10 כללים למצגת אפקטיבית 

1. התאם את המצגת לקהל היעד, הרי המצגת עבורו והיא צריכה לעניין את מי שאליו היא פונה. כדאי לבדוק מהם התחומים המעניינים אותם, ואילו תחומים לא יעניינו אותם כלל. מאיזה רקע הם באים? באילו נושאים ירצו יותר פירוט? מדוע הם באים לשמוע אותך? היום בעידן האינטרנט, זמינות המידע הינה עניין טריוויאלי. חפש כמה שיותר חומר על החברה והאנשים בפניהם אתה עומד להציג.

2. מטרת המצגת - אם אתה יודע מה המטרה, תדע גם איך להשיג אותה : מטרת המצגת היא להעביר מסר, לעורר עניין, לא לסגור עסקה. למכור רעיון, מוצר, שירות, חברה, פרויקט, להציב אבני דרך. בכל מקרה אין מטרתה לתאר דבר מה באריכות. הרי אתה עומד שם ואמור לדבר... המצגת אמורה ללוות אותך ולא להפך. לעיתים קרובות קורה שהמצגת שאמורה לשמש כאמצעי עזר למציג, הופכת למטרה. במקום להשקיע בשיפור תוכן המצגת לשם השגת מטרת ההצגה, מושקעים זמן רב וכסף רב ב"פירוטכניקה" של המצגת. יותר ויותר גוברת הדעה שהגולם קם על יוצרו. לכן, היום שכולם כבר ראו הכל, מומלץ לדבוק במשפט LESS IS MORE.

3. תוכן המצגת - הפתע את הקהל: יש להשקיע בתוכן המצגת כך שיהיה מעניין ותמציתי ויעמוד ביעד הזמן המוקצב. אנשים עסוקים יותר מדי בתרבות ה''איך זה יראה'' ופחות מדי במה אומרים. מצגת צריכה להיות האקט הסופי שמלווה מסמך, מחקר, דו"ח המנתח לעומק נושא.
המילה הכתובה מחייבת חשיבה מקדימה להצגה בהירה של דברים. במקרה של מצגת לצורך דיון: תוכן המצגת אמור לגרות את הקהל לפתח דיון מעמיק ולהחליף דעות ורעיונות . במקרה של הרצאה, תוכנה של המצגת מלווה את המרצה ברעיונות שהוא רוצה להעביר, במודלים שהוא מעוניין ללמד. שים לך למטרה - לחדש לקהל, לצקת תוכן אמיתי, מעניין.חשוב על התכנים שאתה מכניס למצגת, האם הם מנוסחים בצורה האפקטיבית ביותר? האם הם מתומצתים? האם הם מובנים? האם אתה מגיע לפואנטה? "מרבית האנשים יעדיפו למות, מאשר לחשוב. רבים מהם אכן עושים זאת." ברטראנד ראסל.

4. עיצוב - העיצוב אמור לעזור למסר לעבור: מצגת אמורה לספק ראשי פרקים למרצה ולא לשמש כמסמך עצמו. מקובל לעצב מצגת ע"פ הכלל 30X5X5 : לא יותר מ 5 שורות בשקף, עד 5 מילים בשורה וגודל פונט 30 מסוג אחד. כל מה שמודפס בגודל פונט קטן יותר, אינו קריא. אל תעמיס על הצופה, זו הרצאה, מצגת, לא מכתב. מומלץ לעצב מצגת נקייה: לא יותר מדי צבעים, מעט מאוד אפקטים אם בכלל. אם תמונות אז תמונות ברורות וקשורות לנושא המוצג. שימו לב לא לתת לעיצוב את קדמת הבמה אלא לשמש כרקע...

5. אימון - ככל שתתאמן יותר, המצגת ואתה תהיו אמינים יותר: חשוב מאוד להתאמן על תוכן המצגת, על הפתיחה, על הסיום. לדעת מה אתה הולך להגיד מעבר למה שכבר מופיע בשקפים. כלל חשוב: אין לקרוא מהשקף. על מנת להשאיר רושם טוב, של מי שיש ערך לדבריו, יש לתת ערך מוסף למילה. המילה היתה ונשארה הכלי החזק והאפקטיבי ביותר של האדם. אנשים קוראים מהר יותר מאשר אתם מדברים, לכן אם תקרא מהשקף, מהר מאוד יאבד הקהל קשב. גרה אותו במספר מילים הכתובות על השקף ואז רתק אותו, הפתע אותו בדבריך. זה ההבדל בין מצגת טובה למצוינת. הכן עצמך לשאלות שעשויות להגיע מהקהל. רצוי להתאמן על המצגת בפני מישהו ששמע מספר מצגות בחייו מישהו ואתה סומך עליו שייתן לך משוב כנה לטוב ולרע. אם יש באפשרותך להתאמן מול מצלמת וידאו ואחר כך לצפות, לנתח ולהסיק מסקנות, הרי שזה האימון במיטבו.

