האם הייתם מעלים על דעתכם לבנות בניין מבלי לשכור את שירותיו של ארכיטקט? כמובן שלא. ברור כי בנייה של בניין חדש מחייבת בראש ובראשונה צוות מתכננים, שבראשם ארכיטקט, אשר תפקידו לתכנן את המבנה ולדאוג ליישם נכון את התכנון בשטח, באמצעות שורה של בעלי מקצוע כגון: קבלנים, חשמלאים, אינסטלציה וכו'.
כמו בבניין כך גם בפרויקטים המשלבים יישומי מערכות תקשורת. כיום, בעידן הטכנולוגי, בו המערכות הופכות להיות מגוונות ומורכבות טכנית הרבה יותר, הטעות הקטנה ביותר בתרגום הצרכים לתכולת פרויקט, היא בעלת משמעויות כבדות של זמן וכסף. בחירת טכנולוגיה וציוד לא מתאים, או בחירה לא מושכלת ומקצועית של קבלן ביצוע (אינטגרטור) עלולה להביא להוצאות גבוהות ומיותרות של עלויות ועיכובים בביצוע הפרוייקט, ובמקרים גרועים יותר - עלולה להיות הרסנית בתוצאותיה, מבחינת יכולת התפקוד הארגונית והעסקית. לכן, כל פרויקט הכולל מערכות תקשורת - חלקיות או כוללות - מחייב שילוב של יועצי מערכות התקשורת. אלה יעמדו לימינו של הלקוח ויבצעו עבורו באופן אמין, מקצועי וללא משוא פנים, את כל הנדרש: החל בתרגום הצרכים וגדרת הדרישות, המשך באפיון ותיכנון מתאים, וכלה בבחירת הטכנולוגיות, הציוד והמבצעים והקפדה של מימוש איכותי לשביעות רצונו המלאה של הלקוח.
כפי שלא מפקידים תיכנון ארכיטקטוני ותוכניות קונסטרוקציה ושאר חלקי הבניין בידי קבלן הביצוע, כך יש לפעול גם לגבי מערכות התקשורת, בכל שלבי ההקמה של המערכות.
אולם השאלה היא מה המציאות בפועל? מסתבר, שבפרויקטים רבים יש נטיה "לחסוך" בעלויות, ולא בכל פרויקט מעורב גם יועץ מערכות תקשורת חיצוני. לעיתים, יש פיתוי לעשות קיצורי דרך, ולמסור משימות איפיון ותכנון מערכות תקשורת לקבלני ביצוע או משווקים. לספק יש אינטרס מובהק: למכור את מוצריו במחיר הטוב ביותר, ולכן הוא לעולם יהיה אינטרסנט במוצרים אותם הוא יציע ללקוח. התוצאות מדגימות את הבעייתיות הכרוכה בכך: הלקוח אינו יכול לבדוק את איכות ומחיר הפתרון מול חלופות אחרות, והוא אפילו אינו מודע לכך שהוא משלם יותר.
המסקנה מכאן היא פשוטה: יש לבצע "הפרדת רשויות" בין המתכנן/היועץ לבין הספק/המבצע. בדיוק כמו בדוגמה של הארכיטקט והקבלן. יועץ מערכות התקשורת הוא החוליה המקשרת בין הלקוח מצד אחד - שמעוניין לקבל את רמת הפתרון הטוב ביותר ובעלות-תועלת מקסימלית - לבין הספק מצד שני.
תפקידו של יועץ מערכות התקשורת חיצוני הוא להיות בתווך, בין הלקוח לבין הספק. טובתו של הלקוח בראש מעיניו, ולכן הוא לעולם יהיה בלתי תלוי באף גורם אחר. תפקידו של היועץ, כאיש מקצוע מומחה, המכיר לעומק את מערכות התקשורת השונות ואת טיבן, לקיים הליך מסודר הכולל מספר שלבים מרכזיים:
הגדרה נכונה של הדרישות - יועץ מערכות התקשורת יגדיר את מטרות הפרויקט ויעדיו על פי צרכי הלקוח ובהתאם ללוח הזמנים שנקבע מראש בין הצדדים. כך נחסך בעתיד הצורך בהשלמות וטלאים אשר עלולים לפגוע בתקינות המערכות וביכולת להפיק את הביצועים האופטימליים. היועץ מוודא את היכולת של המערכת להתאים לצרכי הלקוח לאורך זמן, בהתאם להתרחבות הארגון, וכן התאמה להתפתחויות הטכנולוגיות, שהן כידוע דינמיות ומשתנות במהירות.
