איך לנהל את כספי הארגון 

מזה כעשור, תפישת האאוטסורסינג תופסת תאוצה בתחומים שונים - בעיקר בחברות בינוניות וגדולות  ובשנים האחרונות התפיסה מתחילה להיטמע גם בחברות קטנות ו בינוניות. כאשר בוחנים את התחומים בהם יושם בפועל המודל, מגלים כי עיקר היישום בחברות גדולות הינו בתחומי ה-IT, התפעול ומזה מספר שנים גם בתחום ה-R&D, באמצעות מהנדסים מהודו, אוקראינה ומדינות אחרות במזרח אירופה או המזרח הרחוק. אולם, במבט מעמיק יותר, ניתן לשים לב שלא רק בתחום ה- IT מושרשת תפישת האאוטסורסינג, אלא כמעט כל עסק או חברה מעסיקים בתוכם עובדים במיקור חוץ.. לדוגמא, רוב עובדי הניקיון שמועסקים בחברות השונות הינם עובדים חיצוניים לחברה אשר מועסקים בתוך החברה. דוגמא נוספת ניתן למצוא בתחזוקת מבנים ומכונות אשר מתבצעת לרוב ע"י חברות מקצועיות בתחום ולא ע"י עובד של החברה. בחברות קטנות ובינוניות ניתן לראות בשנים האחרונות אאוטסורסינג בתחומים נוספים כמו מכירות, פיתוח עסקי, כספים, משאבי אנוש וכיוצא בכך.

הסיבות המרכזיות להעסקת עובד במיקור חוץ הינן הסיבה הכלכלית והפחתת כאב הראש . מעסיק אשר מעוניין בעובד או מנהל לחברתו, נדרש להוציא כסף על פרסום מודעות דרושים, לפנות זמן חשוב מעיסוקו ביום על מנת למיין את קורות החיים, לראיין את המועמדים, כשנמצא המועמד המתאים יש להכשיר אותו לעבודה, לדאוג לו לקרן פנסיה, ביטוחים,  לשלם פיצויים במקרה של פיטורים ושוב להוציא את כל אותם סכומי כסף כדי לגייס עובד חדש. מיקור חוץ חוסך למעסיק את מרבית השלבים, דבר החוסך לו זמן וכסף רב.

המשבר הכלכלי,  מאלץ את המעסיקים לעשות חושבים כבר בימים אלו. האם כדאי בתחומים מסויימים להשתמש בשכיר/ים, או עדיף להשתמש כתחליף בשירותי מיקור חוץ?

במקום לקחת עובד שכיר ולשלם לו באופן קבוע, מעדיפים יותר ויותר מעסיקים להוציא את העבודה למיקור חוץ ולשלם לפי פרוייקט, משמע, רק על זמן ביצוע הפרוייקט. דבר זה נכון לדוגמא בתחום ה IT. כמו כן, מנהל יעדיף שלא להעסיק שכיר במשרה מלאה במקום בו נדרשת רק משרה חלקית ובמקומו יעסיק עובד במיקור חוץ. נושא זה נכון לדוגמא בתחומי הכספים. בתקופה זו של המשבר ישנו משנה חשיבות למעסיק להתמקד בליבת העסק ולשמר אותה כדי לשרוד. יתר על כן, מנהלי חברות חייבים לעסוק כעת בפיתוח עסקי והעמקת יכולת המכירות של העסק ולהוציא החוצה למיקור חוץ נושאים אחרים.

תחומי ניהול כספים שכדאי להיעזר בהם באאוטסורסינג

תחומי ניהול הכספים שניתן להוציא למיקור חוץ הינם רבים ומגוונים, החל בסמנכ"ל הכספים המשך בחשב ובכלכלן וכלה בחשב השכר, הגזבר ומנהל החשבונות.

