10 הדיברות למנהלת
סוף כל סוף ביצעת את הצעד הנחשק ופתחת משרד /חברה משלך.
לפני הכול מזל טוב! בוודאי הבנת שלבטים והתלבטויות יהיו חלק מהמשחק אך תתרגלי אליו מכיוון שזה החלק החשוב שכן כל החלטה לגבי עסק פרטי היא מין סוג של החלטה גורלית וצריך לדעת להתמודד עם הלחץ הכרוך בה שלא חייב להיות מלחיץ רק הגיוני ושקול.
בתור התחלה אתן לך עשרה טיפים בסגנון עשרת הדיברות שהן הבסיס (לדעתי) לניהול עסק מצליח.
1) אל תנוחי על זרי הדפנה - מרגע שפתחת את העסק ואת עובדת יפה ומרוויחה לעולם אל תנוחי ותורידי הילוך בכל פעם שרק מנסה להתגנב לה המחשבה שאפשר לנוח שכחי ממנה מיידית כי היא התחלת הירידה. נשמע קשה? זה אכן כך, רק כאשר אנו נותנות את המקסימום אנו נקבל את המקסימום גודל התוצאה הוא גודל ההשקעה ורק בדרך של התלהבות ויוזמה מחודשת כל הזמן תוכלי לראות את העסק פורח.
2) הרכיבי צוות מנצח - על קצה המזלג אסביר שכוח אדם הוא הבסיס להצלחת העסק. את יכולה להיות המנהלת המוצלחת ביותר אך ללא צוות טוב את תהיי היחידה שעובדת. צוות טוב הוא צוות שיודע לבד מה נדרש בעסק ולא כזה שצריך לקבל הוראות על בסיס יומיומי. עלייך לדעת שבכל פעם שנמצא בעסק עובד גרוע הוא מוריד את הפרודקט של העובדים האחרים גם כן ולכן שלב בחירת כוח האדם הוא השלב הכי חשוב.
3) חומר שיווקי - עלייך לדעת שהעסק שלך צריך להיות ממותג בצורה הטובה ביותר כדי שתוכל לשקף את החזון של העסק. הכוונה היא כרטיס ביקור עם פרטים מלאים (תתפלאו, נתקלתי בכאלה שלא הבנתי מהם כלום..),כמו כן אתר אינטרנט מעודכן על בסיס שבועי לגבי הפעילות השוטפת וכמובן עדכון על מבצעים, חידושים ויוזמות מעניינות שיצרת.
4) מסרים ברורים ורהוטים - לעיתים השפה המקצועית כל כך שגורה בפינו שאנו שוכחות שיש בחוץ לקוחות אשר לא מהענף שלנו אם זה בנושא עריכת דין, הייטק, בישול וכו' עלייך לדעת שכאשר את מוציאה חומר שיווקי בין אם ללקוח קיים ובין אם ללקוח פוטנציאלי המסר חייב להיות ברור ומובן כי אם לא המטרה שלשמה החומר הופץ לא הושגה וכך כל העבודה היתה לחינם. מילה לא מובנת היא המחסום העיקרי בתקשורת ומכירה שלמה יכולה להתפספס בגלל העברת המסר בצורה מסובכת.
5) העמידי במשרד טרמינל מקשר - מאחר וברור וידוע שמנכ"ל החברה לא אמורה לקפוץ בכל פעם שלקוח מטלפן או שנכנסת תקשורת מסוג זה או אחר המבנה הארגוני חייב להיות ברור. נכון שמזכירה אמורה לענות על הצרכים האלו אך עלייך להבין את חשיבות התפקיד. ישנה נטייה לחשוב שמזכירה אמורה רק לענות לטלפונים, לשלוח פקסים ולהעביר הודעות בין אנשי המשרד
אך זו הפחתת ערך עבורה מכיוון שמזכירה צריכה להיות סופר מקצועית כדי לדעת
לאן לנתב כל תקשורת והכי חשוב להוריד ממך המנהלת כמה שיותר עניינים לדעת
לא להיות ראש קטן ולפיל את הכול עלייך ונתקלתי גם בכאלו...
