כמעט כולנו מתחבטים קשות בבואנו לערוך אירוע פרטי, מה יזניק את אירוע מסתם אירוע יבש, לאירוע שייחקק שנים ארוכות בלב האורחים ומהאמרגנים.
זה לא משנה אם זה אירוע פרטי משפחתי או אירוע עסקי, כי בשניהם החששות דומים. אם זה באירוע פרטי משפחתי, החששות הם שהאורחים יתאכזבו ולא תהיה אווירה ונעימה, זיכרונות מהאירוע יצבעו בצבעים אפורים. או באירוע עסקיחברה, שמטרת האירוע לא תצלח, או שגם במקרים יותר קיצוניים כישלון האירוע אף יכול להביא להורדה בדרגת העבודה ואפילו בפיטורין.
איך מוצאים מקום טוב לאירוע הפרטי שלנו:
רובנו בדרך כלל נדלה ממלאי הזיכרונות הטובים שלנו את המקוםאולם שנחרט אצלנו בצורה הכי טובה ולשם נלך. גם אחראיאית אירועים בחברה יבחר תמיד במקום שהוא מאוד נהנה בו כאשר הוזמן בו לאירוע משפחתי או חברתי. זו בוודאי תהיה הבחירה הנכונה שלנו. מיותר לציין שמקום שנחרת בתוכנו כמקום גרוע, כמובן בזכות אירוע אומלל שהתקיים בו, לא יישקל וייפסל מייד.
מקורות נוספים
באין לנו זיכרונות ממקומות נוספים, נבצע חיפוש באינטרנט. בשלב ראשון נקליק 'אירועים פרטיים', והאופציה הראשונות שיעלו בתוצאות החיפוש של גוגל יהיו האופציות הראשונות. כאן נתקשר ונברר מחירים, ואף נרצה לבוא לראות את המקום. בשלב הזה מאוד חשוב ועקרוני לדעת, מה לשאול ואיך לנתח את התשובות. מה צריך לדעת ולשאול בשביל אירוע פרטי, מטבע הדברים כל בעל מקום יפאר ויהלל את המקום שלו. מסך טלוויזיה קטן המונח ברישול על מדף במקום, ייהפך אצלו למסך פלזמה ענק. זוג רמקולים של מחשב ביתי, ייהפכו למערכת שמע משוכללת. כמה בקבוקי אלכוהול מאיכות גרועה, ייהפכו אצלו לאלכוהול איכותי, וכן הלאה והלאה....
בעלי מקום שיש ברשותם (רבים היום) אתר אינטרנט יפנו אותך אליו. גם שם התיאור יכול להיות מפוקפק. התיאורים יכולים להיות מוגזמים מידי, ותמונות תמיד אפשר לצלם ממיקומים מחמיאים. כולנו בוודאי עמדנו על הפער בין תמונה באתר אינטרנט לבין מה שקורה בפועל במציאות. לכן אם לא שואלים שאלות מדויקות ואולי אפילו קנטרניות לפעמים, לפעמים לא מקבלים את התמונה המלאה. צריך לציין שצריך לקחת בחשבון גם את התקציב שלנו. כלומר זה ייראה מאוד משונה אם נבוא עם תקציב זעום למקום בינוני ונבקש שירות של מקום יוקרתי. אבל בכל מקרה לא צריך להתבייש לדרוש. לסיום הנושא העצה הכי טובה שאפשר לתת היא לבוא למקום ולראות בעצמם, או לשאול מכרים שהיו שם.
מה צריך בשביל אירוע פרטי טוב:
ובכן הגענו למקום. לפעמים באמת בצפייה ראשונית המקום נראה מדהים. וזה קצת מסוכן, כי פה אנחנו שוכחים לשאול את השאלות האמיתיות, או גרוע מזה, את מטרת האירוע. לכן לפני, וזה הדבר הראשון, צריך להגדיר את מטרת האירוע (במאמר זה אני מתרכז באירועים פרטיים, שמטבעם הם יותר קטנים ומצומצמים(. בכמה אנשים מדובר, בהמשך למטרות האירוע, מה אני צריך בשביל האירוע. כאשר הנתונים האלו ברורים לפני, לפתע באופן מטאפורי מונחות על עיני משקפיים חדות במיוחד שרואות את המקום כפי שהוא, על חסרונותיו ויתרונותיו.
