על החיסכון הנובע לעסק ממשלוח חשבוניות בדואר האלקטרוני 

הדואר האלקטרוני נגד דואר ישראל
על החיסכון הנובע לעסק ממשלוח חשבוניות בדואר האלקטרוני במקום בדואר ישראל - מאת רו"ח יורם שיפר *.

עסקים רבים טרם הפנימו את העובדה כי משלוח חשבוניות בדואר האלקטרוני הינה פעולה יעילה ומאד חסכונית- על פי סקר שנערך על ידי פירמת רואי החשבון "שיפר,פוגל,ליבנה" בשנת 2004 - רק 1% מהעסקים השתמשו בחתימה דיגיטאלית.
אני נתקל מדי יום ביומו בעסקים אשר שבויים בקונספצית משלוח החשבוניות בדואר כברירת מחדל ולא טרחו אף לרגע לחשוב ברצינות על מעבר למשלוח החשבוניות ללקוחותיהם באמצעות הדואר האלקטרוני, וזאת למרות ששלטונות מס הכנסה יזמו לפני זמן רב תיקון בחקיקה המאפשר לבצע זאת - לזכותם , זוהי ראייה מאד מתקדמת שאפילו הקדימה את זמנה.

כיום , בניגוד לעבר הקרוב מאד - שנה עד שנתיים - אין כמעט בית או עסק שאינו מחובר לאינטרנט ומחזיק בכתובת פעילה של דואר אלקטרוני הניתן בחינם כמעט בכל פינה אפשרית באינטרנט.
לפי סקר שנערך בחודש יולי 2006 עולה כי בישראל 3.7 מליון משתמשי אינטרנט ואילו 99% מהם עושים שימוש בדואר אלקטרוני.

על היתרונות הגלומים במשלוח חשבוניות ומסמכים חשבונאיים בדואר האלקטרוני לא ארחיב ורק אציין אותם:
מהירת העברה , בטחון בהגעת המסמך למקבל (דואר אלקטרוני שלא חזר) , אפשרות תשלום מקוונת , חסכון כספי כפי שיוצג להן,סדר,אפשרות אחזור, משלוח חוזר,בטחון במקוריות וזהות השולח,קבלת מסמך מקור שניתן על פי החוק לשמור במדיה אלקטרונית ללא צורך בהדפסה (הוראות ניהול ספרים-סעיף 18ב ) ועוד.

במאמר זה אגע בנקודה אחת - חישוב החיסכון הכספי הנובע ממשלוח חשבונית בדואר האלקטרוני.
לא לחינם עורכות החברות הגדולות במשק מאמצים רבים לשכנע את לקוחותיהם למסור להן את כתובת הדוא"ל ונותנות אפילו בונוסים למי שמספק להן כתובת זו - שכן הן כבר הפנימו את היתרון הכספי הגדול הנובע ממשלוח חשבונות בדוא"ל ( פלאפון משיקה שרות "חשבוניות במייל" )-לאחר קריאת המאמר יוכל הקורא ללמוד על הרווח של חברת פלאפון בלבד שהגיע כבר למיליוני שקלים בזכות המעבר למשלוח חשבונית במייל, וזו רק ההתחלה.
אני גם משוכנע שברשות הדואר מאד לא יאהבו לקרוא מאמר זה כי מכל שקל שנחסך לחברות העושות שימוש במייל - נגרע שיעור מסוים מרווחי דואר ישראל.

מרכיבי העלות שיש לקחת בחשבון במקרה של משלוח חשבוניות בדואר הינם:
עלויות הדפסה - מחיר להדפסת דף על ידי המדפסת
עלויות נייר - דף רגיל או דף מודפס מראש
מחיר המעטפה
מחיר בול דואר
עלות כוח אדם או עלות שרות של מיון, איסוף, קיפול, הכנסה למעטפה, רישום כתובת ומסירה לדואר - ישנן חברות שמחזיקות מחלקה שלמה לטיפול בדואר יוצא.

מנגד - מה העלות למשלוח החשבונית בדואר אלקטרוני? - כמעט אפס!!! - "כמעט" הואל ונדרשת עלות לחתימה האלקטרונית , אך זו נמצאת בשוליים.

באתר www.invoice4u.co.il נמצא מחשבון לחישוב עלות של משלוח חשבונית בדואר רגיל - את סכומי מרכיבי העלות יוכל כל עסק לרשום על פי העלויות הספציפיות אליו ולחשב את החיסכון שיכול להיגרם עקב מעבר למשלוח חשבונית במייל.

* רו"ח יורם שיפר הוא מבעלי האתר להפקת חשבוניות ברשת www.invoice4u.co.il