אופן אופיס- תוכנות משרד לכל אחד 

מאת נדין כהן*

חברות גדולות לצד עסקים קטנים רבים, כמו גם משתמשים ביתיים, נדרשים לא אחת לצורך פעילותם לשימוש בתוכנות המשרדיות השונות.אלא, ששימוש בתוכנות אלו מחייב רכישת רישיון (זכות שימוש) לכך ולעתים עלות הרישיון עבור כל תוכנה מהווה הוצאה כבדה לכל עסק, קטן וגדול כאחד..
בדיוק עבור אלו, פותח ה"אופן אופיס" (open office).

"אופן אופיס" הינו למעשה חבילת תוכנות משרדיות הכוללת, בין השאר, מעבד תמלילים, גיליון אלקטרוני, תוכנת בניית מצגות ושימוש בגרפיקה ועוד.התוכנה פותחה בקוד פתוח - קרי, בקוד זמין ונגיש לציבור לצפייה, שינוי והפצה –ומופצת כיום בכ-70 שפות ברחבי העולם.
ה"אופן אופיס" תומך במספר מערכות הפעלה, דוגמת Windows, Linux, Mac, Solaris ובניגוד ל-office של מיקרוסופט, הוא חינם וחוקי לכולי עלמא.
יצוין, כי ממשלות רבות מצדדות במתן זכות השימוש בתוכנות לכל אדם באשר הוא ולא רק לבעלי אמצעים. כך למשל, בישראל, משרד האוצר הוא שמממן את התרגום ואת התאימות לעברית החל משנת 2003.

ה"אופן אופיס" נמצא גם בשימוש אוניברסיטאות וקיימת מגמה ההולכת ומתחזקת לשימוש בתוכנה גם ע"י חברות גדולות.
על-מנת להבין טוב יותר את מאפייני התוכנה, נסקור "על קצה המזלג" את המשותף והשונה ל"אופן אופיס" ול-Microsoft office:
השימוש במאפייני ה"אופן אופיס" 3.1 בעברית דומה לזה של גרסת 2003 של מיקרוסופט. משכך, המעבר בין שני היישומים הוא קל ומהיר.
אמנם ה"אופן אופיס" פועל בפורמט שונה ממיקרוסופט, אך ניתן לשמור כל קובץ גם כקובץ WORD ,EXCEL  או PPT .
בנוסף, ניתן לשמור כל מסמך המופק ב"אופן אופיס" גם כ-PDF .
לגרסת "אופן אופיס" 3.1 בעברית אף קיימים מגוון יתרונות נוספים:

•  התוכנה מאפשרת שמירת קבצים בפורמט PDF ואף עריכתם, תכונה שעדיין נחשבת נדירה בעולם התוכנות המשרדיות. 

• קיים סרגל מובנה לניקוד המסמכים המופקים במעבד התמליליםWRITER  

• התוכנה מאפשרת לפתוח קבצים שהופקו ב-office 2007 של מיקרוסופט(מה שאין כן בגרסת 2003 של מייקרוסופט עצמה).

מעבד התמלילים WRITER  הוא מעבד חזק, ידידותי למשתמש ומתאים לכל סוגי המסמכים. עם זאת, חשוב לציין כי רמת שילוב גרפיקה במסמכים מוצלחת פחות מזו של תוכנות מיקרוסופט.
כאמור, ה"אופן אופיס" מאפשרת פתיחת כל סוגי המסמכים שהופקו בתוכנות מיקרוסופט. עם זאת, לעתים עלולות לצוץ בעיות תאימות בין ה- WORD של מיקרוסופט וה-וWRITER של ה"אופן אופיס".
על-כן, למשתמשים להם ממשק מול אנשים רבים, עם דגש על שיתוף מסמכים ביניהם, לא מומלץ לעבור ל"אופן אופיס" בכדי להימנע מבעיות תאימות ותקלות במהלך העבודה התקין.

הגיליון האלקטרוני CALC טומן בחובו מגוון יישומים דוגמת עיצוב, שימוש בפונקציות, יצירת ועריכת גרפים, הקמה ושימוש בבסיסי נתונים ועוד. עם זאת, נכון למועד מאמר זה הוא אינו תומך ביצירת גיליונות  מורכבים ומתוחכמים.

תוכנת IMPRESS, תוכנה להפקת מצגות, ממלאת את תפקידה בהצלחה יתרה. אמנם קיימים הבדלים בין תבניות המעוצבות ע"י יישומי מיקרוסופט ואלו של ה"אופן אופיס" אך ניתן לעצב תבניות באופן עצמאי ובכל אופן, שתי התוכנות דומות וההבדלים ביניהן מזעריים.

תוכנת DRAW הינה תוכנה להכנת פלקטים. תוכנה זו נחשבת איכותית יותר מתוכנת ה"צייר" של WINDOWS אך פחות מתוחכמת מה-PUBLISHER .

MATH הינו מודול המאפשר כתיבת נוסחאות מתמטיות. מודול זה מזכיר במאפייניו את ה-"EQUATION " של מיקרוסופט.

אחד החסרונות העיקריים, לאלו הרגילים להיעזר בכך, הוא חסרונה של תוכנה לניהול זמן ודוא"ל בחבילת ה"אופן אופיס", דוגמת ה-outlook של מיקרוסופט.
חשוב לציין כי ניתן להתקין במחשב אחד "אופן אופיס" לצד Microsoft office. שתי התוכנות ידורו זו לצד זה והמשתמש יוכל לבחור את התוכנה המתאימה לו.

לסיכום, מאמר זה סקר עבורכם מעט מיתרונות ה"אופן אופיס" אל מול מגבלותיו השונות. השימוש ב"אופן אופיס" הולך וצובר תאוצה בקרב בתי אב, משרדים ועסקים קטנים ובינוניים ורבים רואים בו פתרון מקצועי מאד, נוח לשימוש – וללא כל עלות.


*הכותבת הינה מנכ"ל חברת Click Enter המתמחה בהדרכת מחשבים בארגונים ומנהלת פורום "אופן אופיס" בתפוז אנשים.