הכנת מפרט טכני - מטרתו של המפרט הטכני היא להגדיר את הדרישות על פי הצרכים, בצורה שתאפשר לבצע אח"כ השוואת הצעות של הספקים על בסיס טכני זהה. בדרך זו משיגים תהליך מקצועי ואמין. במצב בו אין מפרט טכני וכתב כמויות, ההצעות המתקבלות מהספקים מוצעות בפורמטים ותכולות שונות, ללא מכנה משותף, ולכן קשה או אף לא ניתן להשוות ביניהן. נדרש להתאים את ההצעות ולבקש הבהרות והשלמות מכל המציעים, כדי להגיע לבסיס אחיד להשוואה. תהליך זה גורם השקעת זמן (זמן=כסף) כפולה ומשולשת, ולדחייה בלוח הזמנים. כמו כן, במקרים שבהם ספקים הגישו הצעות על סמך דרישה בע"פ או על סמך סיור באתר והתרשמות אישית - בדרך כלל ההצעות לא תהיינה מושלמות. ברוב המקרים תתקבלנה הצעות חורגות מהצרכים והדרישות ולא תהיינה אחידות לשם ניתוח ויכולת השוואה טכנית וכלכלית נכונה ואמיתית. מצב זה עלול להביא לבחירה מוטעית או קיום הליך חוזר ונשנה הגורר דחייה ואובדן זמן יקר.
הפיקוח שיעשה על ידי היועץ, על עבודות הביצוע של הקבלן, יאפשר שחרור אנשי הלקוח מהצורך להקדיש זמן לנושא זה אשר מבחינתם בדרך כלל יהיה מעשה נוסף על תפקידם. כך יוכל צוות הלקוח להתמסר לעבודתו השוטפת, שבה תרומתו לחברה חשובה. בנוסף, פיקוח מקצועי ומנוסה יבטיח ללקוח איכות ביצוע וגימור גבוהים עפ"י סטנדרטים מקצועיים מוגדרים. יתרה מכך, קבלן שיודע כי הוא נתון לפיקוח מקצועי, יקפיד יותר ברמת הביצוע, כדי שלא יחויב לבצע את העבודה מחדש או תיקונים שיגזלו ממנו זמן יותר ויפגעו במוניטין שלו.
בדיקות קבלה - מטרת הבדיקות היא להבטיח כי הלקוח יקבל בסופו של דבר מערכת איכותית, בגימור מקצועי, שתשרת אותו לאורך זמן באמינות מירבית.
לסיכום, יועץ מערכות תקשורת הוא תפקיד חיוני, שלא ניתן לוותר על שירותיו במסגרת פרויקטים משולבים. שילוב יועץ מערכות תקשורת בעל ניסיון וידע, שינקוט גישה עצמאית ואובייקטיבית, מחוייב ומתבקש בכל פרויקט משולב או פרוייקט מערכות תקשורת. כך ניתן לוודא כי מערכות התקשורת יענו על צרכי הלקוח, ויאפשרו לו להגיע ליתרון תחרותי בשוק. כלומר: היועץ אמנם עולה כסף, אך חוסך הרבה כסף.
כמו בבניין כך גם בפרויקטים המשלבים יישומי מערכות תקשורת. כיום, בעידן הטכנולוגי, בו המערכות הופכות להיות מגוונות ומורכבות טכנית הרבה יותר, הטעות הקטנה ביותר בתרגום הצרכים לתכולת פרויקט, היא בעלת משמעויות כבדות של זמן וכסף. בחירת טכנולוגיה וציוד לא מתאים, או בחירה לא מושכלת ומקצועית של קבלן ביצוע (אינטגרטור) עלולה להביא להוצאות גבוהות ומיותרות של עלויות ועיכובים בביצוע הפרוייקט, ובמקרים גרועים יותר - עלולה להיות הרסנית בתוצאותיה, מבחינת יכולת התפקוד הארגונית והעסקית. לכן, כל פרויקט הכולל מערכות תקשורת - חלקיות או כוללות - מחייב שילוב של יועצי מערכות התקשורת. אלה יעמדו לימינו של הלקוח ויבצעו עבורו באופן אמין, מקצועי וללא משוא פנים, את כל הנדרש: החל בתרגום הצרכים וגדרת הדרישות, המשך באפיון ותיכנון מתאים, וכלה בבחירת הטכנולוגיות, הציוד והמבצעים והקפדה של מימוש איכותי לשביעות רצונו המלאה של הלקוח.
כפי שלא מפקידים תיכנון ארכיטקטוני ותוכניות קונסטרוקציה ושאר חלקי הבניין בידי קבלן הביצוע, כך יש לפעול גם לגבי מערכות התקשורת, בכל שלבי ההקמה של המערכות.
אולם השאלה היא מה המציאות בפועל? מסתבר, שבפרויקטים רבים יש נטיה "לחסוך" בעלויות, ולא בכל פרויקט מעורב גם יועץ מערכות תקשורת חיצוני. לעיתים, יש פיתוי לעשות קיצורי דרך, ולמסור משימות איפיון ותכנון מערכות תקשורת לקבלני ביצוע או משווקים. לספק יש אינטרס מובהק: למכור את מוצריו במחיר הטוב ביותר, ולכן הוא לעולם יהיה אינטרסנט במוצרים אותם הוא יציע ללקוח. התוצאות מדגימות את הבעייתיות הכרוכה בכך: הלקוח אינו יכול לבדוק את איכות ומחיר הפתרון מול חלופות אחרות, והוא אפילו אינו מודע לכך שהוא משלם יותר.
