מה אתה חייב לדעת לגבי היועץ הארגוני שלך 

מחקר שכלל אלפים של עסקים בארץ ובעולם,  מגלה מהי נוסחת הקסם ש יועץ ארגוני של כל עסק חייב לדעת, ואשר מהווה את ההבדל העיקרי בין רווחיות וחיים טובים עבור בעל-העסק, לבין הפסדים, ומאבק מתמיד להישרדות. הנוסחה מורכבת משני חלקים ­­– שני תפקידי מפתח בעסק: מנכ"ל  ובעלים. במקרים רבים, את שני התפקידים הללו נושא אותו אדם.

כאשר יועץ ארגוני נכנס לתוך חברה או עסק, הדבר הראשון עליו לדעת הוא ההבדל בין שני תפקידים אלו.

למרות שכ-"יועץ ארגוני" עליו לחתור בסופו של דבר למצב בו הבעלים הוא רק הבעלים ויש לו מנכ"ל שכיר, גם לפני שמגיעים לכך יש משמעות להפרדה ולהגדרה נכונה של שני תפקידי המפתח הללו:

הבעלים לא אמור לעבוד.  לפחות לא במובן המקובל של המילה.

הבעלים חייב להתעסק רוב הזמן בעתיד. שחקן שחמט טוב יודע לחשב עשרה מהלכים אל העתיד. 

כך גם בעלים טוב. בעלים טוב נמדד ביכולת שלו לייצר רווח.

המנכ"ל מפנה לבעלים את הזמן הדרוש לו לתכנן את העתיד ולמקסם רווחים.

המדד העיקרי להצלחה של מנכ"ל הוא התרחבות מאוזנת ונכונה של עסק.

גם המנכ"ל לא אמור לעשות את כל העבודה בעצמו. המנכ"ל אמור לבנות את העסק כך שכל החלקים שבו עובדים כמכונה משומנת.

המדד העיקרי להצלחה של יועץ ארגוני הוא ההצלחה של כל אחד מתפקידים או ביחד וכל אחד לחוד.

ישנם שני "הילוכים" שהמנכ"ל והבעלים יכולים להימצא בהם. רק ב"הילוך" השני יכולים הם באמת לעשות את העבודה שלהם כמו שצריך. בדרך כלל, אנשים מתחילים בהילוך הראשון, והם לא מבינים שזהו מצב זמני שצריך לדעת לצאת ממנו. ב"הילוך" הראשון אתה עושה את העבודה בעצמך ובמקביל בונה תשתית כדי שאחרים יוכלו לעשות אותה.ב"הילוך" השני אתה מפקח על אחרים שעושים את העבודה. ישנם מספר מוקשים שאפשר לעלות עליהם בביצוע המעבר והפרדת התפקידים הללו:

מוקש מס' 1: ישנו מושג בהנדסה שנקרא "שולי בטיחות":

כאשר מהנדס מתכנן גשר שאמור להחזיק 50 טון, הוא תמיד מתכנן אותו כך שהוא יחזיק 150 טון לפחות.

אם בעל-עסק צריך 30,000 ש"ח בחודש כדי לשרוד, עליו לתכנן להרוויח  90,000 ש"ח לפחות.

בעלי-עסקים שלא חושבים כך נמצאים במעמד דומה למהנדס שתכנן את גשר המכבייה:

 מוקש מס' 2: להקטין את שולי הבטיחות כי "אי אפשר להרוויח כל כך הרבה".

האמת היא שאין שום גבול לכמה כסף אפשר להרוויח. אבל צריך לדעת ממה מורכב עסק. כל עסק.

בעלי עסקים רבים מבינים לא רע בתחום המקצועי בו הם עוסקים. אם זה עיצוב, רפואה, עריכת דין, בניין, ייצור, שירות, מסחר או כל תחום אחר.

הדבר שלו הם מודעים פחות הוא שהפן המקצועי מהווה אך ורק "בוכנה" אחת מתוך 7 בוכנות של המנוע שנקרא עסק.

 זה אומר, שגם אם אתה המהנדס, או האדריכל, או איש המחשבים הטוב בעולם, אתה עדיין פועל על 14% מהנצילות של המנוע שלך. וזו הסיבה העיקרית לכך שבעלי-מקצוע טובים לא בהכרח בעלי-מקצוע מצליחים!

מוקש מס' 3: אין תמונה אידיאלית.

