הערכה בניהול פרוייקטים 

הערכה בניהול פרוייקטים

צוות גילון יעד

שיטת ההערכה המסורתית המקובלת, יונקת מתפיסה כללית הגורסת כי מבצע הפרוייקט והגורם המעריך את הפרוייקט הינם שני גופים נפרדים בהכרח. אותו גורם מעריך מצוי בדרך כלל  ברמה גבוהה ממבצע הפרוייקט מבחינת ההיררכיה הארגונית, המעריך נתפס כגורם "המבין והיודע" ומתוקף סמכותו וידיעותיו עליו להגדיר תפוקות ברורות להשגה על-ידי המבצע בתחילת הפרוייקט ועליו להעריך את המבצע. הערכה זו יכולה להתבצע תוך כדי התהליך או בסיומו של התהליך, אך ברור כי למעריך הבילעדיות על המשוב לאורך ו/או בסוף התהליך.

ההנחה היא כי ההערכה, והרושם שמקבל המעריך בנוגע לפרוייקט, מתורגמים ל"ציון" או החלטה אופרטיבית באשר להמשך עבודתו של המבצע. למשל, אם מדובר ביחסי ספק-לקוח, התירגום אשר יתבצע על-ידי הלקוח באשר לביצועו של הספק יכלול שתי אופציות (מעין ציונים): אם ההערכה היא כי הביצוע היה לקוי ואיננו מספק את הלקוח- ידרוש הלקוח את הפסקת המשך העבודה המשותפת לו ולספק. אם ההערכה היא כי הביצוע היה מוצלח יתוגמל הספק כפי שנקבע מראש בחוזה או בדרכים אחרות.

בכל מקרה, הגבולות בין הלקוח המעריך את הפרוייקט והספק המבצע- ברורים. זוהי גישה אשר במהותה שופטת ומפרידה באופן ברור בין הישויות המבצעות והישויות המעריכות במערכת.

 יש להבין כי לתפיסה זו ישנן השלכות רבות ושונות בפועל. בראש ובראשונה מצויה הנטיה להעריך את מבצע הפרוייקט בנקודת זמן חד-פעמית, בסיום העבודה, או בנקודות זמן מוגדרות תוך כדי העבודה העוצרות את המהלך הרציף של הפרוייקט. המבצע מתבקש להגיש דו"ח או תפוקות ביניים ורק לאחר אישור המעריך והערותיו רשאי המבצע להמשיך בעבודתו. שנית, בדרך כלל נוטה ההערכה המסורתית לשאוף לאובייקטיביות ומשתדלת למקם את כל "מבצעי הפרוייקטים" על סקלה אחת הנבנית ממרכיבים מוגדרים מראש. מרכיבים אלו מאפשרים את דירוג והשוואת מבצעי הפרוייקטים זה לזה, לשם נתינת "ציון" המשקף את הביצוע באופן שיהיה בר השוואה, למשל בין ספקים שונים שהלקוח מעוניין לדרג.   

כיום הולכת וגוברת המגמה אשר קוראת לשימוש בשיטות הערכה אלטרנטיביות להערכה המסורתית. שיטות אשר ביסודן יטשטשו את הגבולות בין מבצע הפרוייקט ומעריך הפרוייקט. כיום ישנה מודעות רבה לחשיבות של הערכה המתבצעת על ידי גורמים חיצוניים למבצע הפרוייקט, בד בבד עם משוב עצמי (להלן- רפלקציה) של מבצע הפרוייקט. ביצוע הערכה שכזו באופן שוטף איננה משימה קלה, וברור כי יש צורך להכשיר את מבצע הפרוייקט לפתח מיומנויות אשר יסייעו לו לתחקר תהליכים באופן מקצועי ולנהל פרוייקטים באפקטיביות. המודל לניהול פרוייקטים מספק מיומנויות אלו, ובפרק זה יושם דגש על מיומנויות ההערכה.

אם-כן, עקרונות ניהול הפרוייקטים ושיטת העבודה לצורך ניהול נכון ויסודי של הפרוייקט, אינם יכולים להיות מיושמים במסגרת התפיסה הקונבנציונלית של ההערכה. בבסיסו של המודל לניהול פרוייקטים, קיימת ההנחה כי יש לנהל את תהליכי העבודה באופן שיטתי ורחב, ובאופן המתייחס לכל האספקטים האפשריים הקשורים בפרוייקט. ללא ניהול שיטתי, הלוקח בחשבון את כל המימדים של הפרוייקט, לא יצליח מנהל או מבצע הפרוייקט לסיים את הפרוייקט בהצלחה.

ניהול זה מחייב בקרה שוטפת לכל אורך תהליך הפרוייקט, הערכה של מיקומו של המבצע ביחס למטרות אשר הציב לעצמו, והערכה לגבי התקדמות הפרוייקט על מימדיו השונים. תהליכי בקרה והערכה אפקטיביים, כפי שמתוארים במודל לניהול פרוייקטים, אינם יכולים להתבצע אחת לתקופה או באופן חד פעמי, כפי שקורה בהערכה הקונבנציונלית. תהליך הבקרה מתואר במודל לניהול פרוייקטים כחלק אינהרנטי לביצוע הפרוייקט, בשונה מהעצירות המשהות את המהלך השוטף של הפרוייקט לצורך הערכה בשיטה הקונבנציונלית. הבקרה מאפשרת בחינה שוטפת של הביצוע וכן מעצבת ומשפרת את תהליך הביצוע עצמו, עוד בזמן התרחשותו. 

הערכה חלופית היא בדיקה ישירה של ביצוע, המשולבת בתהליך הביצוע עצמו- תורמת לו ומכוונת אותו.