ישנם דברים שהם משותפים כמעט לכל האירועים הפרטיים, משפחתיים ואירועי חברה קטנים, שצריך שיהיו כדי שהאירוע יהיה מוצלח.
בעל המקום. מראש תמיד עדיף שהתנהלות תהיה עם בעל מקום נוח, זמין, גמיש, מדבר בגובה העיניים, כזה שחי את כל תחום האירועים וייתן ממרצו וניסיונו האישי להצלחת האירוע. דבר כזה כמובן קולטים כבר בשיחה הראשונה.
המקום. אין ספק שניראותו של המקום היא פקטור חשוב להצלחת האירוע. הרי זהו הדבר הראשון שאנחנו רואים, וזהו הדבר שגם מוסיף ואף עוזר לייצר ולקבע אווירה.
העיצוב, הריהוט שבו, תאורה וכולי.. לדוגמא אירועים פרטיים עד 100 איש יערכו בדרך כלל באולמות קטנים ואפילו בפאבים. תארו לעצמם שאתם מגיעים למקום ומבחינים בריהוט בלוי, כסאות ושולחנות מפלסטיק, באר לא מרשים, טיח מתקלף ותאורה לא טובה. כמובן שאיש וטעמו, אולם קטן או פאב, אך המטרה היא שהאורחים יכנסו בתחושת וואו...
מוסיקה. תמיד מוסיקה תהיה הגורם הכי משפיע בהצלחת אירוע. מוסיקה טובה אפילו תכסה על חסרונות ופאשלות אחרות. צלילי המוסיקה הם הגורם המכריע. ולמה הכוונה: ראשית מערכת השמע במקום. מערכת שמע לא איכותית יכולה להרוס את השיר שריגש אתכם לכל אורך ימי חייכם, את הקריינות, אם הבאתם זמר או די גי, הם יהיו תלויים לגמרי במערכת שמע של המקום (יש כאלו שגם מספקים בעצמם מערכת שמע).
מיקום. עדיף תמיד לבחור מיקום הנוח לרוב האורחים. כלומר אדם מבאר שבע לא יערוך אירוע בראש הנקרה. אדם מאזור השרון, יערוך אירוע פרטי בכפר סבא, או בכלל האזור השרון. הסיבות לכך הן רבות. אורח שיבוא מרחוק יגיע כבר עייף, ולכל אורך האירוע הוא בטח יהיה מוטרד מהנסיעה חזרה, ולא ישתה כמעט כלום כדי להישאר פיכח. בנוסף למיקום צריך לבדוק אם למקום יש חניה. זה לא היה נחמד אם לאורח ייקח זמן רב למצוא חניה כאשר הוא מגיע לאירוע. בשורה התחתונה מאוד יוסיף לאווירה אם לאורח לא טרדות בקשר לחזרה הביתה.
תפריט. עוד גורם מכריע ביצירת אווירה טובה באירוע. כידוע הקיבה שלנו משפיעה מאוד על מצב הרוח שלנו. אם האוכל והשתייה יהיו טובים.. כך גם מצב הרוח שלנו. תפריט המקום צריך להיבדק בחומרה, ויהיה טוב אם גם תהיה גמישות בו. כמו כן רצוי שהאלכוהול יהיה מקורי ואיכותי ולא יגרום לטעמי לוואי משונים. כמו כן לוודא עם בעל המקום אם הוא יכול להביא משקאות ספציפיים לאירוע שלנו.
חריגים. תמיד כדאי לשאול מראש על נושאי כשרות, מנות צמחוניות, אם חייבים למלא מספר מסוים של שולחנות או לא, אם יש ציוד לנכים: רמפה, שירותי נכים ועוד....
דברים נוספים שכדאי לבדוק. בהרבה אירועים, גם משפחתיים וגם באירועי חברה נוהגים להקרין מצגות וסרטים אישיים. לכן כדאי לבדוק אם במקום יש מערכת הקרנה מסך ענק ומחשב. כמו כן אם ישנה אפשרות להביא מפעילים מבחוץ כגון, זמרים, רקדנים, ליצנים,מנחים ועוד.... במקרה זה לשאול אם יש מערכת הגברה, מיקרופונים וכולי.
