הנהלת חשבונות - ניהול נכון עושה את ההבדל 

הנהלת חשבונות - ניהול נכון עושה את ההבדל

כל עסק עצמאי, קטן או גדול, מעסיק מנהל חשבונות. כאשר מדובר בעסק זעיר, פעמים רבות בעל העסק עצמו הוא גם מנהל חשבונות העסק. עסקים גדולים יותר מעסיקים מנהל חשבונות או חברה פרטית העוסקת בתחום הנהלת חשבונות.

הנהלת חשבונות הנעשית באופן עצמאי על ידי בעל עסק (או אשתו...) ללא השכלה מתאימה, נעשית באופן חסר פעמים רבות ומחייבת התייעצות עם מנהל חשבונות אחת לתקופה.

מיהו בעצם מנהל חשבונות?

כאמור, מנהל חשבונות הוא דמות מפתח בקיומו של עסק. בלעדיו, לא ניתן לנהל את כספי העסק באופן נכון.

מנהל חשבונות הוא אדם אשר סיים לימודי הנהלת חשבונות ברמות 1, 2 ו-3. סיום לימודי כל רמה מעניק למנהל החשבונות ידע ונסיון רחב יותר.

באופן כללי, מנהל חשבונות עוסק בניהול ההוצאות וההכנסות של העסק, כולל התקשרות מול רשויות המס.
מנהל חשבונות עוסק בעיקר בשמירה על איזון בין הסכומים היוצאים מהעסק לסכומים הנכנסים אליו.
בנוסף, מנהל חשבונות עוסק בהוצאת חשבוניות או קבלות, תשלומים למע"מ, בדיקת הרווחיות של העסק, הכנת תוכניות עסקיות, גביית תשלומים, הגשת דוחות שנתיים, יצוג מול רשויות המס ופעמים רבות, מנהל חשבונות אף עוסק בניהול משכורות העובדים.

הנהלת חשבונות באופן עצמאי

כאמור, עצמאיים רבים בטוחים שניתן לנהל את העסק באופן עצמאי. ואכן, ישנן תוכנות רבות של הנהלת חשבונות אשר ניתן לרכוש אותן באופן פרטי, ובעולמנו המתפתח, ישנן תוכנות אינטרנטיות רבות המאפשרות ביצוע הנהלת חשבונות באופן עצמאי.
באמצעות תוכנות אלו ניתן לעקוב אחר ההוצאות וההכנסות של העסק, להנפיק חשבוניות ותעודות משלוח, למלא דוחות כמו דו"ח רווח והפסד או דוחות מע"מ, לנהל את מלאי העסק, ואף לנהל את משכורות העובדים. למרות הפתיחות הקיימת בתחום, הנהלת חשבונות עצמאית חסרה פעמים רבות את הדיוק, הסדר והמעקב המלא אחר נתונים ומידע כגון: הוצאת חשבוניות לכלל הספקים, תשלומי מקדמות לביטוח לאומי ומס הכנסה, הוצאות המוכרות במס, אופן הכנת תוכנית עסקית וכן הלאה.

לכן, ניהול חשבונות באופן עצמאי מחייב בדיקות והתייעצויות מזמן לזמן עם מנהל חשבונות מומחה.

הנהלת חשבונות מקטינה הוצאות

לא מספיק רק להכיר את תחום הנהלת חשבונות.

חשוב להיות מנהל חשבונות טוב, אשר מטרתו העיקרית היא ייעול התפקוד של העסק והקטנת הוצאותיו הנלוות.
מנהל חשבונות טוב יכול לעשות זאת רק אחרי שהוא מכיר באופן מלא מהן הוצאות העסק, כך שהוא יכול לנתב אותן להפחתת תשלומי המיסים השוטפים. בין השאר, עליו להיות מסוגל גם לנתח את תנועות המלאי של העסק, כך שלא יצטבר עודף.

בנוסף, הנהלת חשבונות נכונה מחייבת הכרה מלאה עם רשויות המס, כדי לקצר את זמן המתנה לדו"חות ולהחזרי מס.

חשוב לא פחות, בגלל העבודה הסדירה והמתמשכת מול מנהל חשבונות, לעבוד מול אדם אשר המילה 'יחסי אנוש' אינה זרה לו, אשר מסוגל לעמוד במצבי לחץ ואשר ניתן יהיה לתת בו אמון מקסימלי.