ייעוץ ארגוני לעסקים קטנים 

ייעוץ ארגוני הוא לא נחלת החברות הגדולות. ברור לנו שלעסקים כמו אינטל, מייקרוסופט ואפילו מקדונלדס יהיה מבנה ארגוני, נהלים ומדיניות אבל מה לגבי העסקים הקטנים?

בכל עסק קטן כגדול חייב להיות ארגון. מהו בעצם אותו ארגון? ארגון בנוי מיחידים וכדי לארגן את היחידים בצורה יצרנית ויעילה יש לדעת את הכלים הבסיסים ביותר בארגון.

הטעות הנפוצה ביותר היא שבעלי עסקים קטנים חושבים שייעוץ ארגוני נועד רק לעסקים גדולים. המצחיק הוא שדווקא הם צריכים ייעוץ ארגוני יותר מעסקים גדולים.

תשאלו כל בעל עסק קטן מצליח מה שלומו ואיך הולך וב - 90% מהפעמים תשמעו "מדהים אבל אני קורס", "אני ממש עמוס", "אין לי זמן", תשאלו בעל עסק קטן מתי היתה הפעם האחרונה שהוא יצא לחופש של יותר מיומיים (אם בכלל).
תשאלו את אותם מנהלים מה הם צריכים כדי לצמוח והם יענו לכם עוד כסף ולקוחות ואז הם יוכלו לגייס עוד כוח אדם. ובכן זה נכון אבל לרוב זו לא הבעיה. עסק הוא מכונה שאם היא עובדת ביעילות היא אמורה לייצר אנרגיה עודפת מכמות האנרגיה שהושקעה בה. לכן אם היום אותו בעל עסק משקיע הרבה אנרגיה ולא מרוויח מספיק כסף כדי לגייס עוד כוח אדם סביר להניח שגם אם יגדיל את נפח הלקוחות ויגדיל את כמות העבודה סביר להניח שגם אז ירוויח אותו דבר או אפילו פחות.

בחינה ארגונית פשוטה שכל בעל עסק יכול לעשות לעצמו היא - האם במידה והוא מפסיק להגיע לעסק וממנה במקומו עובד אחד או יותר שיבצעו את כל המטלות שהוא מבצע ביום יום, האם לאחר תשלום המשכורות תישאר לו הכנסה מספקת. אם התשובה היא שלא נשארת לו הכנסה מספקת ובכן הוא יצר לעצמו מקום עבודה ולא עסק.

למנהל עמוס, למנהל שחסר לו זמן, למנהל שלא מספיק יש רק בעיה אחת וזו בעיה של ארגון.
ארגון מתחיל מהדברים הבסיסיים ביותר - חלוקת זמן, זה לא משנה אם מדובר בעסק של אדם אחד, עשרות או מאות עובדים, לכל עובד ישנו תפקיד ולרוב תפקידו כולל יותר מפעולה אחת, מה שחשוב להפנים הוא שכל פעולה חייבת לספק בסופו של תהליך משהו בעל ערך עבור שאר הארגון. כל תפקיד או חלק ממנו חייב להתבצע בארגון וכל תפקיד חסר הינו "חור בדלי" שממנו זורם הכסף החוצה מהארגון.

תפקיד חסר או כזה שלא מתבצע כראוי עולה לארגון הרבה יותר כסף מאשר לקוח חדש נוסף. הכלל הבסיסי ביותר בארגון הוא לקבוע מהם התפקידים שעל כל עובד בארגון לבצע, מה התוצאה הסופית שמצופה מביצוע מוצלח של כל אחד מתפקידיו, מה הכמות המצופה מכל תפקיד ולסיום מה מסגרת הזמן שיש לבצע את התפקיד או את חלק התפקיד המדובר.

לפני מספר חודשים ייעצתי לאדריכל שמעסיק חמישה עובדים ומחזיק בתפקיד השיווק, המכירות וניהול האדריכלים השכירים בעסק שלו. הבעיה של אותו אדריכל אפיינה את מרבית העסקים הקטנים, כשלא הייתה לו עבודה הוא עסק במשרה מלאה בשיווק ומכירות אך כאשר הייתה לו עבודה הוא עסק בניהול הצוות שלו במשרה מלאה ולא מצא פנאי לשיווק, אפילו פגישות המכירה נדחו לסדר העדיפויות האחרון ועסקאות הלכו לאיבוד בשל כך. העסק שלו היה חודש למעלה וחודש למטה כי כשהייתה הרבה עבודה הוא לא שיווק וכשלא הייתה עבודה עברו לעיתים שבועות עד שהוא הצליח להכניס עבודה וכסף.

כשלב ראשון עוד בטרם עשינו שינוי ארגוני מהותי בעסק, הגדרנו מדיניות ביצוע תפקידים והגדרנו כחוק ברזל שעליו לעסוק שעה ביום בשיווק, שעתיים ביום במכירות וכל שאר היום בניהול השוטף של המשרד, כשלא היו לו פגישות מכירה הוא היה חייב לבצע פעולות שיווקיות, כך יצא שהשיווק והמכירות לעולם לא הוזנחו וקצב העבודה התחיל לעלות, לאמיתו של דבר לאחר חודש כל העסק עלה על דרך חדשה, הייתה מספיק עבודה בקנה ומספיק עבודה בתהליך כדי להרגיש בביטחון שניתן לגייס עובד נוסף לשיווק וכך הצלחנו להמשיך ולהגדיל את החברה והצלחנו להוציא אותה מהמעגל האין סופי שהיא נמצאה בו. לאחר כשלושה חודשים אותו העסק גדל ב 300%!!! הפתרון לכאורה היה מאד פשוט, מניסיון אני יכול להגיד לכם שכמו כל דבר בחיים כדי להצליח צריך להתמיד, גם כאן הסיבה להצלחה היא שאותו אדריכל פשוט התמיד עם הלוח זמנים שהגדרנו, הוא ארגן את העסק שלו מחדש וגם ארגן את הזמן שלו כמנהל.

דאגו להגדיר מה המבנה הארגוני שלכם, מי מבצע אילו תפקידים, הגדירו לכל תפקיד מסגרת זמן ותוצרים שאמורים להתקבל כתוצאה מביצוע התפקיד בצורה מוצלחת, כך תוכלו לנהל את העסק שלכם כארגון, גם אם מדובר בעסק קטן.