יעוץ וליווי עסקי הוא תהליך העשוי להיות בעל משמעות דרמטית להמשך הפעילות של כל עסק ובמיוחד עסק קטן ובינוני.
ראשית, נגדיר כי תפקידו של היועץ העסקי האמיתי מתחלק באופן כללי למספר מישורים:
- הבנה וניתוח של המצב העסקי באופן מהיר ככל האפשר.
- מתן מידע בנושאים שונים- התנהלות כספית, שיווק ומכירות, בירוקרטיה וכד'...
- מעורבות, יצירת והנעת תהליכים של שיפור וקידום העסק.
- בניית כלי מעקב ובקרה ידידותיים שבעל העסק יוכל להתמיד ולהשתמש בהם גם בתום התהליך.
- שינוי האקלים הניהולי בעסק והפיכתו למקצועי וענייני יותר.
תהליך יעוץ עסקי איכותי עולה לא מעט כסף ועל כן רק יועץ המספק את כל התועלות האלו, וברמה גבוהה, מצדיק את ההשקעה. באופן אישי, המימדים החשובים בעיניי הם אלו המתייחסים לחוכמת החיים של היועץ, יכולות לנתח ולהבין במהירות מי עומד מולו (המנהל והעסק) והיכולת האמיתית להניע וללוות תהליך של שינוי עסקי.
במאמר זה, אסקור את תפקידו של היועץ העסקי בכל אחד מהשלבים של הרעיון העסקי, התכנון הקמת העסק והפעלתו בשלבי החיים השונים שלו.
שלב הרעיון הראשוני
- מיקוד הרעיון ביחד עם היזם.
- השוואה לעסקים קיימים.
- חיפוש מודל עסקי אפשרי אשר ברמה הראשונית יוצר הגיון כלכלי.
- פיתוח הרעיון ברמה של סיעור מוחות ובנייה בקווים כלליים של תהליך העבודה עד להקמת העסק.
- תיאור המציאות העסקית של ניהול העסק על היתרונות והחסרונות שבה.
במידה ונפסל הרעיון בשלב זה, וגם במידה ולא, עשוי היועץ להציע רעיונות אלטרנטיביים אשר עשויים להיות תואמים את הצרכים /רצונות של היזם.
התוצר ללקוח: רעיון מגובש יותר, אישור ראשוני כי ניתן להמשיך לבדיקות יותר משמעותיות ותמונה מפורטת יותר על המציאות העסקית העתידית.
שלב בדיקת ההיתכנות
זהו שלב מקדים לתוכנית העסקית הנקרא גם "בדיקת go-no go".
בשלב זה נבדקת בצורה כלכלית ראשונית ההיתכנות של העסק בהתבסס על המודל העסקי שלו.
מנותח הרווח הגולמי, ההוצאות הקבועות הצפויות כמו גם ההשקעה הנדרשת, עלויות הפרסום והשיווק וציפיות היזם להכנסה .
בשלב זה עדיין לא נעשים ניתוחי שוק ותוכניות מפורטות אך חשיבותו הרבה במתן אישור כללי להתכנות המיזם טרם שנכנסים להשקעות כספיות משמעותיות .
כאשר התהליך נעשה באופן נכון ומקצועי, היזם מעורב בתהליך ומקבל הזדמנות נוספת לעכל ולעבד את הרעיון .
תוכנית עסקית
תוכנית עסקית היא אמצעי ולא מטרה. יזמים רבים משתמשים במונח כסיסמה הכרחית, תחנה שחייבים לעבור כאשר מקימים עסק.
האמת הרבה יותר מעודדת, התוכנית העסקית יכולה להיות בת עמוד אחד, או 200 עמודים, בהשקעה של
2,000 ש"ח או 100,000 ש"ח; הכול לפי הצורך, המורכבות והנמען.
לעתים יש לבצע אותה כמקשה אחת לפני שמתחילים לזוז, לפעמים עדיף להתחיל קודם פיילוט או לעשות ניסיון ובמקרים אחרים ניתן להסתפק בתוכנית חלקית אשר תיתן את המידע ליזם על הדברים הנדרשים לתהליך העבודה.
