ניהול זמן אפקטיבי- הסוד הוא בהרגלים 

7 טיפים לניהול זמן באופן אפקטיבי

1."יש לי רק שאלה"- הקפד להחליט באופן יזום מתי אתה מרשה לעובדים/קולגות/מנהלים/בוס ישיר להיכנס לחדרך ולשאול שאלה שיש לשער שתשובתך לשאלה זו, תארך יותר מכמה דקות. הזמן שלך הוא הבחירה שלך.
אתה מחליט האם לתת מענה מיידי או לקבוע פגישה עם מבקש המידע והעצה.
לרוב, אתה תיווכח לדעת כי כאשר אתה מבקש ממבקש המידע/בעל השאלה לקבוע עימך פגישה מסודרת בנושא, תראה כי הוא כבר מסתדר לבד בצורה נפלאה ואתה... אתה חסכת לך זמן יקר.

2.ישיבות צוות- במידה ואתה יוזם ישיבת צוות או משתתף בה, הקפד להגדיר או לבקש את מטרת הישיבה וזמן הישיבה מראש. כולנו מכירים את הישיבות בהם התחושה כי היא אינה נגמרת ואין מטרה מוגדרת.
עשה את המקסימום מבחינתך כדי לייצר מיקוד ועשייה ממוקדת מטרה בזמן הישיבה.
אל תתבייש להאיר ולהעיר לקולגות ולעובדים כאשר אתה מבחין בזמן יקר הולך לאיבוד.

3.הגדר לעצמך את שעות הפריון שלך- בדוק מול עצמך מהן השעות האפקטיביות ביותר לעבודה עבורך. הקפד לבצע את המשימות המורכבות שלך בזמנים אלה.

4.הרגלים- לכל אחד מאיתנו ישנם הרגלים אשר פוגעים בניהול הזמן שלו. האם אתה פותח 3 קבצים במקביל כשאתה אמור לעבוד ולהתמקד רק באחד מהם אבל חשת צורך/נזכרת במשהו שרצית לבדוק לפתע? האם אתה עסוק בפתיחת מיילים וקריאתם במקביל לביצוע משימותיך?
בדוק מול עצמך מהם הדברים אותם אתה עושה באופן מודע או לא מודע אשר פוגעים ביעילות שלך ומבזבזים לך זמן יקר בנוסף לכך שדורשים זמן נוסף לריכוז כאשר אתה חוזר למשימה המקורית.

5.אני המכשלה של עצמי- ברמה הרגשית לכל אחד חשוב להיות משמעותי, בעל ערך ולתרום לאחר. בדוק האם מתוך קדימות לצרכים הרגשיים הנ"ל, אתה חוטא לזמן שלך ועסוק בריצוי האחרים על מנת להרגיש טוב עם עצמך ולקבל פידבק ופרגון מהסביבה על הזמינות שלך/התרומה שלך וכו'.

6.בצע סיכום יום- סכם את היום והכן לך רשימת משימות ריאלית ליום למחרת והשבוע הקרוב.
ככל שתעבוד באופן ממוקד עם רשימת משימות (ועל אלה, להיות מולך במהלך יום העבודה) כך תהיה ממוקד מטרה ובעל עשייה אפקטיבית.

7.משוב עצמי- בתום כל יום עבודה, בדוק עד כמה היית אפקטיבי ותן לעצמך משוב. בדוק מה עשית היטב שתרם לך להיות אפקטיבי ומה גרם לך לבזבז את זמנך, דברים אשר תלויים בך ובאחרים. בצע למידה יומיומית עד אשר תגיע לחסכון הזמן הרצוי בשבילך.
בהצלחה ביישום!


לרשותך לכל שאלה/הערה/הארה/חידוד,
אילת קנב
ייעוץ אימון והדרכה
ayeletka@zahav.net.il