חשוב להבין כי התפיסה החלופית של הערכה, מעמידה את מבצע הפרוייקט במוקד. על מבצע הפרוייקט לחוש אחריות מלאה על ניהולו וביצועו השוטף של הפרוייקט, ועל כן עליו לדאוג כי עבודתו תוערך באופן הטוב ביותר בכדי שיצליח לבצע ולנהל פרוייקט מוצלח. מדובר במבצע אקטיבי, אשר באחריותו לתור אחר גורמים רבים ככל האפשר אשר יוכלו להעריך את עבודתו עוד במהלך ביצוע הפרוייקט, ולקיים הפקת לקחים מושכלת. עליו להכיר בחשיבות המשוב העצמי אשר יש ביכולתו להפעיל על מהלך עבודתו בכדי לבקר באופן שוטף את התהליך, לצורך תיקון ושיפור מהלך העבודה. כלומר, מבצע הפרוייקט אחראי על ביצועו השוטף של הפרוייקט ועל תהליכי ההערכה בו.

ההערכה החלופית שמה דגש הן על הערכת תוצאות הפרוייקט (הערכה המתבצעת בסיום הפרוייקט), והן על הערכת תהליך הביצוע של הפרוייקט. דגש זה נובע מן ההכרה כי ישנה חשיבות לא רק לתוצאות התהליך אלא למידת האפקטיביות והיעילות של התהליך. למשל, פרוייקט למיחשוב תוכניות עבודה יכול להשיג את מטרותיו המוצהרות בסופו של התהליך אולם יתכן והביצוע במהלך הפרוייקט היה לקוי (בזבוז זמן שלא היה הכרחי, שימוש בתקציב רב מדי שאיננו פורפורציוני לסדר הגודל של הפרוייקט או מערכת מסורבלת ולא ידידותית שלא התקיימה בה הטמעה אפקטיבית והמערכת לא מופעלת בקנה מידה כולל). בקרה שוטפת לכל אורך התהליך, הבוחנת את ההתקדמות, ומורכבת מסוגים שונים של מעריכים- המבצע עצמו ומעריכים חיצוניים המוזמנים על ידו- הופכת לחלק אינטגרלי של תהליך העבודה.

מאפיין בולט של ההערכה החלופית הוא האפשרות לבנות מערך הערכה מגוון של העבודה המתבצעת בפרוייקט. בשונה מהערכה הקונבנציונלית אשר מנסה להרכיב "ציון" יחיד אשר ישקף את העבודה בפרוייקט, הנסיון בשיטה החלופית הוא דווקא ליצור פרופיל ביצוע מפורט הכולל הערכות שונות. השימוש במעריכים שונים ובשיטות שונות לשם הערכה מאפשר תמונה מדוייקת יותר של ביצוע הפרוייקט וכך מתקבלת הערכה אפקטיבית יותר של הפרוייקט.

הערכה אשר מתבצעת בסופו של התהליך, ומטרתה לאבחן, למיין או לדווח לאחר מעשה. זוהי הערכה שיפוטית אשר מצויה הן בשיטת ההערכה הקונבנציונלית והן בשיטת ההערכה החלופית. אם תיארנו את ההערכה החלופית בנ"ל כתהליך של מעין איסוף מידע בפרוייקט, במקרה של הערכה מסכמת מטרת קבלת המידע היא לצורך של שיפוט וקבלת החלטות בסיומו של הפרוייקט. 

מטרתה של הערכה זו היא לשנות ולשפר את תהליך הלמידה או הפעילות, תוך כדי התרחשותו. זוהי הערכה אשר תפקידה לספק משוב ומידע לצורך שיפור העבודה, תוך נתינת תיאור מדוייק ומפורט של יכולות המבצע, מצב נוכחי והשיפור הנדרש על-מנת לשנות מצב זה.

הערכה מעצבת מעצם היותה חלק בלתי נפרד מתהליכי העבודה, מספקת תמונה מקיפה, מעמיקה ודינמית, המאפשרת זיהוי גורמים, אבחון תהליכים ושיפור דרכי פעולה. הערכה זו איננה נעצרת בהערכת התוצאה, אלא מעריכה באופן שוטף גם את תהליך הביצוע. היא נותנת בידי מבצעיה סמכות (חופש פעולה) ואחריות, ומאפשרת להם כר נרחב ליוזמה, יצירתיות וחדשנות.

הערכה זו מצויה אף בהערכה הקונבנציונלית, אך בהקשר של ההערכה החלופית ישנו שימוש מרכזי בהערכה המעצבת, הואיל ובבסיס ההערכה החלופית מצויה הבקרה השוטפת לכל אורך תהליך העבודה.

תהליכי ניהול פרוייקטים הינם הזרוע העיקרית של הנהלת הארגון לייצור מציאות עיסקית, ארגונית וטכנולוגית חדשה. הצלחת פרוייקטים תלויה בלמידה מתמדת, הפקת לקחים ופיתוח תחושת מסוגלות בצוות הארגון ביצירת מציאות חדשה. צוות גילון יעד התמחה בשילוב מתודולוגיות מתחומי ניהול פרוייקטים, פסיכולוגיה ארגונית, מינהל עסקים, טכנולוגיה וניהול שינויים על מנת לייצר הצלחה מתמשכת ואפקטיביות ארגונית כוללת למגוון ארגונים בארץ ובעולם. טיפוח מנהל הפרוייקט - הערכה מקדמת, מאתגרת ותומכת, הינם חלק מהכלים העומדים לרשות מנהלים ליצירת הצלחה ארגונית משמעותית.