מתכננים תכנון מתאים לתהליך העבודה ולצרכי החברה, מעצבים אדריכלות מתאימה לדימוי ומיצוב החברה, מטילים על קבלן מקצועי לבצע במחיר סביר המתאים לתקציב החברה – ויש לנו מבנה ושטח מתאימים שיקדמו את החברה ויעזרו לה להצליח.
זאת כל התורה על רגל אחת, האתגר שלכם הוא לנקוט בפעולות הנכונות כדי שתקבלו את המבנה המתאים במחיר סביר. במאמר זה אציג את הנקודות החשובות שאותם צריך לעבור כדי להצליח.
ראשית החליטו מי יהווה את צוות התכנון בחברה. ככל שהשטח עליו מדובר גדול כך צריך לגדול מספר המעורבים. בכל תכנון חשוב לוודא כי התוכניות אושרו ע"י אנשים המכירים היטב את החברה וצרכיה שיש להם סמכות לקבל החלטות. חשוב שמנהל הפרויקט בחברה יהיה בדרגה גבוה שתאפשר לו להתמודד בהצלחה בפתרון אי הסכמות מצד מנהלי אגפים.
הנקודה החשובה הבאה היא על איזה סוג פרויקט הולכים. האם קונים מבנה או שוכרים שטח במבנה חדש ומתכננים את מערך החלומות שלנו, או האם נכנסים לבניין קיים ומתאימים את השטח לצרכינו? האם בכלל מצמצמים שטח ומארגנים אותו מחדש? האם מסכמים עם בעל הנכס כי הוא אחראי על הביצוע בהתאם לתוכניות שנספק לו, או האם אנו לוקחים על עצמנו את כל ניהול התכנון והביצוע ומעסיקים אנשי מקצוע?
ולתכנון עצמו, נקודת המפתח היא להגדיר בדיוק את צרכי השטח הנוכחיים של החברה. חברה תחרותית חייבת להיות דינמית ולבחון מחדש את התקנים ולהתאימם למצבה הכלכלי ולפלח השוק בו היא פועלת. שטח משרדים נקבע ע"י תקנים, כמה שטח מוקצה לעובד טכני, למקבל קהל, מנהלים בדרגות שונות. באיזו שיטה נמקם משרדים בחדרים או מרחב פתוח Open Space .
מהם שטחי העזר הנדרשים לחברה, כמה חדרי ישיבות ובאיזה גדלים, האם יש פינות מנוחה ואזורים לדיונים לא פורמלים, האם יש פינות קפה גדולות יותר עם מכונת קפה ומספר מקומות ישיבה, האם מוקצה שטח לחדר אוכל, כיצד מגיע האוכל. האם יש אזורי מכונות צילום, מדפסות, פקס או מכונות משולבות. האם יש צורך בחדר מחשב ותקשורת שאותו יש לתכנן, האם יש שטחי ייצור או מחסנים – אם כן חשוב לדעת ששטחם נקבע בהתאם לציוד הנמצא בהם ולמרווחי העבודה סביבו ולא לפי תקן או הערכה כללית.
אחרי שענינו על כל השאלות ואספנו את המידע, רצוי ע"י מתכנן פונקציונלי, שהוא מהנדס המתמחה בנושא, ויוכל גם לבצע ניתוחי רגישות לבדיקת שינויים בתקנים המקובלים בחברה ומה משמעותם והשפעתם על כלל שטחי החברה. לאחר שקבענו את השטחים נטו הנדרשים לכל פונקציה בחברה נשאלת השאלה איזה מחלקות ופונקציות חייבות לשבת אחת ליד השניה, האם יש מחלקה שצריכה לשבת ליד הכניסה או אולי כמה שיותר רחוק מהכניסה? כלי עבודה יעיל בתחום זה הוא מטריצת קשרים הפורסת את כל הפונקציות והמחלקות בחברה, ומכמתת את עוצמת הקשר שלהם, הכרחי, רצוי, או לא רלוונטי.
