכישה של מכשיר הקלטה ישנם מספר שאלות שעל בעל העסק צריך לענות לפני בחירת הפתרון.
1. מה גודלו של העסק ( מספר שלוחות)?
2. מה מטרת ההקלטה?
3. היכן ישמרו הקלטות השיחה?
4. מה כמות השיחות שברצונך להקליט?
5. מה משך זמן הקלטה? האם יש צורך של 24/7.
6. מהו הפורמט של קובץ ההקלטה?
7. הדרכות.
לאחר מענה על השאלות הללו יהיה לך כבעל עסק יותר נוח לבחור את הפתרון המתאים לארגון שלך.
חשוב לדעת הפתרונות מתחלקים לשניים בהתאם לגודל הארגון :
1. פתרון מערכתי חיצוני המקליט את כל השיחות שיוצאות ונכנסות לארגון כאשר המאגר נשמר במערכות חיצוניות, ישנם חברות שמתמחות בפתרונות מסוג זה כאשר החלוצה בין החברות הינה חברת קומברס, פתרונותיה מיועדים לארגונים בינוניים וגדולים.
2. פתרון נקודתי פנימי אשר מאפשר להקליט מספר קווי טלפון במקביל בהתאם לדרישה ולצורך של בעל העסק בארגון, השיחות מוקלטות ישירות למחשב יכולת הוצאה ושמיעה של שיחה מאוד פשוטה.
השאלה העיקרית הינה מה מטרת ההקלטה?
תיעוד זו תשובה מספקת אצל עסקים שנותנים שירות דרך הטלפון כגון: חברות ביטוח, חברות אינטרנט, כבלים, וכו' ...
התיעוד יכול לא פעם לחסוך בהוכחה כלפי לקוחות שטוענים לאי קבלת שירות או למידע מוטעה בזמן ומהוצאות משפטיות, חשוב לזכור חוסר תיעוד בחברות שנותנות שירות מהווה מקור לתביעות משפטיות ואף לזכייה של הלקוחות כתוצאה מאי יכולת הוכחה של חברת נותנות השירות.
ישנה חשיבות להיכן נשמרות כל הקלטות שיחות, הן יכולות להיות בשרת חיצוני או בשרת פנימי בתוך החברה, האם באחריותך לתחזק את השרת או חברה חיצונית אחראית עליו.
לסוג הקובץ שנוצר לאחר הקלטה יש משמעות ומשקל רב בחירת הפתרון, לדוגמא, קובץ בפורמט WAV תופס פי 30 יותר נפח בשרת מאשר קובץ בפורמט MP3. לכן מלבד הוצאה הראשונית על המערכת, צריך לקחת בחשבון את פורמט הקובץ הנשמר וגודל האכסון הנדרש על מנת להשיג את המטרה של שמירה ותיעוד של שיחות לאורך זמן.
נתון נוסף שצריך לקחת בחשבון הוא אופן ההתקנה, האם נדרש להזמין מומחיות חברה חיצונית, או המערכת ניתנת להתקנה בצורה עצמאית, מה שמוריד את עליות המערכת בעשרות אחוזים.
אחד התועלות בהקלטה של שיחות היא לצורכי למידה, לא פעם נציגי שירות, פקידות,אנשי מכירות אינם במצעים את תפקידם כנדרש והקשבה לדוגמאות של שיחה אפשר לנתח שיחות שנעשות בהן טעויות ולהפך הצלחה.
פן נוסף זה אבטחה מידע, נציגי שירות, אנשי מכירות ופקידות לפעמים מדברים מעבר לנדרש ולא בכוונה ובכך מעבירים מידע חסוי על מחירים, מבצעים, פגישות, וכל מידע שלא לצורך שיכול להזיק לחברה, ע"י הקלטה ומעקב אפשר למנוע למידע לזלוג מתוך החברה ע"י אנשי החברה והרבה פעמים לא מתוך כוונת זדון.
כל מה שנשאר זה להחליט על איזה מערכת מתאימה לארגון שלך.
ושיהיה בהצלחה.
כיום יכולות הקלטה בטלפון הסלולארי המוצאים בשוק הינן רבות,זאת אחת הדרכים לבצע הקלטה של שיחות בין בעלי עסקים, בין לקוח לנציג שירות לצורך תיעוד עסקה.