בחברות אשר יש בהן מנהל כספים ומחלקת הנהלת חשבונות, ניתן להוציא למיקור חוץ חשבים וכלכלנים. לרוב שרות זה יינתן כעזר למנהל הכספים. כלכלן ייתן למנהל הכספים שקט נפשי בפן הכלכלי (לרוב במקרים בהם מנהל הכספים הינו רו"ח). ועוזר חשב ייתן למנהל הכספים שקט בפן החשבונאי (לרוב במקרה בו מנהל הכספים הינו כלכלן ולא רו"ח).

בתקופת משבר יש לתת משנה תוקף להרחבת תחום הכספים במקצוענים ולו במשרה חלקית אשר יתנו דגש וחיזוק משמעותי לניהול הכספים בחברה אשר בתקופה זו חייב להיות הדוק, הן בפן הכלכלי והן בפן החשבונאי. לצערנו, בתקופה של צמיחה שמים דגש פחות על תמחיר, תקציב, תזרים מזומנים ובכלל על ניהול פיננסי. התנהלות מסוג זה הינה לקוייה ומונעת מחברות למקסם רווחים.  בתקופות משבר אנשי כספים הופכים להיות קריטיים לשרידות העסק ולכן יש לגבות אותם במקצוענים בחלקיות משרה.

ארגונים וחברות גדולות ישתמשו באנשי כספים במיקור חוץ תוך פיתוח גמישות תעסוקתית בתקופה חסרת וודאות. לחברות הגדולות אגף או חטיבת הכספים כוללת אנשי כספים רבים ומגוונים ומתאפיינת לרוב בכך שהיא בחוסר תמידי בכ"א ועובדת בלחץ רב. אגף הכספים איננו גוף יצרני ועל כן איננו נתפס כתורם לגידול בהכנסות החברה (למרות שבפועל, אגף כספים אקטיבי בהחלט תורם הן לשורה העליונה והן לשורה התחתונה של החברה) אלא מהווה תקורה. גוף תקורתי יקבל לעולם פחות משאבים מאשר גוף יצרני או גוף מכירות ועל כן תמיד יהיה בחוסר ותחת עומס עבודה כבד.

חברות ההזנק מתאימות את עצמן למצב

 במצבי מיתון, כל המשאבים יופנו לכיוון הניהול השוטף ולא לכיוון פיתוח כלים חדשים, עיסוק בנושאים חדשים, ביצוע בקרות נוספות ותחומים נישה אחרים והמגמה מחריפה בתקופת משבר. יחד עם זאת התפוקות שהאגף מתבקש להפיק מעצמו בתקופה זו עולות. אנשי האגף נדרשים לבצע גבייה אגרסיבית יותר, לפתח שמרנות גדולה יותר בתחום הבקרה על חוזי מכירה, לתחזק תחזית מכירות המתעדכנת בטווחים קצרים, לבצע עדכונים תקציביים בסבבים קצרים יותר, לבצע תמחור מחודש המתעדכן בהתאם לשינויים המהירים בשוק, בשערי המטבעות, במחירי הדלקים וחומרי הגלם ועוד.

הטיפול בפרוייקטים מיוחדים או תקופתיים ובנושאי נישה לוקה בחסר בימים רגילים, והחסר מחריף בתקופת משבר. דווקא בתקופת משבר יש הכרח לטפל באותן נישות אשר אינן מטופלות ויש להן השפעה על ביצועי החברה. היות והטיפול בנישות איננו טיפול שוטף, הרי אין ערך מוסף ייחודי לסגל האורגני של תחום הכספים בביצוע הפרויקטים ועל כן ניתן להוציאם לאאוטסורסינג ולהנות מכיסוי תחומים אשר לרוב מסומנים בסוף שנה ככאלו שלא בוצעו עקב חוסר במשאבים (בדרך כלל מגולגלים משנה לשנה בתוכנית העבודה). בנישות אשר צריכות להיות מטופלות חיצונית ניתן לכלול לדוגמא את הנושאים הבאים: בחינת תהליכים פיננסיים שונים בארגון, התייעלות, תמחיר בחברות אשר אינן מבצעות תמחיר בשוטף, בניה ותחזוקת תוכנית עמלות לסוכנים, שיתופי פעולה או אנשי מכירות, תאום ובקרה על פעילות חברות בנות בינלאומיות, ביטוחים,  SOX, בקרה פיננסית וביקורת פיננסית פנימית, ניהול סיכונים והגנות מטבע, מדיניות השקעות, טיפול מול קרנות, מערכות מידע פיננסיות - הגדרת צרכים והטמעתן ועוד.

