החלק הקודם של המאמר בנושא פורטלים ארגוניים (אינטראנט) עסק בתיאור הכלי ויתרונותיו עבור חברות וגופים, המבקשים פתרונות יעילים, מבחינה כלכלית ומבחינות נוספות, להפצת מידע בתוך הארגון.
אבל איך עושים את זה? איך מייצרים פורטל ארגוני יעיל, שישרת את הארגון על הצד הטוב ביותר?
בחלק זה של המאמר נציג מספר טיפים ליצירת רשת אינטראנט טובה, התואמת את צרכי הארגון או החברה:
1. לא לנסות לייצר את הרשת לבד – גם מבחינה כלכלית, וגם מבחינות אחרות, משתלם יותר להעביר את מלאכת הבנייה של הרשת לחברה מקצועית. הכשרת עובדים פנימיים שיטפלו בפיתוח, רכישת תוכנות וחומרה, עקומת למידה – כל אלה יעלו לארגון יותר משימוש באנשי מקצוע, שחיים את העולם האינטרנטי, ומעודכנים בכל החידושים התכופים שמתרחשים בו – ובסה"כ, לא מדובר בהשקעה גדולה.
2. לא לנהל את האתר ע"י וועדות וקבוצות חשיבה גדולות. ניהול יעיל ונכון של הרשת הפנימית יכול להתבצע על-ידי מקסימום 2-3 מנהלי רשת, שזה עיסוקם המרכזי. לצוות המנהל את הרשת הפנימית צריכה להיות שליטה על קבלת ההחלטות מהירה (לא לקבל אישור לכל הזמנה של אפליקציה או פיתוח...) כמו כן, על אף שמנהלי הרשת צריכים לקבל אינפורמציה ולהיות קשובים למידע שזורם אליהם מכל המחלקות, העובדים והמנהלים – ההחלטות הסופיות לגבי ניהול הרשת צריכה להיות של צוות האינטראנט המצומצם, ורק שלו.
3. לדאוג שהאינטראנט יהיה הדבר הראשון שהעובדים רואים על המחשב כשהם פותחים אותו. יעילות הרשת הפנימית תלויה, בראש ובראשונה, בכך שהעובדים כולם יכירו אותה, יבינו איך היא עובדת וישתמשו בה באופן יומיומי. אם למשל, מעלים לרשת ספר טלפונים פנימי, שמתעדכן באופן רציף – הדבר צריך להחליף, כמעט לחלוטין, את השימוש של עובדי החברה במרכזיה לשם ניתוב שיחות או בירור מספרי טלפון פנימיים – אי שימוש במידע שמופיע ברשת הפנימית יוביל לכך שהמידע ברשת לא יעודכן בקצב מספיק, עובדים לא יודיעו בזמן על שינויים או על שגיאות במידע המפורסם, והמידע לא ישרת איש.
4. ניהול נכון של קטגוריות (נוח לשימוש עבור העובדים). קטגוריות שימושיות לדוגמא: ספר טלפונים פנימי (אפשר לצרף תמונות של העובדים), טפסים פנימיים, מדריכים עם עצות לעובדים, הנחיות ומדיניות החברה, פרסומים מהתקשורת, לוחות זמנים, תמונות מאירועים חברתיים, מכרזים פנימיים למשרות וכיו"ב.
5. לאפשר לכולם לפרסם ברשת הפנימית. בלי חסימות ואבטחה מוגזמת. הניסיון מלמד, שעובדים שזוכים בהזדמנות לפרסם מידע ולהביע את עצמם, לא עושים שימוש לרעה בזכות הזו, ולא מחבלים במזיד במערכת.
6. לא לאפשר הפצת מיילים לרשימות תפוצה גדולות ע"י כלל העובדים. אימיילים בתפוצה רחבה מייצרים תחרות מיותרת לתקשורת באמצעות הרשת הפנימית.
מקור: http://www.pluto-group.co.il/viewArticle.asp?artid=106
http://www.pluto-group.co.il