הגישה הנכונה אם כן היא לבחון את התהליך העסקי כולו ולהתאים א המענה לצרכים העסקיים -מימוניים של העסק .
הקמת העסק
תהליך הקמת העסק כולל בתוכו מאות פרטים ומשימות , מתחומים שונים אשר חלקם הגדול נעשים בפעם הראשונה ע"י היזם .
מעבר לכך, בעידן המידע, השמועה על הקמת העסק לרוב תופסת גלים ובעל העסק נתקל בעשרות הצעות לרכישת מוצרים ושירותים שאת רובם הוא לא צריך.
בשלב הזה בא לידי ביטוי תפקיד הליווי העסקי באופן האפקטיבי ביותר, ליווי עסקי הוא רכיב חיוני בהקמת העסק במיוחד בשלב הזה.
התהליך יכלול ניהול של ה"מבצע", שליטה על התקציבים וקבלת ההחלטות, סיוע בבחירה בין קדימויות עדיפויות ואלטרנטיבות שונות בכל אחת מנקודות ההחלטה .
התהליך יקצר את הדרך, יחסוך כספים רבים וזמן רב עוד יותר ובמקביל ייתן פרופורציות ליזם כאשר מתפתחות תקלות או אירועים לא צפויים.
אזהרה : בשלב הזה, אתם ממש לא צריכים מישהו שיבוא וייתן הצעות, אלא אדם עם ניסיון שיהיה מעורב וייתן לכם תחושת שותפות בתהליך .
לסיכום, יועץ עסקי מקצועי ומוצלח הוא בעל תפקיד מרכזי בתהליך סינון ועיבוד הרעיונות, עיבודם והפיכתם לתוכנית עבודה הלכה למעשה ובליווי היזמים בתהליך ההקמה של העסק.
בחלק הבא נסקור את תפקיד היועץ במהלך חיי העסק הפעיל:
שיגרה עסקית
כן , יש דבר כזה. יזמים רבים מוצאים את עצמם, לאחר כשנה מהקמת העסק, במצב של תסכול נוראי.
הם מרגישים כי כל יום הכול מתחיל מחדש, אין נכסים שנצברים, לא בחשבון הבנק, לא בשיווק ולא בידע שלהם לגבי ניהול העסק ובמקרים רבים מפתחים תחושות שליליות כלפי הלקוחות הספקים ושאר הגורמים המעורבים בעסק.
זה לא נורא ואפילו מאד טבעי, שנת הפעילות הראשונה היא תמיד שנה של ניסיונות וחיפוש דרך, אמנם ליווי מקצועי יהפוך את הדרך לבטוחה ויעילה יותר אבל אם רק עכשיו החלטתם להצטייד בליווי עסקי זה בסדר גמור.
יועץ עסקי מוצלח:
- ילמד את העסק במהירות, את ההצלחות (בטוח שיש כאלה) ואת הכישלונות.
- יבצע הערכה מהירה ויבנה ביחד אתכם תהליכי עבודה וניהול. ביחד תחליטו במה להתמקד ועל מה לוותר, איך לבנות שיגרת
פעילות של שיווק ומכירות ואיך לעקוב אחריה. איך לבנות יעדי מכירות ורווח, לנהל את התזרים ואת חובות הלקוחות ועוד.
זהו השלב שבו יסייע לכם היועץ העסקי להפוך מיזמי העסק למנהלים שלו, שלב מורכב ומאתגר אבל הכרחי להמשך צמיחת העסק לאורך זמן.
התרחבות ופיתוח עסקי
איזה כיף, העסק מצליח ואתם אפילו מרוויחים כסף. העולם הקפיטליסטי מחנך אותנו תמיד לרצות יותר . יחד עם זאת, בעלי עסקים רבים למדו על בשרם שפיתוח והרחבת העסק שחקה את כל הרווחיות שלהם, הן כתוצאה מההשקעה והן מכיוון שהעסק לא הצליח לשאת בהוצאות ודרש משאבים וידע ניהולי שלא היו בנמצא.
