חברת נמל אשדוד, השער הכלכלי המוביל של ישראל, השלימה תהליך של הטמעת מערכת לניהול תוכן ארגוני מבית Open Text, חברת ניהול התוכן הארגוני (ECM) העצמאית הגדולה בעולם, המיוצגת בישראל על ידי טופ סולושנס מקבוצת Top (לשעבר קבוצת רמדור). הפרויקט הכולל הטמעת מערכת ארכיון דיגיטלי לניהול תיקי עובדים Open Text - Document Access for SAP, נאמד במאות אלפי שקלים.
במסגרת הפרויקט, הוטמעה בתוך מערכת ה- SAP של החברה מערכת ארכיון דיגיטאלי לניהול תיקי עובדים בנושא כוח אדם, כמענה לנושא המרכזי אותו ביקשה החברה לפתור במסגרת התהליך. המערכת כוללת "עץ" תיקיות היררכי בעל מספר רמות המנהל את המסמכים עבור העובדים בחלוקה של תיקיות ראשיות ותת תיקיות, בדומה לסוג מידע ותת סוג מידע של העובד.
מעתה, תהליך תיוק המסמכים אל המערכת יכול להתבצע במס' אופנים: מתוכנת הסריקה, מתוך אפליקציית האאוטלוק או מתוך תוכנות האופיס השונות. כל מסמך שמתויק במערכת מקבל מילות מפתח וישנן מס' דרכים לאחזור המסמכים, לפי חתכים שונים.
לדברי שי עבאדי, סמנכ"ל טכנולוגיות בטופ סולושנס: "האתגר הטכנולוגי שלנו היה להזין את תיקי העובדים הפיזיים של נמל אשדוד לתוך המערכת הדיגיטלית וכאן למעשה שיתפנו פעולה עם חברת סריקה חיצונית שסרקה את החומר והכינה אותו במבנה הנדרש. לאחר שהתיקים נסרקו, ביצענו טעינה באופן אוטומטי של כל החומר אל תוך עץ המסמכים בעזרת כלי המערכת. בנוסף, ביצענו מס' יישומים נוספים בנמל אשדוד כגון: קליטת חשבוניות נכנסות בשימוש ברקוד, תיקי ביטוח, תיוק מסמכי ארנונה, ניהול חוזים, ניהול מסמכי רכש ועוד."
"אתגר טכנולוגי נוסף בא לידי ביטוי בהיבט ההרשאות למסמכים. הייתה דרישה לשלב בין מנגנון ההרשאות של המערכת, שהוא למעשה מבוסס על סוג המסמך עצמו לבין מנגנון ההרשאות הסטנדרטי במערכת ה- SAP, שמבוסס על היררכיה ארגונית", מוסיף עבאדי.
לדברי איציק בלומנטל, סמנכ"ל מטה ומחשוב בחברת נמל אשדוד: "בחרנו במערכת של Open Text מאחר ומבחינת האינטגרציה והשקיפות למערכת ה- SAP זו המערכת האינטגרטיבית ביותר. המשתמש עובד במערכת אך הוא מרגיש שהוא עובד עם SAP כי המסכים הם SAP סטנדרט. בנוסף, מנגנון ההרשאות של המערכת מתבסס על מנגנון ההרשאות של SAP. ההטמעה של המערכת מייעלת את ההתנהלות בארגון - אין צורך לבצע תיוק פיזי של מסמכי כח אדם, דבר שחוסך לנו בזמן. כמו כן, המסמכים הללו נגישים בכל רגע נתון לכל המשתתפים בתהליך".
במסגרת הפרויקט, הוטמעה בתוך מערכת ה- SAP של החברה מערכת ארכיון דיגיטאלי לניהול תיקי עובדים בנושא כוח אדם, כמענה לנושא המרכזי אותו ביקשה החברה לפתור במסגרת התהליך. המערכת כוללת "עץ" תיקיות היררכי בעל מספר רמות המנהל את המסמכים עבור העובדים בחלוקה של תיקיות ראשיות ותת תיקיות, בדומה לסוג מידע ותת סוג מידע של העובד.
מעתה, תהליך תיוק המסמכים אל המערכת יכול להתבצע במס' אופנים: מתוכנת הסריקה, מתוך אפליקציית האאוטלוק או מתוך תוכנות האופיס השונות. כל מסמך שמתויק במערכת מקבל מילות מפתח וישנן מס' דרכים לאחזור המסמכים, לפי חתכים שונים.
לדברי שי עבאדי, סמנכ"ל טכנולוגיות בטופ סולושנס: "האתגר הטכנולוגי שלנו היה להזין את תיקי העובדים הפיזיים של נמל אשדוד לתוך המערכת הדיגיטלית וכאן למעשה שיתפנו פעולה עם חברת סריקה חיצונית שסרקה את החומר והכינה אותו במבנה הנדרש. לאחר שהתיקים נסרקו, ביצענו טעינה באופן אוטומטי של כל החומר אל תוך עץ המסמכים בעזרת כלי המערכת. בנוסף, ביצענו מס' יישומים נוספים בנמל אשדוד כגון: קליטת חשבוניות נכנסות בשימוש ברקוד, תיקי ביטוח, תיוק מסמכי ארנונה, ניהול חוזים, ניהול מסמכי רכש ועוד."
"אתגר טכנולוגי נוסף בא לידי ביטוי בהיבט ההרשאות למסמכים. הייתה דרישה לשלב בין מנגנון ההרשאות של המערכת, שהוא למעשה מבוסס על סוג המסמך עצמו לבין מנגנון ההרשאות הסטנדרטי במערכת ה- SAP, שמבוסס על היררכיה ארגונית", מוסיף עבאדי.
לדברי איציק בלומנטל, סמנכ"ל מטה ומחשוב בחברת נמל אשדוד: "בחרנו במערכת של Open Text מאחר ומבחינת האינטגרציה והשקיפות למערכת ה- SAP זו המערכת האינטגרטיבית ביותר. המשתמש עובד במערכת אך הוא מרגיש שהוא עובד עם SAP כי המסכים הם SAP סטנדרט. בנוסף, מנגנון ההרשאות של המערכת מתבסס על מנגנון ההרשאות של SAP. ההטמעה של המערכת מייעלת את ההתנהלות בארגון - אין צורך לבצע תיוק פיזי של מסמכי כח אדם, דבר שחוסך לנו בזמן. כמו כן, המסמכים הללו נגישים בכל רגע נתון לכל המשתתפים בתהליך".
