תפוס את המידע, שלא יברח:
אחד הטיפים החשובים ביותר לארגון ובעיקר לעסק מתחיל הוא ארגון ושימור המידע.
החל מאישורים פורמאליים מוסדיים וכלה במספר הטלפון של לקוח פוטנציאלי, כולם חייבים להימצא במקום יעודי וידוע, כך שיוכלו לשרת אתכם נאמנה בשעת הצורך.
רשימת ה"עשה ואל תעשה" שלי מבוססת על שלושה קווים מנחים :
בשום אופן לא על פתקים-
לעולם לא לרשום שום סוג של מידע על גבי פתקים, זה מתכון בטוח לאי נעימות.
אם אתם שוהים מחוץ למשרד, קחו מחברת גדולה והשתמשו בה משני הצדדים. בפתיחה מצד ימין (הפתיחה הרגילה) רשמו כל מה שדחוף לעשות היום (תכניות/הבטחות/בירורים וכד'), ומצדה השני רשמו את כל היתר. במונח "כל היתר" אני מתכוונת לה-כ-ל : רעיונות נפלאים שהבליחו לכם באמצע הדרך, כתובת א-מייל שצריך לעדכן במאגר נתוני קשר, כרטיסי ביקור שצריך להעביר לאוגדנית, נתון או קישור שפתאום הבחנתם כי חסר לכם באתר, משפט מפעים, כל סוג של תזכורת שאין לכם אפשרות להתפנות אליה ברגע זה.
כשכל הנתונים מרוכזים ביחד, לא מבזבזים זמן על חיפוש, ולא מעמיסים על הזיכרון .
למי שלא מתאימה מחברת גדולה, יכול להסתפק בפנקס.
באופן שיטתי וללא התלבטות-
התיוק במשרד חייב להיות שיטתי (תמיד באותו האופן, לקטגוריה מוגדרת) וכזה שאינו מאפשר התלבטות. אם אתם מוצאים את עצמכם תוהים היכן לתייק את המסמך, או מצלמים אותו מספר פעמים בכדי לתייק במספר תיקים (או במספר תיקיות במחשב) אתם הולכים לאיבוד, ארגנו מחדש את סדרי התיוק. בחנו את הקיים ומצאו את המקרים בהם אתם מתבלטים במיוחד, כאן בד"כ טמון הפתרון. בחנו גם תיקים שנשארים ריקים, היתכן שיש בהם צורך? לשם מה נפתחו מלכתחילה? אולי הפסקנו לקבל הזמנות מלקוח מסוים ?
כ"כ משמעות רבה יש להגדרת הקטגוריה, ההגדרה חייבת להיות פשוטה, ברורה וחד משמעית. בסעיף הקודם הגדרתי "כל היתר" במקום לתת הגדרות כמו: תזכורות, לביצוע עתידי, לא לשכוח וכו'... " מיון המידע אינו דורש שיקול דעת, השיטה כן !
שיטה שתתאים לשרשרת העבודה-
שימור המידע חייב להיות חופף לתהליכי העבודה, למשל, אם נבחן את שרשרת האספקה נרצה למצוא את כל רצף המידע שקשור לתהליך: פנייתו של היזם/מזמין, בדיקת נתונים, הטיפול במוצר (או הזמנה מספק אחר) , בדיקת התאמה, אספקה ללקוח, גביית תשלום.
כל פעולה שהוגדרה על ידכם כ"שלב בעבודה" מחייבת איסוף נתונים ושמירתם, ולכן יש לעבור על כל התהליכים שמרכיבים את פעילותו של הארגון, ולוודא ששיטת האיסוף ושימור המידע מתייחסת לכל הרצף.
והכי חשוב, בצעו שינויים תמידיים כל עוד אינכם מרגישים ש"זה זה",ואל תיכנעו להרגלים "רעים"
יוזמת תהליכי שינוי ושיפור בארגונים, שואפת לקדם את נושא איכות החיים על כל הבטיו, ולקחת חלק פעיל בקידום הדרכה והעצמת נשים לקראת קבלת החלטות משמעותיות בחייהן
