כשהבלגן חוגג.... 

    כשהבלגן חוגג...... כמה פעמים הבטחת לעצמך שהיום את מסדרת את השולחן ויהי מה?, כמה פעמים איבדת נייר חשוב בסבך ערימת הניירות המצטברת?, וכמה פעמים היית במצב בו לא נשאר מקום אפילו למקלדת? בטוחה אני כי לא מעט. אבל את יכולה להתנחם את לא היחידה. תוך כדי העבודה השוטפת ועניינים "דחופים ביותר" שלא ניתן לדחות מצטברת על שולחן העבודה שלנו ערימה של ניירות שגורמת להרגיש לא נעים מיערות הגשם ושיכולה להעסיק שלושה עובדים לפחות. לעולם לא תוכלי להיות בשליטה ולייצר כראוי בבלגן במאמר זה אתן מספר נתונים על סדר לעומת אי סדר ואת כבר תחליטי לבד.... סדר מוגדר כמצב שבו כל דבר מצוי במקומו הראוי ומבצע את הפונקציה הראויה לו. מנהלת עם חוש סדר אישי יודעת בדיוק מהם הדברים באזור שלה, היא יודעת היכן והיא יודעת למה הם משמשים. היא נמצאת בשליטה על האזור שלה, על הבסיס ממנו היא יוצאת לכל פעולה.

 דוגמא לסדר:קלדנית מסודרת לדוגמא תחזיק ברשותה את כל החומרים שיש להדפיס, יהיה לה שפע של נייר ונייר העתקה בהישג יד, היא תשמור את נוזל התיקון לידה וכו'. לאחר שכל פעולות ההכנה נעשו היא תשב להדפיס עם מכונת כתיבה מתפקדת ותדע מהי המכונה ומה ייעודה.בדרך זו היא תוכל לשבת ולהציג את התוצר שלה, ללא תנועה מיותרת או עצירות.

דוגמא לאי סדר:נאמר שהיה לך נגר, שלא היה מסוגל למצוא את הפטיש שלו, והוא אפילו לא ידע לשם מה קיים הפטיש, והוא לא היה יכול למצוא את האזמל שלו משום שכאשר הוא הרים אותו הוא הניח אותו באיזה מקום ולא היה יכול למצוא אותו שוב. תנו לו משלוח של עץ ואין לו מושג לשם מה זה, ולכן הוא אינו מסווג אותו בקבוצה שבה הוא יוכל למצוא אותו. העובדה האמיתית בעניין זה היא שמנהלת לא מסודרת, העובדת באזור לא מאורגן הופכת מחזור פעולה של עשר דקות למחזור פעולה של שלושה שבועות (האמיני לי, זה נכון) פשוט משום שלא מצאה את זה, וזה הרגע היה ונעלם וכל מיני ניסים... אם אינך יכולה לומר מהם הדברים שעימם את עובדת למה הם משמשים והיכן הם את לא הולכת להוציא שום תוצר את פשוט לא יודעת מה את עושה וכן, זה קורה גם למנהלות פיזור דעת הוא מנת חלקן של רבות מאיתנו. אם כך מהם היסודות החסרים? היסודות של ישיבה אל השולחן שלידו את אמורה לעשות את העבודה! היסודות של הידיעה מהם הכלים, החומרים והציוד שאיתם את עובדת, ומה את אמורה לעשות איתם כדי לקבל את המוצר שלך. אלה הם היסודות החסרים. זהו הדבר שמעכב את התפוקה שלך כמנהלת. זה הרבה מתחת לידיעת הטכניקה של עבודתך. היסודות חסרים. האם את יודעת היכן התיק? וכאשר את מסיימת עם התיק הזה, האם את משאירה את תכולתו מפוזרת בכל השטח או שמא את מסדרת אותה בחזרה ומכניסה אותה לתוך התיק שבו ניתן למצוא אותה? אם את מוצאת את פרויקט מס' 2 מפוזר על פרויקט מס' 1 את יודעת משהו בקשר לאותו אזור. היסודות חסרים. זוהי פיסת טכנולוגיה קטנה ועם פיסת טכנולוגיה זו את זוכה בתובנה. צריכה להיות לך תמונה כללית של איך האזור ייראה כאשר הוא יסודר ויאורגן כיאות – איך הוא יאורגן על מנת לקבל ייצור אופטימאלי לאחר מכן תוכלי לבדוק את האזור ולראות מה קורה. את תבצעי בדיקה בהתבסס על : איך נראה האזור בהשוואה לצורה שבה עליו להיות מאורגן? את תראי לבד מה נמצא במקומו ומה לא, איזה תיקים נמצאים במקומם ואיזה לא את תתפלאי לגלות ששמונים אחוז מהניירת לא נחוצה לך לעבודה כרגע.. במילים אחרות את יכולה לבדוק את האזור לפי נקודות- חריגה לעומת הגורם היחיד הזה של סדר. הנקודה שאנו מדברות עליה כאן היא הלך מחשבה מסודר. מנהלת, עם חוש סדר והבנה של מה שהיא עושה, מתיישבת לכתוב דו"ח, והנייר יהיה בהישג ידה והעבודה תתבצע על הצד הטוב ביותר.הטכנולוגיה של סדר לעומת אי סדר לא הומצאה על ידי אבל בהחלט יושמה והביאה לתוצאות מדהימות שהביאו להגברת הייצור שלי כמנהלת "על בשרי" הרגשתי מה זה לאבד ניירת, להיתקע באמצע פרויקט בלי לדעת איפה אני וזה קורה לא רק לי זה בטוח. עבודה תובענית ואחריות גדולה גובות את המחיר אבל כדי לא לבזבז זמן שהוא כסף תמיד חשבי על היסודות מצאי לך שעתיים כדי לפנות את השולחן ולהחזיר כל דבר למקום שנועד לו ותראי איך התמונה מתחילה להתבהר זה בדוק! לכתיבת מאמר זה נעזרתי בעבודותיו של ל.ר.הבארד. יעל לוטן – מנכ"לית לוטן תדמיות בע"מwww.lotan.org.il