כיצד ניתן לצמצם את השבתת העסק - כיצד ניתן לבצע ספירה ממוחשבת מבלי לרכוש את המסופונים ? סיום שנת המס מחייבת את בעלי העסקים להתארגן לקראת ספירות המלאי השנתיות. כל מי שהתנסה בתהליך זה מודע לכך
שבעת ספירת המלאי נמצאת החנות במצב של "קיפאון" ומושבתת, דבר הפוגע ברווחיות.
האם ניתן לייעל את התהליך ולצמצם את ההשבתה ? התשובה תלויה בשיטת ספירת המלאי בה בחרתם. קיימת הבחנה בין שיטות מיושנות וחדשניות. להלן האופציות העומדות בפניכם:
· ביצוע ספירת המלאי בעצמכם , בעזרתם של עובדיכם הקבועים. o ביצוע הספירה בעצמכם באורח ידני. o ביצוע ספירה עצמית תוך שימוש בטכנולוגיות מתקדמות ובמסופונים ממוחשבים. · העסקת גורמים מקצועיים שתחום התמחותם הינו ספירות מלאי. אנו ממליצים לכם לבחון את מגוון פתרונות התוכנה והחומרה שעומדים כיום לרשותכם. יתכן כי תגלו שניתן לצמצם באופן משמעותי את מידת המאמץ והזמן הדרושים לביצוע התהליך. פנינו אל גורמים מומחים בתחום, המתמחים במתן שירותי ספירות מלאי,ובדקנו עבורכם כיצד ניתן לייעל את התהליך ולחסוך כסף. פרויקט של ספירת מלאי יכול להימשך מספר ימים. בשל שיקולים עסקיים הוא מבוצע לעיתים במקביל לפעילות המכר. אם בעל החנות מחליט שלא לסגור את החנות, יתכן מצב של יציאת סחורה בעיצומו של תהליך הספירה. במקרה כזה נדרש לבצע התאמות בשלב מאוחר יותר. התאמות כאלו מסרבלות את התהליך, מייקרות אותו ומהוות פתח לטעויות. להלן סקירה תמציתית של השיטות הנפוצות. אופציה מס' 1: ספירת מלאי בשיטה הידנית והמיושנת בשיטה זו מתבצעת הספירה בשני שלבים: בשלב הראשון עוברים הסופרים בחנות ומבצעים רישומים ידניים של מק"ט וכמות. בשלב השני הם מקלידים את הנתונים באופן ידני לתוך המחשב. חסרונה של השיטה נובע מהיותה ידנית ב- 100%, ולכן זמן הספירה ארוך יותר. בנוסף לכך קיים סיכוי לטעות בכל אחד משני השלבים. אופציה מס' 2 : ספירת מלאי בשיטה הטכנולוגית והממוחשבת – ע"י מסופונים בשיטה זו נעשה שימוש במסופונים ייעודיים אשר נועדו לספירת מלאי. כל מסופון כולל קורא ברקוד. העובד סורק באמצעותו את מספרו הקטלוגי של המוצר ומייד אח"כ הוא מזין בו את הכמות. אחד היתרונות של שיטה זו הינו העובדה כי ניתן להזין למסופון את קטלוג הפריטים של העסק. הדבר מונע טעויות בזיהוי המק"ט. השיטה מפשטת את תהליך ספירת המלאי: זמן הקריאה מתקצר, שכן המסופון "קורא" את המוצר ישירות מן המדף. בנוסף נחסך שלב השני של הקלדת הכמויות ושאר הנתונים למחשב. הדבר מתבצע באופן אוטומטי. הראל מציין כי " הטכנולוגיה והמיחשוב מבטיחים אמינות בספירה. השימוש במסופון מעלה את רמת הדיוק ומגביר את הבקרה." דוגמא למסופון יעודי למטרה זו הינו הוא ה 630HT של Unitech. מכשיר זה פשוט וידידותי לעובדים בשל העיצוב האגרונומי הייחודי שלו. הוא נוח לאחיזה ביד אחת, היד השנייה משוחררת למשימות הספירה. הצג שלו רחב, מכיל 8 שורות והינו קל לקריאה. שאלה מהפורום:"כיצד ניתן לבצע ספירה ממוחשבת מבלי לרכוש את המסופונים ?" אחת הפניות בפורום התייחסה לנושא עלויות המחשוב. בעלי עסקים מבקשים להתייעל ומתעניינים בספירת מלאי ממוחשבת, אך הם נרתעים מרכישת ציוד יקר שישמש אותם לתקופה קצרה בלבד, למשך הספירה השנתית בלבד. בימים אלו של מיתון רכישת ציוד לספירת מלאי יכולה להוות הוצאה מכבידה על העסק. מצאנו כי ניתן להימנע מרכישה. תוכלו למצוא ספקים אשר משכירים מסופונים למטרה זו. מסופונים אלו יודעים להתממשק עם תוכנות רוב תוכנות ניהול המלאי השכיחות. אופציה מס' 3: ספירת מלאי באמצעות ספקי שירותי ספירת מלאי - השיטה הממוחשבת המלאה קיימת כיום נהירה של ארגונים לשירותי מיקור חוץ, זאת משיקולים של חיסכון בעלויות. קיימת הנחה כי גוף מתמחה יבצע את העבודה טוב יותר, במיומנות ובזריזות, תוך ניצול הידע המצטבר והעשיר שלו. מגמה זו חלה גם על ספירות המלאי השנתיות. בעלי חנויות ומנהלי ארגונים רבים מבקשים כי יבצעו עבורם את מלוא תהליך ספירת המלאי שלהם. קיימות כיום חברות נישה ייעודית למטרה זו בלבד. שיטה זו מאפשרת לספק דיווחים בזמן אמת, אשר נדרשים במקרים רבים, כגון בעת ביקורת פתע של רואה החשבון, בעת ספירת מוצרים יקרים מאד וכיו"ב.
לשיטה זו, המכונההשיטה הממוחשבת המלאה, יתרון על פני שאר השיטות. מטבע הדברים ספק השירות מנוסה, מיומן וניטרלי. הנהלת החברה יוצאת איפוא נשכרת מהתהליך, שכן במסגרת הפרויקט היא זוכה לקבל תמונת ראי אובייקטיבית אמיתית של מצב העסק.
לסיכום ספירת מלאי שנתית באמצעות עובדי העסק, ידנית או ממוחשבת , אשר מתבצעת ללא מיומנות עלולה להאט את הפעילות העסקית ולפגוע ברווחים. ספירה ממוכנת ויעילה, לעומתה, אשר מתבצעת בידיים מיומנות תוך מינימום זמן, מספקת נתונים אמינים ומדויקים, מאפשרת התנהלות רציפה של העסק ויכולה לחסוך לכם !!! בהצלחה ! הכותב הוא מוטי הראל, מנכ"ל חברת נקסט-ליין מקבוצת איידינקסט, בעל תואר שני בהנדסת אלקטרוניקה מהטכניון בחיפה. בעל ניסיון של למעלה מ-30 שנה בתחום איסוף נתונים אוטומטי. לאתר של הכותב www.next-line.co.il מתוך מאמר שפורסם באתר פורום הברקוד הישראלי
מחבר הכתבה:שמעון מנצור