בחברות קטנות  אין הצדקה להעסיק מנהל כספים או חשב במשרה מלאה ולכן ניתן להוציא את תחום ניהול הכספים לחברה העוסקת בתחום. חברות ניהול הכספים מספקות מנהל כספים מנוסה במשרה חלקית, משפרות לעין ערוך את ההתנהלות הפיננסית של החברה וחוסכות למנכ"ל זמן רב ולחברה כסף רב. אי הוודאות הגדולה בתקופה זו והסיכונים הגבוהים בהם נמצאים העסקים הקטנים והבינוניים ובמיוחד אלו המתנהלים ללא מנהל כספים או חשב,  מחייבות את מנהלי החברות להסתייע באיש כספים במשרה חלקית אשר יסייע להם לצלוח את המשבר.

חברות הזנק רבות מעסיקות מנהל כספים/חשב במשרה מלאה למרות שנפח הפעילות שלהן אינו מצדיק זאת. אנו מעריכים כי בתקופה הקרובה נראה גם שינוי בתחום זה. אנו נראה את חברות ההזנק מתאימות עצמן לעצירת הגיוסים מקרנות ההון סיכון וכחלק ממאמצי ההישרדות יעברו להעסיק מנהל כספים במיקור חוץ, במשרה חלקית במקום מנהל כספים או חשב במשרה מלאה.

איך להתמודד עם ההעדפה לשמור את ניהול הכספים בתוך החברה - וכן לפנות למיקור חוץ

אחד הטיעונים המשכנעים למיקור חוץ, הינו מתן האפשרות ללקוח להתמקד בליבת העסקים שלו. משמע, לעסוק בתחום ההתמחות שלו באשר הוא. מכאן עולה השאלה, האם משמעות הדבר כי  מכירות, כספים ומשאבי אנוש משתייכים לרוב לליבת העסקים ועל כן לא סביר כי מנהלי חברות יוציאו אותם החוצה למיקור חוץ? קשה להניח. הרי ברור כי חברה המתמחה במתן שירותי משאבי אנוש, כספים או מכירות בכל זמנה ובמגוון של חברות, תהיה מיומנת יותר בביצוע כל אחת מהמשימות. החברה תתעדכן בתחומה כל העת, תצבור ניסיון ותכיר את אופן העבודה, הכלים והאפשרויות בשוק לביצוע מיטבי של משימותיה בכל סוג של חברה.

מלבד זאת -ההתמודדות בזמן משבר הינה כלכלית. אם חברה רוצה לחסוך כסף, היא צריכה לקחת אנשי כספים מנוסים במיקור חוץ שישדרגו את תחום ניהול הכספים בחברה.

 מהן הסיבות העיקריות לעליה בביקוש למיקור חוץ בתחום הכספים?

בתקופה האחרונה ניכרת עלייה בכמות הפניות לבחינת האפשרות להעסיק אנשי כספים במיקור חוץ.

הסיבות העיקריות הינן:

1. מנהלי חברות ללא אנשי כספים מנוסים  מבינים כי את המשבר ניתן יהיה לצלוח רק עם תחום כספים חזק ומיקצועי. חברות אלו מבקשות להערך בצורה מיטבית למשבר ומחזקות את תחום הכספים באיש כספים מנוסה בחברה או בעוד איש כספים מנוסה בחברה אשר ימזער את הנזקים בשנה הקרובה.
2. חברות אשר מבקשות להחליף אנשי כספים במשרה מלאה באנשי כספים במיקור חוץ במשרה חלקית על מנת לחסוך בהוצאות.
3. חברות המבקשות לשלם על אאוטסורסינג של אנשי כספים כפתרון לביצוע פרוייקטים בתחום הכספים.