צריך לזכור, שילוב של כל האלמנטים האלו יגרמו לאירוע שלכם להיות הצלחה מסחררת, להיהפך לזיכרון סוער ונעים אצל כל האורחים....
זה לא משנה אם זה אירוע פרטי משפחתי או אירוע עסקי, כי בשניהם החששות דומים. אם זה באירוע פרטי משפחתי, החששות הם שהאורחים יתאכזבו ולא תהיה אווירה ונעימה, זיכרונות מהאירוע יצבעו בצבעים אפורים. או באירוע עסקיחברה, שמטרת האירוע לא תצלח, או שגם במקרים יותר קיצוניים כישלון האירוע אף יכול להביא להורדה בדרגת העבודה ואפילו בפיטורין.
איך מוצאים מקום טוב לאירוע הפרטי שלנו:
רובנו בדרך כלל נדלה ממלאי הזיכרונות הטובים שלנו את המקוםאולם שנחרט אצלנו בצורה הכי טובה ולשם נלך. גם אחראיאית אירועים בחברה יבחר תמיד במקום שהוא מאוד נהנה בו כאשר הוזמן בו לאירוע משפחתי או חברתי. זו בוודאי תהיה הבחירה הנכונה שלנו. מיותר לציין שמקום שנחרת בתוכנו כמקום גרוע, כמובן בזכות אירוע אומלל שהתקיים בו, לא יישקל וייפסל מייד.
מקורות נוספים
באין לנו זיכרונות ממקומות נוספים, נבצע חיפוש באינטרנט. בשלב ראשון נקליק 'אירועים פרטיים', והאופציה הראשונות שיעלו בתוצאות החיפוש של גוגל יהיו האופציות הראשונות. כאן נתקשר ונברר מחירים, ואף נרצה לבוא לראות את המקום. בשלב הזה מאוד חשוב ועקרוני לדעת, מה לשאול ואיך לנתח את התשובות. מה צריך לדעת ולשאול בשביל אירוע פרטי, מטבע הדברים כל בעל מקום יפאר ויהלל את המקום שלו. מסך טלוויזיה קטן המונח ברישול על מדף במקום, ייהפך אצלו למסך פלזמה ענק. זוג רמקולים של מחשב ביתי, ייהפכו למערכת שמע משוכללת. כמה בקבוקי אלכוהול מאיכות גרועה, ייהפכו אצלו לאלכוהול איכותי, וכן הלאה והלאה....
בעלי מקום שיש ברשותם (רבים היום) אתר אינטרנט יפנו אותך אליו. גם שם התיאור יכול להיות מפוקפק. התיאורים יכולים להיות מוגזמים מידי, ותמונות תמיד אפשר לצלם ממיקומים מחמיאים. כולנו בוודאי עמדנו על הפער בין תמונה באתר אינטרנט לבין מה שקורה בפועל במציאות. לכן אם לא שואלים שאלות מדויקות ואולי אפילו קנטרניות לפעמים, לפעמים לא מקבלים את התמונה המלאה. צריך לציין שצריך לקחת בחשבון גם את התקציב שלנו. כלומר זה ייראה מאוד משונה אם נבוא עם תקציב זעום למקום בינוני ונבקש שירות של מקום יוקרתי. אבל בכל מקרה לא צריך להתבייש לדרוש. לסיום הנושא העצה הכי טובה שאפשר לתת היא לבוא למקום ולראות בעצמם, או לשאול מכרים שהיו שם.
מה צריך בשביל אירוע פרטי טוב:
ובכן הגענו למקום. לפעמים באמת בצפייה ראשונית המקום נראה מדהים. וזה קצת מסוכן, כי פה אנחנו שוכחים לשאול את השאלות האמיתיות, או גרוע מזה, את מטרת האירוע. לכן לפני, וזה הדבר הראשון, צריך להגדיר את מטרת האירוע (במאמר זה אני מתרכז באירועים פרטיים, שמטבעם הם יותר קטנים ומצומצמים(. בכמה אנשים מדובר, בהמשך למטרות האירוע, מה אני צריך בשביל האירוע. כאשר הנתונים האלו ברורים לפני, לפתע באופן מטאפורי מונחות על עיני משקפיים חדות במיוחד שרואות את המקום כפי שהוא, על חסרונותיו ויתרונותיו.