לפני קבלת ההחלטה על הרצון ברכישה של מכשיר הקלטה ישנם מספר שאלות שעל בעל העסק צריך לענות לפני בחירת הפתרון.
1. מה גודלו של העסק ( מספר שלוחות)?
2. מה מטרת ההקלטה?
3. היכן ישמרו הקלטות השיחה?
4. מה כמות השיחות שברצונך להקליט?
5. מה משך זמן הקלטה? האם יש צורך של 24/7.
6. מהו הפורמט של קובץ ההקלטה?
7. הדרכות.
לאחר מענה על השאלות הללו יהיה לך כבעל עסק יותר נוח לבחור את הפתרון המתאים לארגון שלך.
חשוב לדעת הפתרונות מתחלקים לשניים בהתאם לגודל הארגון :
1. פתרון מערכתי חיצוני המקליט את כל השיחות שיוצאות ונכנסות לארגון כאשר המאגר נשמר במערכות חיצוניות, ישנם חברות שמתמחות בפתרונות מסוג זה כאשר החלוצה בין החברות הינה חברת קומברס, פתרונותיה מיועדים לארגונים בינוניים וגדולים.
2. פתרון נקודתי פנימי אשר מאפשר להקליט מספר קווי טלפון במקביל בהתאם לדרישה ולצורך של בעל העסק בארגון, השיחות מוקלטות ישירות למחשב יכולת הוצאה ושמיעה של שיחה מאוד פשוטה.
השאלה העיקרית הינה מה מטרת ההקלטה?
תיעוד זו תשובה מספקת אצל עסקים שנותנים שירות דרך הטלפון כגון: חברות ביטוח, חברות אינטרנט, כבלים, וכו' ...
התיעוד יכול לא פעם לחסוך בהוכחה כלפי לקוחות שטוענים לאי קבלת שירות או למידע מוטעה בזמן ומהוצאות משפטיות, חשוב לזכור חוסר תיעוד בחברות שנותנות שירות מהווה מקור לתביעות משפטיות ואף לזכייה של הלקוחות כתוצאה מאי יכולת הוכחה של חברת נותנות השירות.
ישנה חשיבות להיכן נשמרות כל הקלטות שיחות, הן יכולות להיות בשרת חיצוני או בשרת פנימי בתוך החברה, האם באחריותך לתחזק את השרת או חברה חיצונית אחראית עליו.
לסוג הקובץ שנוצר לאחר הקלטה יש משמעות ומשקל רב בחירת הפתרון, לדוגמא, קובץ בפורמט WAV תופס פי 30 יותר נפח בשרת מאשר קובץ בפורמט MP3. לכן מלבד הוצאה הראשונית על המערכת, צריך לקחת בחשבון את פורמט הקובץ הנשמר וגודל האכסון הנדרש על מנת להשיג את המטרה של שמירה ותיעוד של שיחות לאורך זמן.
נתון נוסף שצריך לקחת בחשבון הוא אופן ההתקנה, האם נדרש להזמין מומחיות חברה חיצונית, או המערכת ניתנת להתקנה בצורה עצמאית, מה שמוריד את עליות המערכת בעשרות אחוזים.
אחד התועלות בהקלטה של שיחות היא לצורכי למידה, לא פעם נציגי שירות, פקידות,אנשי מכירות אינם במצעים את תפקידם כנדרש והקשבה לדוגמאות של שיחה אפשר לנתח שיחות שנעשות בהן טעויות ולהפך הצלחה.
פן נוסף זה אבטחה מידע, נציגי שירות, אנשי מכירות ופקידות לפעמים מדברים מעבר לנדרש ולא בכוונה ובכך מעבירים מידע חסוי על מחירים, מבצעים, פגישות, וכל מידע שלא לצורך שיכול להזיק לחברה, ע"י הקלטה ומעקב אפשר למנוע למידע לזלוג מתוך החברה ע"י אנשי החברה והרבה פעמים לא מתוך כוונת זדון.
כל מה שנשאר זה להחליט על איזה מערכת מתאימה לארגון שלך.
ושיהיה בהצלחה.
המאמר נכתב ע"י חברת נט פרו
מספקת ייעוץ ושירות להקלטת שיחות טלפון
אתרים מומלצים:
הפסקת עישון
בוטוקס
טיולי אופניים
מספקת ייעוץ ושירות להקלטת שיחות טלפון
אתרים מומלצים:
הפסקת עישון
בוטוקס
טיולי אופניים