6. שפת גוף - הרושם הראשוני נוצר במשך 30 שניות עד 4 דקות, וכידוע, קשה מאוד לשנותו. הקלישאה הידועה שיש הזדמנות אחת לעשות רושם ראשוני עדיין תקפה. 55% מהשפעת הרושם אותו יוצר המציג על הקהל תלויה בשפת הגוף - אופן הלבוש, תנועות הגוף.
אתה רוצה ליצור את הרושם הטוב ביותר, בורר כל מילה ומקפיד על מסרים חיוביים. באותה העת, גופך מדבר בשפתו שלו. על מסרים אלו קשה יותר לשלוט. כדאי לקרוא ספר או מאמר בנושא תנועות נפוצות של הגוף ומשמעותם. היכרות מקדימה עם שפת גוף תסייע לך לשלוט במסרים הסמויים שתשדר ותקדם את הצלחתך.
יחד עם זאת אני ממליצה לא לעשות "הצגה" תהיה אתה עצמך. הקהל קולט מיד אם יש משהו מזויף. תהיה אתה, אבל במיטבך. הסתכל על כל הקהל, אל תתמקד רק במנהל הבכיר או בבעל ההשפעה הגדולה בחדר. התייחס לכולם. אל תהיה יותר מדי רציני,חייך מדי פעם, אבל לא יותר מדי.

7. פתיחה - ראשית מומלץ להגיע לפני תחילת המצגת. כדי לוודא שהכול מותקן כהלכה ושהמצגת עולה ללא בעיות. אם פתאום המקרן שבק חיים או שהמצגת מסרבת לעלות, היחידים שתפגעו זה אתם. אם התחלתם את המצגת כשאתם טרודים בבעיות הטכניות זו עלולה להיות בעיה כיוון שקשה להמריא מפתיחה חלשה. עם עלייתך להציג, הצג קודם כל את עצמך, תחום את הזמן העומד לרשותך, חייך והתחל. הסבר במספר משפטים על מה אתה הולך לדבר כעת.

8. סיום - לרוב, הקהל זוכר את סוף המצגת יותר מכל דבר אחר, לכן חשוב לתכנן את הסיום ולהקדיש לו תשומת לב. בשקפי הסיום, מומלץ לסכם את הנאמר ובכל מקרה לא להציג רעיונות חדשים. את הסיכום יש לערוך בצורה מקוצרת ותמציתית. אם אתם רוצים להוביל לדיון, ניתן לסיים בשקף: נקודות לדיון, לדוגמא. או בתמונה הלקוחה מעולם התוכן עם מילה להמשך הדרך כגון: בהצלחה, תודה על ההקשבה,להתראות בקורס הבא וכד'.

9. מי מציג - "אפשר להשיג כל דבר שהוא בחיים, בתנאי שלא אכפת לך מי זוכה בתהילה" הרי ס. טרומן. אם מדובר במצגת עסקית, מקצועית מומלץ שאדם אחד יציג את רובה. אדם זה הינו הבכיר שבצוות הנהגת הפרויקט. את 20% הנותרים יכולים להציג אחד עד שניים אחרים מהצוות שמגיעים לדבר על תחום מסוים שתחת אחריותם. חשוב מאוד שאף אחד מחברי הצוות לא יסתור את דברי המציג, גם אם הוא עשה טעות. התנהגות שכזו גורמת לקהל שלא לבטוח בצוות המציג כולו וכמובן בפרויקט. במידה ונשאלת שאלה, על המציג בלבד לענות או בהפנייתו, יענה מישהו אחר מהצוות.

10. הזמן המוקצב - עוד לא נולדה מצגת קצרה מדי. מצגת שמצליחה לעורר את שומעיה, השיגה את מטרתה. אני ממליצה להציג לא יותר מ 20 דקות. מטרתה של המצגת הרי להעביר לקהל מסר, ואתכם להעביר לשלב הבא. בדרך כלל מגיעים לפגישה של שעה. כשהמצגת מתוכננת ל20 דקות, אתם מאפשרים לדיון להתנהל במשך 40 דקות. דווקא בזמן הדיון יעלו הדברים המעניינים ביותר והאופציות המקדמות ביותר לנושא שלכם.