זמן הוא המשאב היקר ביותר שלנו ורק באמצעות תכנון יעיל של זמן נוכל להספיק לבצע את המשימות ולהשיג את היעדים.
רובנו נוטים לפעולה - לעשות במקום לחשוב כדי לקבל תחושת סיום של המשימה.
תכנון איכותי אינו מספק תחושה כזו באופן מיידי ולעיתים לוקח זמן. היות וזמן זהו המשאב היקר ביותר שלנו, לא תמיד יש לנו אותו וכתוצאה מכך אנו נוקטים בשיטת התגובה המהירה, אשר לרוב אינה מצריכה תכנון או מחשבה מוקדמת, לעומת זאת, פעולה נכונה דורשת מידה רבה של מחשבה מוקדמת ותכנון.
הצורה שבה אנו מארגנים את זמננו תקבע במידה רבה את יעילותנו ותשפיע על הצלחתנו.
כלומר ניהול זמן הוא בעצם ניהול המשימות שיש לנו ביום יום.
אם כך כיצד ננהל את המשימות שלנו ?
אופן ניהול המשימות
1. הבנת המשימה - מה צריך לעשות? שלב הבנת המשימה הוא חשוב מאוד. אחת הבעיות הנפוצות היא כשאנו מקבלים משימה שאנו חושבים שאנו מבינים אותה לעומקה אבל בפועל לא מבינים מה לעשות. לכן חשוב לוודא שאכן הבנו.
2. רישום המשימות - יש לרשום את כל המשימות הפתוחות - גם את אלו שנראות זניחות, לא חשובות ולא דחופות.
3. פירוק המשימה לתת משימה - כמה זמן יידרש? יש להקצות לכל תת משימה פרק זמן הגיוני ותוספת של גמישות: יש לקבוע לעצמנו את כמות הזמן הגמיש. רוב העבודות הניהוליות דורשות בין 50%-75% מהזמן של המנהל, כלומר ביום עבודה של שמונה שעות צריך להשאיר שעתיים עד ארבע שעות לא מתוזמנות לספיגת אירועים בלתי צפויים.
4. סוג המשימה - המשימה הינה קבועה / משתנה?
5. סדר כרונולוגי - מתי צריך לעשות את זה? אם הדברים נעשים בסדר הנכון, הם לוקחים פחות זמן ומפיקים תוצאות טובות יותר. אם הדברים נעשים בסדר לא נכון, הם יוצרים בהכרח כמות גדולה של זמן מבוזבז לפני שהם מושגים בסופו של דבר.
6. האצלת סמכויות - מי צריך לעשות? האצלת סמכויות יעילה תסייע לך לוודא שהתכנון שלך יהיה מוצלח. בכל פעם שמתעוררת השאלה מי יבצע משימה מסוימת, חשוב על מה שאתה צריך לעשות בעצמך. שקול את הדברים שיכולים להיעשות על ידי אחרים.
7. "ציוד נדרש" - מה צריך לעשות בשביל לבצע את המשימה (כ"א, חומרי עזר, ציוד, הכנה מראש)?
8. סדר עדיפויות - מה הקדימות של הנושא? קביעת הקדימות לכל הפעילויות היא הכרחית. לא תמיד תוכניות מתבצעות לפי התכנון הכתוב. כאשר יש צורך בשינויים, הם צריכים להיבנות סביב הפריטים בעלי הקדימות הגבוהה ביותר. אם לא תקבע קדימויות, אתה עלול לשכוח פעולות חשובות כאשר אתה נחפז לערוך שינויים.
9. תאריך יעד לסיום המשימה - מהו הזמן המקסימאלי שניתן עד לסיום המשימה? (גם למשימות הלא דחופות בכלל - יש לשים לב לא לדחות את ביצוען ליעד שנקבע היות ואם נעשה כך, המשימה לא תושלם לעולם). ככל שאנו מציבים יעדים לעתיד היותר רחוק, כך קל לנו יותר לדעת מה לעשות היום. עם זאת, הנקודה בעתיד אינה חייבת להיות מרוחקת מאד כדי להועיל. לשאול "למתי אתה צריך את זה מוכן?".
הרבה פעמים אנו מתכננים פעילויות או משימות אבל איננו מתכננים זמן. תכנון זמן משמעותו קביעת מסגרת זמן למשימה המתוכננת.
טיפ..
עובד / מנהל שפונים אליו ומיד מטפל בפנייה, נחשב על פי רוב לעובד / מנהל מצוין.
אם נחשוב על זה רגע, זהו עובד / מנהל שלא יודע לתכנן את המשימות שלו נכון ובעצם מבצע מיד את המשימה שהוטלה עליו ללא שיקולי עדיפות וחשיבות.
זהו בעצם עובד / מנהל שלא מנהל את הזמן שלו נכון ולכן ברוב המקרים עובד יותר שעות מהאחרים (עוד עובדה שמשוייכת לעובדת היותו "מצוין"...)
טיפ..
רוצה לדעת אם ניהול הזמן שלך אפקטיבי ?