ישנם דברים שהם משותפים כמעט לכל האירועים הפרטיים, משפחתיים ואירועי חברה קטנים, שצריך שיהיו כדי שהאירוע יהיה מוצלח.
בעל המקום. מראש תמיד עדיף שהתנהלות תהיה עם בעל מקום נוח, זמין, גמיש, מדבר בגובה העיניים, כזה שחי את כל תחום האירועים וייתן ממרצו וניסיונו האישי להצלחת האירוע. דבר כזה כמובן קולטים כבר בשיחה הראשונה.
המקום. אין ספק שניראותו של המקום היא פקטור חשוב להצלחת האירוע. הרי זהו הדבר הראשון שאנחנו רואים, וזהו הדבר שגם מוסיף ואף עוזר לייצר ולקבע אווירה.
העיצוב, הריהוט שבו, תאורה וכולי.. לדוגמא אירועים פרטיים עד 100 איש יערכו בדרך כלל באולמות קטנים ואפילו בפאבים. תארו לעצמם שאתם מגיעים למקום ומבחינים בריהוט בלוי, כסאות ושולחנות מפלסטיק, באר לא מרשים, טיח מתקלף ותאורה לא טובה. כמובן שאיש וטעמו, אולם קטן או פאב, אך המטרה היא שהאורחים יכנסו בתחושת וואו...
מוסיקה. תמיד מוסיקה תהיה הגורם הכי משפיע בהצלחת אירוע. מוסיקה טובה אפילו תכסה על חסרונות ופאשלות אחרות. צלילי המוסיקה הם הגורם המכריע. ולמה הכוונה: ראשית מערכת השמע במקום. מערכת שמע לא איכותית יכולה להרוס את השיר שריגש אתכם לכל אורך ימי חייכם, את הקריינות, אם הבאתם זמר או די גי, הם יהיו תלויים לגמרי במערכת שמע של המקום (יש כאלו שגם מספקים בעצמם מערכת שמע).
מיקום. עדיף תמיד לבחור מיקום הנוח לרוב האורחים. כלומר אדם מבאר שבע לא יערוך אירוע בראש הנקרה. אדם מאזור השרון, יערוך אירוע פרטי בכפר סבא, או בכלל האזור השרון. הסיבות לכך הן רבות. אורח שיבוא מרחוק יגיע כבר עייף, ולכל אורך האירוע הוא בטח יהיה מוטרד מהנסיעה חזרה, ולא ישתה כמעט כלום כדי להישאר פיכח. בנוסף למיקום צריך לבדוק אם למקום יש חניה. זה לא היה נחמד אם לאורח ייקח זמן רב למצוא חניה כאשר הוא מגיע לאירוע. בשורה התחתונה מאוד יוסיף לאווירה אם לאורח לא טרדות בקשר לחזרה הביתה.
תפריט. עוד גורם מכריע ביצירת אווירה טובה באירוע. כידוע הקיבה שלנו משפיעה מאוד על מצב הרוח שלנו. אם האוכל והשתייה יהיו טובים.. כך גם מצב הרוח שלנו. תפריט המקום צריך להיבדק בחומרה, ויהיה טוב אם גם תהיה גמישות בו. כמו כן רצוי שהאלכוהול יהיה מקורי ואיכותי ולא יגרום לטעמי לוואי משונים. כמו כן לוודא עם בעל המקום אם הוא יכול להביא משקאות ספציפיים לאירוע שלנו.
חריגים. תמיד כדאי לשאול מראש על נושאי כשרות, מנות צמחוניות, אם חייבים למלא מספר מסוים של שולחנות או לא, אם יש ציוד לנכים: רמפה, שירותי נכים ועוד....
דברים נוספים שכדאי לבדוק. בהרבה אירועים, גם משפחתיים וגם באירועי חברה נוהגים להקרין מצגות וסרטים אישיים. לכן כדאי לבדוק אם במקום יש מערכת הקרנה מסך ענק ומחשב. כמו כן אם ישנה אפשרות להביא מפעילים מבחוץ כגון, זמרים, רקדנים, ליצנים,מנחים ועוד.... במקרה זה לשאול אם יש מערכת הגברה, מיקרופונים וכולי.
צריך לזכור, שילוב של כל האלמנטים האלו יגרמו לאירוע שלכם להיות הצלחה מסחררת, להיהפך לזיכרון סוער ונעים אצל כל האורחים....