הגדרת התמונה האידיאלית של עסק חי ומצליח היא לא דבר של מה בכך. יש כאן לעיתים מאות פרטים שצריך להתחשב בהם. התפקיד של הגדרת התמונה האידיאלית הוא של הבעלים, וזהו אולי התפקיד הכי חשוב שלו. הטעויות בהגדרת תמונה אידיאלית מתחלקות לכמה:

מוקש מס' 4: הגדרה לא מספיק מפורטת של התמונה האידיאלית.

השמטת חלקים "מובנים מאליהם", כגון כמה שעות אתה רוצה לעבוד ביום, כמה רווח אתה רוצה שיהיה, כמה משכורת אתה רוצה לשלם, כמה לקוחות חדשים יצטרפו כל יום, כמה הכנסה תהיה, כמה הוצאות, ועוד ועוד.

מוקש מס' 5: הפחד לחלום.

בעלי עסקים רבים מפחדים להגדיר את התמונה האידיאלית מה"סיבה" ש"אי-אפשר  להגיע לזה".  מישהו חכם אמר פעם שאדם מת יחד עם החלום האחרון שלו. ייתכן שלעולם לא תגיע לתמונה האידיאלית שלך. ייתכן שכן. מה שבטוח הוא שאם לא תגדיר, לא תגיע.

מוקש מס' 6: חשיבה בשחור ולבן.

ב-10 השנים האחרונות, המכון לאבחון עסקי נתקל בלא מעט בעלי-עסקים שעשו את הטעות הקריטית הבאה: הבעלים מגדיר את התמונה האידיאלית, מתחיל לבצע פעולות נכונות, ואז מתייאש כי הוא עוד לא הגיע לשם. בדרך כלל הוא לא שם-לב שהוא ביצע מהלכים שאכן קרבו אותו אל התמונה האידיאלית, אבל הוא לא מדד בצורה נכונה את התוצאות ולכן לא השכיל להמשיך. בדרך-כלל ההגעה אל התמונה האידיאלית היא תהליך. תהליך שצריך להיות מודע אליו ואל תוצאותיו. כל שיפור והתקדמות אל התמונה האידיאלית חייב לזכות במלוא ההערכה מצד הבעלים של העסק. הדרך הבטוחה אל הכישלון היא לא להעריך את השיפורים. וזה מתחיל בקטנים ביותר!

מוקש מס' 7: חוסר אחריות.

בעלים אמור להיות האדם האחראי ביותר בעסק. מה תאמר על בעל מסעדה שיאכיל אותך מנה מקולקלת ויאמר שזה בגלל מישהו אחר? מנהל או בעלים שמאשימים את ה"מצב" או ה"מיתון" או ה"שוק", מודים בעצם בכך שהם לא לוקחים אחראיות על העסק שלהם. באותו הרגע יש להם אך ורק 2 ברירות. "להתאפס" על עצמם (בז'רגון צבאי), או לסגור. כל רגע שעובר לפני קבלת ההחלטה לגבי 2 האופציות הללו, הוא זמן אבוד, ויביא בהכרח להתדרדרות יותר מהירה של המצב.

מוקש מס' 8: התרחבות לא נכונה.

גם המנכ"ל וגם הבעלים אחראים על התרחבות העסק. הבעלים הוא המנהיג. הבעיה עם התרחבות (וזו גם הסיבה שבעלי עסקים שעשו טעות זו בעבר לא רוצים בכלל להתרחב) היא התרחבות לא מאוזנת. כאשר אנו מדברים על התרחבות, אנו מדברים על התרחבות גם ברווח, גם בהון העצמי, גם במחזור, בכמות הלקוחות, בכמות לקוחות חדשים שפונים, בכמות עובדים מיומנים. כאשר התרחבות מתבצעת באופן נכון, הבעלים יהיה יותר ויותר רגוע, יהיה לו יותר זמן, יותר כסף, ויותר "שולי בטיחות". כאשר התרחבות מתבצעת באופן לא נכון, העסק נדרש לעיתים קרובות לקחת הלוואות כדי להתרחב. כאשר עסק לוקח הלוואות זוהי לכל הפחות נורית אזהרה. התרחבות חכמה ונכונה דורשת הלוואות רק לעיתים רחוקות אם בכלל. כל אידיוט יכול לקחת הלוואות כדי להתרחב. רק בעלי-העסקים החכמים והמבריקים יכולים לעשות זאת בדרך הקשה, אבל הנכונה. הדבר דורש חוכמה רבה ומיומנות ניהול מבריקה.