6) כמו בכל מקום לפעמים ישנם גם שינויים - עם הזמן תצטרכי לדעת לזהות מתי נדרש שינוי מיידי בעסק. גם אם את פועלת לפי תכנית עבודה שנבנתה לשנה ואת פוחדת לשנות אותה עלייך לדעת לזהות מתיי הכרחי לעשות זאת ולשנות במהירות האפשרית. פעולה מוצלחת היא פעולה אשר מביאה מקסימום תוצאות בזמן קצר. כאשר את רואה שפעולה מסוימת מאיטה את קצב הגדילה לעומת ההתחלה עלייך מייד לשנות אותה כדי שלא יהיה מאוחר מכיוון שהשוק מכתיב את הקצב ועלייך להיות מוכנה תמיד רגע אחד לפני.
7) הנראות הכללית שלך - החל ממראה המשרד אשר משדר טעם טוב או לחילופין חוסר טעם...
מקום נקי ומעוצב משרה אוירה של איכות, מקום מוזנח או לא נקי משקף חוסר רצינות או מקצועיות. לבוש העובדים וחזותם החיצונית חשובה מאוד לתדמיתה של חברה אם וכאשר מוחלט על קונספט מסוים בין אם זה הסגנון הצעיר (הג'ינס והטישרט) ובין אם זה הסגנון הסולידי יותר ואפילו מחויט אזיי כל העובדים בחברה צריכים להיות לבושים באותו קו שהרי זה מצחיק לראות עובד אחד מחויט ומעונב בעוד העובד השני עם ג'ינס וכפכפים... אלו הם פרטים קטנים המרכיבים תמונה גדולה לגבי חברה ואין להקל בהם ראש .
8) מי אמר אמת ולא קיבל? - עלייך לדעת ששקיפות מלאה היא הדרך היחידה להצליח. כאשר את סוגרת עסקה עם לקוח עלייך להיות בטוחה שהעברת לו נתונים מדויקים לגבי מה בדיוק הוא הולך לקבל ממך לא מה בערך או מה אולי יקרה. אך ורק נתונים מדויקים מכיוון שרק התנהלות כזו מול לקוח מבטיחה שלעולם הוא לא יוכל לבוא בטענות וגם כדי שאת תדעי בדיוק מה את אמורה לספק ותוכלי לעמוד ביעדים מכאן מגיעה השליטה המלאה במה שקורה בעסק.
9) שותפים לאורך כל הדרך - את והצוות וכן, גם לקוחותייך שותפים מלאים לכל מה שקטורה בעסק. עובד שלא ירגיש חלק ממקום ייתן מינימום עבודה רק כדי "להחתים כרטיס" ,עובד שירגיש מתוך ידיעה שגדילה של העסק היא גם גדילה אישית שלו יידע וירצה לתת מקסימום תוצאה וכך תמיד העסק יוכל לפרוח. גם הלקוח צריך להרגיש שותף לדרך שאתם עושים יחד גם כאשר האינטרס הוא משותף חובה לתת את ההרגשה הטובה והחברית כדי לסלול דרך לקשרים עתידיים כל הזמן.
10) תתכונני לחשיבה יצירתית - קוראים לזה להעיז! גם אם נדמה לך שהרעיון הגרנדיוזי שלך "לא כל כך ילך" את חייבת לנסות. לכי תדעי זו יכולה להיות פריצת הדרך עליה חלמת כל הזמן. אני לא מתכוונת להעיז ברמה של לסכן את העסק אלא להעיז לחשוב יצירתי ,מיוחד, כזה שעוד לא היה קודם. כל זאת כמובן תוך מחשבה יסודית לגבי איך זה מועיל לעסק ולא איך זה מכניס לחובות שקשה לצאת מהם אחר כך.
נכון לכאורה הכול ברור וידוע אך תמיד צריך לזכור שעסק הוא דרך ארוכה!
וארוכה גם הייתה הדרך להקמתו ולכן השיקולים המופעלים ודרך העבודה צריכים להיות מתוכננים תוך מחשבה של שני צעדים קדימה. בתור מנהלת האחריות אמנם גדולה אך אם את עובדת בשיטה הנכונה מובטחת לך יציבות , פריחה ושגשוג ואני לא מאמינה שתתנגדי לזה...
יעל לוטן היא מנכ"ל לוטן תדמיות בע"מ.
חברה המתמחה ביחסי ציבור ועבודה מול התקשורת
חברה המתמחה ביחסי ציבור ועבודה מול התקשורת