כעת שיש לנו את כל הצרכים הפרוגרמטים ניתן להתחיל בתכנון. עדיף רק לאחר שלב זה לבחור את המבנה המתאים. יהיה מאוד לא נעים לגלות כי בחרנו מבנה ששטחו אינו מספיק לצרכי חברתינו, דבר שקורה בפרויקטים רבים. מבנים שונים אחד מהשני בניצולת השטח שלהם ומבנה בניצולת גבוה נותן שטח נטו גדול יותר. אם בחרנו במבנה בניצולת נמוכה לא נקבל את השטח שרצינו. קיימת גם האפשרות לתכנן מראש מבנה בניצולת נמוכה, כדי להרשים את המבקרים עם כניסה גדולה ופרוזדורים רחבים מאוד ומעוצבים המקטינים את הניצולת. יש להמנע מבחירת מבנה לא מוצלח עם ניצולת נמוכה. לכן גם נקודה זו שווה לבדוק לפני שבוחרים מבנה.
ועכשיו לתכנון, שלב ראשון נתכנן תוכנית מקרו שבה נמקם את המחלקות במקומות שונים במבנה בהתאם לקשרים בינהם, לקהל המגיע, לכניסה ולדרישות הבאות לידי ביטוי במטריצת הקשרים. ככל שצוות התכנון מטעם החברה יהיה מעורב יותר והמתכנן מנוסה וטוב יותר כך יגדל מספר החלופות שידונו ותבחר התוכנית האופטימלית לחברה.
בסיום שלב המקרו נתחיל עם התכנון המפורט שבו ימוקמו כל הפרטים הקטנים, עד לרמה של הריהוט הקטן ביותר, ככל שהמתכנן מקצועי יותר כך תהיה התאמה גדולה יותר בתוכניות המיקרו והמקרו והחלוקה העקרונית שאושרה תשמר כחלופה האופטימלית והמעוצבת ביותר. בסיום התכנון המפורט נוכל לדמיין את המצב הסופי של השטח לאחר הביצוע. שלב זה קובע את התוצאות הסופיות, את העיצוב ומראה השטח ואת הצלחת התכנון.
גם כאן ככל שיהיה דו שיח פורה יותר, ככל שנקבל תגובות רבות ונשפר תוכניות בהתאם לתגובות צוות התכנון, כך נקבל תוכנית טובה יותר. תאורטית העברת התוכנית לכל העובדים וקבלת פידבק ממי שיש לו מה להגיד ולשפר תאפשר קבלת תוכנית מושלמת ללא צורך בשינויים במהלך הביצוע או אחריו. מעשית אין חברות העובדות בשיטה כזאת כי הרבה רעש נכנס למערכת וקשה מאוד להתקדם במצב כזה. אבל בהחלט מומלץ להראות את התוכנית למנהלים ולעובדים שיש להם מה להגיד בנושא תכנון.
בסיום שלב זה נכנסים לתמונה מתכנני המערכות, מהנדסי חשמל, מיזוג אוויר, אינסטלציה, קונסטרוקטור, יועץ בטיחות ויועץ נגישות וכו'. חלקם נותנים הנחיות למתכנן כבר בתחילת התהליך, זאת בהתאם לגודל ומורכבות הפרויקט. מתכנני המערכות מוציאים תוכניות אך ורק על בסיס התוכנית הסופית הנבחרת. במהלך תכנון המערכות בהחלט יכול להיות מצב שבו נדרש לשנות תוכניות בגלל אילוצי המערכות. כמו כן יש לקחת בחשבון כי מתכנני המערכות צריכים לקבל נתונים פרוגרמתיים ברורים מכיוון שהם לא נוהגים להסתובב בחברה וללמוד את הצרכים באופן מעמיק. מתכנן מיזוג האוויר ירצה לדעת סה"כ פליטות חום, מתכנן החשמל ירצה לדעת סה"כ זרם והספק נדרש. אם לא נערכת בדיקה ע"י גורם מקצועי המקדיש לנושא זמן, מתכנני המערכות יקחו רזרבות גדולות שמכסות אותם מקצועית אך בפועל החברה תשלם יותר עבור רזרבות שאין לה צורך בהם, לכן דיוק יחסוך כסף.