זה לא חייב להיות כך, התרחבות עסקית היא דבר רצוי ומבורך אך חייבת לכלול את כל הפרמטרים הנכונים של תכנון, הקמה וניהול.
יועץ עסקי נדרש בשלב זה כדי להעריך את מצב העסק ויכולותיו מחד, כיווני ההתפתחות האפשריים מאידך ובסופו של דבר בחינת התוכנית המוצעת ומתן המלצות מעשיות.
במקרים רבים תוכנית הרחבה כוללת שינויים במבנה הארגוני (הקמת מטה), בצרכי שיווק ופרסום אחרים ועוד, ובכל אלה ייטיב הייעוץ העסקי לספק את הכלים, התובנות והשיטות הנדרשות על מנת לבצע את קפיצת המדרגה העסקית באופן הטוב ביותר.
משבר עסקי
תרשו לי להיות בוטה, אחת הבעיות הגדולות כאשר ניגשים לייעוץ עסקי לבעל עסק קטן במשבר היא השאלה- איך אני יכול לשלם לייעוץ כאשר גם ככה אני על הפנים?.
לעסקים כאלה צריך לומר את האמת - במקרים רבים הכסף שלא יושקע בהצלת העסק יושקע בעורכי דין בסכומים של פי כמה וכמה, בתנאים לחוצים הרבה יותר וכאשר העסק כבר התפרק בין האצבעות.
הכישלון העסקי נובע, במקרים רבים מהחלטות שגויות בכל אחד מהשלבים המתוארים בסעיפים הקודמים במאמר (הדוגמא הבולטת ביותר לכך היא חוסר תגובה לשינויים חיצוניים). אך ברגע שמתחולל המשבר זה כבר לא רלוונטי.
תפקידו של היועץ העסקי הינו:
- לנתח את המצב- לעשות הערכה של דחיפויות וחשיבויות.
- להתוות אסטרטגיה.
- לנהל ביחד עם בעל העסק חמ"ל לפתרון הבעיה ושינוי המסלול העסקי.
יועץ עסקי איכותי, הינו מיומן ועל כן מנתח את הסיטואציה באופן ענייני ומאתר ביחד עם היזם את נקודות המפתח להישרדות העסק בהסתמך על הנתונים הפנימיים והקשרים שהעסק מנהל עם לקוחות, ספקים וכד'.
התהליך חייב להיעשות בקור רוח אך תוך שמירה על אמפתיה ליזם ונחישות לבצע שינויים גם אם קשים לעיכול מבלי להיות שיפוטי כלפי הנסיבות שהביאו למצב.
מניסיוני, אדם חיצוני, מיומן ומקצועי יפעל תמיד במרחב אפשרויות רחב הרבה יותר ממה שרואה היזם לנגד עיניו.
לסיכום, יעוץ עסקי איכותי הוא השקעה משמעותית, במיוחד לעסק קטן ודל ברזרבות. מדובר גם ובמחויבות לא פשוטה שלכם בכל הקשור לפעילויות שתדרשו לעשות בעסק שלכם אך ההמלצה שלי היא להיעזר ולהתייעץ, לאבחן מה אתם לא יודעים ולהכיר בעובדה שהדברים לא יקרו מעצמם.
את ההחלטה הכלכלית מתי לשכור יועץ, לאיזה תקופה ובאיזה היקף אני משאיר לכל אחד מכם.
בהצלחה!
עפר לנדוי, הבעלים והמנהל המקצועי של משרד יעוץ עסקי המתמחה בליווי מקיף לעסקים קטנים. המשרד מספק מעטפת ליווי עסקי כוללת ליזמים הנמצאים במהלך הקמת עסק ולעסקים פעילים המבקשים ליצור שיפור משמעותי בתוצאות העסקיות שלהם.