שאל/י את עצמך את השאלה הבאה:
האם מה שאני עושה עכשיו זה באמת מה שאני צריכ/ה לעשות ?
רובנו נוטים לפעולה - לעשות במקום לחשוב כדי לקבל תחושת סיום של המשימה.
תכנון איכותי אינו מספק תחושה כזו באופן מיידי ולעיתים לוקח זמן. היות וזמן זהו המשאב היקר ביותר שלנו, לא תמיד יש לנו אותו וכתוצאה מכך אנו נוקטים בשיטת התגובה המהירה, אשר לרוב אינה מצריכה תכנון או מחשבה מוקדמת, לעומת זאת, פעולה נכונה דורשת מידה רבה של מחשבה מוקדמת ותכנון.
הצורה שבה אנו מארגנים את זמננו תקבע במידה רבה את יעילותנו ותשפיע על הצלחתנו.
כלומר ניהול זמן הוא בעצם ניהול המשימות שיש לנו ביום יום.
אם כך כיצד ננהל את המשימות שלנו ?
אופן ניהול המשימות
1. הבנת המשימה - מה צריך לעשות? שלב הבנת המשימה הוא חשוב מאוד. אחת הבעיות הנפוצות היא כשאנו מקבלים משימה שאנו חושבים שאנו מבינים אותה לעומקה אבל בפועל לא מבינים מה לעשות. לכן חשוב לוודא שאכן הבנו.
2. רישום המשימות - יש לרשום את כל המשימות הפתוחות - גם את אלו שנראות זניחות, לא חשובות ולא דחופות.
3. פירוק המשימה לתת משימה - כמה זמן יידרש? יש להקצות לכל תת משימה פרק זמן הגיוני ותוספת של גמישות: יש לקבוע לעצמנו את כמות הזמן הגמיש. רוב העבודות הניהוליות דורשות בין 50%-75% מהזמן של המנהל, כלומר ביום עבודה של שמונה שעות צריך להשאיר שעתיים עד ארבע שעות לא מתוזמנות לספיגת אירועים בלתי צפויים.
4. סוג המשימה - המשימה הינה קבועה / משתנה?
5. סדר כרונולוגי - מתי צריך לעשות את זה? אם הדברים נעשים בסדר הנכון, הם לוקחים פחות זמן ומפיקים תוצאות טובות יותר. אם הדברים נעשים בסדר לא נכון, הם יוצרים בהכרח כמות גדולה של זמן מבוזבז לפני שהם מושגים בסופו של דבר.
6. האצלת סמכויות - מי צריך לעשות? האצלת סמכויות יעילה תסייע לך לוודא שהתכנון שלך יהיה מוצלח. בכל פעם שמתעוררת השאלה מי יבצע משימה מסוימת, חשוב על מה שאתה צריך לעשות בעצמך. שקול את הדברים שיכולים להיעשות על ידי אחרים.
7. "ציוד נדרש" - מה צריך לעשות בשביל לבצע את המשימה (כ"א, חומרי עזר, ציוד, הכנה מראש)?
8. סדר עדיפויות - מה הקדימות של הנושא? קביעת הקדימות לכל הפעילויות היא הכרחית. לא תמיד תוכניות מתבצעות לפי התכנון הכתוב. כאשר יש צורך בשינויים, הם צריכים להיבנות סביב הפריטים בעלי הקדימות הגבוהה ביותר. אם לא תקבע קדימויות, אתה עלול לשכוח פעולות חשובות כאשר אתה נחפז לערוך שינויים.
9. תאריך יעד לסיום המשימה - מהו הזמן המקסימאלי שניתן עד לסיום המשימה? (גם למשימות הלא דחופות בכלל - יש לשים לב לא לדחות את ביצוען ליעד שנקבע היות ואם נעשה כך, המשימה לא תושלם לעולם). ככל שאנו מציבים יעדים לעתיד היותר רחוק, כך קל לנו יותר לדעת מה לעשות היום. עם זאת, הנקודה בעתיד אינה חייבת להיות מרוחקת מאד כדי להועיל. לשאול "למתי אתה צריך את זה מוכן?".
הרבה פעמים אנו מתכננים פעילויות או משימות אבל איננו מתכננים זמן. תכנון זמן משמעותו קביעת מסגרת זמן למשימה המתוכננת.
טיפ..
עובד / מנהל שפונים אליו ומיד מטפל בפנייה, נחשב על פי רוב לעובד / מנהל מצוין.
אם נחשוב על זה רגע, זהו עובד / מנהל שלא יודע לתכנן את המשימות שלו נכון ובעצם מבצע מיד את המשימה שהוטלה עליו ללא שיקולי עדיפות וחשיבות.
זהו בעצם עובד / מנהל שלא מנהל את הזמן שלו נכון ולכן ברוב המקרים עובד יותר שעות מהאחרים (עוד עובדה שמשוייכת לעובדת היותו "מצוין"...)
טיפ..
רוצה לדעת אם ניהול הזמן שלך אפקטיבי ?
שאל/י את עצמך את השאלה הבאה:
האם מה שאני עושה עכשיו זה באמת מה שאני צריכ/ה לעשות ?