ככל שמשקיעים זמן גדול יותר בתכנון כך יורדות עלויות הבינוי והשינויים הנדרשים במהלך הבינוי ואחריו.
לאחר סיום התכנון מתחיל שלב המכרז, המפרטים הטכנים ובחירת הקבלנים. גם כאן שווה להשקיע זמן רב בנושא. עלות הביצוע היא העלות הכבדה ביותר בפרויקט, כך שגם אם קבלנו את ההחלטות הטובות ביותר עד עכשיו, ויש לנו תוכניות מושלמות שמתאימות לחברה, אין ערובה שנסיים את הפרויקט במחיר סביר המתאים לתקציב שהגדרנו.
ההחלטה החשובה ביותר היא האם נחתם חוזה עם בעל הנכס שמפעיל בעצמו את הקבלן ומשלם לו, דבר שמוריד מהחברה אחריות רבה בנושא שאין לה את הידע להתמודד איתו. או האם החברה מעדיפה לעבוד ישירות מול הקבלן ואז צריך צוות גדול מטעם החברה. חשוב אופן ההסכם והגורם המנהל את הפרויקט ומפקח על הביצוע.
נושא זה מורכב מאוד מכיוון שבשוק התחרותי הקיים מנסים המבצעים, לאחר שכבר זכו במכרז וחתמו על חוזה, להגדיל רווחיות על בסיס שינויים בתוכניות ונקודות לא סגורות בתכנון. תאורטית ביצוע תכנון ללא שינויים ימנעו תוספות, אך גם במקרה כזה מחסור בחומרים ורכיבים שתוכננו יכול להוות עילה לבקשת תוספת. גם הפעלת בעל הנכס כאחראי לנושא לא תמיד תחסוך בעלויות מכיוון שגם הוא ירצה להרוויח את עלויות הזמן המושקע בפרויקט ואם רווחיו גבוהים החברה תשלם יותר.
בשלב הבינוי מתעוררות שאלות מצד המבצעים, חשוב להיות מעורבים ולתת תשובות כדי שהבניה תתבצע ללא עיכובים וללא טעויות ואי הבנות. כל תהליך הבניה, ניהול הפרויקט והפיקוח מורכב ביותר ובהחלט מצדיק מאמר נפרד בנושא.
ובכלל תמיד קיימת הדילמה על מי סומכים, עם מי עובדים ועד כמה לוחצים להורדת מחירים. בימים אלו כאשר רמת האמון נמוכה חשוב מאוד לבחור את הצוות הנכון ומה שחשוב יותר את הגורם המקצוע שעליו אנו סומכים. בכל מקרה חשוב מאוד להכיר את כל השלבים והאפשרויות כדי שתמיד נהיה מודעים למשמעות הבחירה שבחרנו ולאפשרויות האחרות שעליהן ויתרנו.
מאמר משלים עם תמונות
איך לבחור את המבנה המתאים ביותר לחברה גדולה
http://minimax52.blogspot.co.il/2013/04/blog-post_22.html
מהנדס ראשי במשרד מינימקס מהנדסים המספק ללקוח תכנון פונקציונלי ואדריכלי של: משרדים ושטחי היי טק, אולמות וקוי ייצור, מעבדות, מחסנים, חדרי מחשב, מוקדי שירות, אולמות תצוגה, מוסכים ומגרשי חניה. המשרד יודע ללוות את לקוחותיו החל משלב הגדרת הצרכים למבנה ועד לסיום כל התהליך בשלב אכלוס השטח החדש. ג'וני בכור הוא מתכנן פונקציונלי מנוסה, בוגר אוניברסיטת ת"א. רקע רחב בלימודי המשך בתחומים מגוונים שבססו את ההתמחות העמוקה בנושא.