המסקנה מכאן היא פשוטה: יש לבצע "הפרדת רשויות" בין המתכנן/היועץ לבין הספק/המבצע. בדיוק כמו בדוגמה של הארכיטקט והקבלן. יועץ מערכות התקשורת הוא החוליה המקשרת בין הלקוח מצד אחד - שמעוניין לקבל את רמת הפתרון הטוב ביותר ובעלות-תועלת מקסימלית - לבין הספק מצד שני.
תפקידו של יועץ מערכות התקשורת חיצוני הוא להיות בתווך, בין הלקוח לבין הספק. טובתו של הלקוח בראש מעיניו, ולכן הוא לעולם יהיה בלתי תלוי באף גורם אחר. תפקידו של היועץ, כאיש מקצוע מומחה, המכיר לעומק את מערכות התקשורת השונות ואת טיבן, לקיים הליך מסודר הכולל מספר שלבים מרכזיים:
הגדרה נכונה של הדרישות - יועץ מערכות התקשורת יגדיר את מטרות הפרויקט ויעדיו על פי צרכי הלקוח ובהתאם ללוח הזמנים שנקבע מראש בין הצדדים. כך נחסך בעתיד הצורך בהשלמות וטלאים אשר עלולים לפגוע בתקינות המערכות וביכולת להפיק את הביצועים האופטימליים. היועץ מוודא את היכולת של המערכת להתאים לצרכי הלקוח לאורך זמן, בהתאם להתרחבות הארגון, וכן התאמה להתפתחויות הטכנולוגיות, שהן כידוע דינמיות ומשתנות במהירות.
הכנת מפרט טכני - מטרתו של המפרט הטכני היא להגדיר את הדרישות על פי הצרכים, בצורה שתאפשר לבצע אח"כ השוואת הצעות של הספקים על בסיס טכני זהה. בדרך זו משיגים תהליך מקצועי ואמין. במצב בו אין מפרט טכני וכתב כמויות, ההצעות המתקבלות מהספקים מוצעות בפורמטים ותכולות שונות, ללא מכנה משותף, ולכן קשה או אף לא ניתן להשוות ביניהן. נדרש להתאים את ההצעות ולבקש הבהרות והשלמות מכל המציעים, כדי להגיע לבסיס אחיד להשוואה. תהליך זה גורם השקעת זמן (זמן=כסף) כפולה ומשולשת, ולדחייה בלוח הזמנים. כמו כן, במקרים שבהם ספקים הגישו הצעות על סמך דרישה בע"פ או על סמך סיור באתר והתרשמות אישית - בדרך כלל ההצעות לא תהיינה מושלמות. ברוב המקרים תתקבלנה הצעות חורגות מהצרכים והדרישות ולא תהיינה אחידות לשם ניתוח ויכולת השוואה טכנית וכלכלית נכונה ואמיתית. מצב זה עלול להביא לבחירה מוטעית או קיום הליך חוזר ונשנה הגורר דחייה ואובדן זמן יקר.
הפיקוח שיעשה על ידי היועץ, על עבודות הביצוע של הקבלן, יאפשר שחרור אנשי הלקוח מהצורך להקדיש זמן לנושא זה אשר מבחינתם בדרך כלל יהיה מעשה נוסף על תפקידם. כך יוכל צוות הלקוח להתמסר לעבודתו השוטפת, שבה תרומתו לחברה חשובה. בנוסף, פיקוח מקצועי ומנוסה יבטיח ללקוח איכות ביצוע וגימור גבוהים עפ"י סטנדרטים מקצועיים מוגדרים. יתרה מכך, קבלן שיודע כי הוא נתון לפיקוח מקצועי, יקפיד יותר ברמת הביצוע, כדי שלא יחויב לבצע את העבודה מחדש או תיקונים שיגזלו ממנו זמן יותר ויפגעו במוניטין שלו.
בדיקות קבלה - מטרת הבדיקות היא להבטיח כי הלקוח יקבל בסופו של דבר מערכת איכותית, בגימור מקצועי, שתשרת אותו לאורך זמן באמינות מירבית.
לסיכום, יועץ מערכות תקשורת הוא תפקיד חיוני, שלא ניתן לוותר על שירותיו במסגרת פרויקטים משולבים. שילוב יועץ מערכות תקשורת בעל ניסיון וידע, שינקוט גישה עצמאית ואובייקטיבית, מחוייב ומתבקש בכל פרויקט משולב או פרוייקט מערכות תקשורת. כך ניתן לוודא כי מערכות התקשורת יענו על צרכי הלקוח, ויאפשרו לו להגיע ליתרון תחרותי בשוק. כלומר: היועץ אמנם עולה כסף, אך חוסך הרבה כסף.
אילן זולברג, מזכיר ארגון יועצי מערכות התקשורת (אימ"ת)
