מנהל הרואה עתיד, אינו בובה בידי הנסיבות
שמואל מרחב
(המאמר התפרסם במגזין מנהלים באוקטובר 1990)
מנהלים רבים סבורים, שאם הם מבצעים את המוטל עליהם, עומדים בתחזיות ובציפיות, ואינם חורגים מגבולות התקציב והמסגרת שלהם, הרי הם ממלאים את ייעודם והם מנהלים טובים.
ישנו אספקט מהותי בתפקידו של המנהל, שלרוב לא מבחינים בו. יתכן ותפקידו של מנהל הוא ליצור עתיד שכרגע איננו. המנהל שמניע את ארגונו קדימה, הוא זה שיוצר עתיד. הוא לא רק מחכה לראות לאן יובילו הנסיבות ואז הוא מתאים את עצמו אליהן. הוא לא יוצר את העתיד מתוך צרכי האתמול, יעדי האתמול והתרבות ההיסטורית של הארגון. הוא מסתכל אל העתיד הפתוח, אל האפשרי, ומעצב חזון, כוונות, יעדים ונתיבי גישה מתוך העתיד עצמו. המנהל שמעצב עתיד מתוך עתיד, יופיע כמנהיג בשטח. הוא יצביע על אפשרויות , שאף אחד לא ראה, ירתום את האנשים לחזון שלו ושל הארגון, ימציא דרכים ופתרונות התואמים את האפשרויות שהוא רואה, וימצא את השותפים שאיתם יוכל לצעוד למימוש חזונו.
לרוב נוטים לחשוב, שמנהלים כאלה הם אנשים מיוחדים בעלי תכונות מנהיגות מלידה. מנהלים אלה, בדרך כלל, לוקחים סיכונים גדולים יותר על עצמם ועל הארגון שלהם, והרקורד שלהם כולל הצלחות גדולות יחד עם כישלונות משמעותיים. אלה אותם אנשים, שבמבט לאחור על ההיסטוריה של הארגון, מופיעים ככאלה שנטעו תרבות חדשה, עיצבו כיוון חדש והובילו את הארגון לתוך עתיד, שלפני כן לא היה נראה אפשרי.
כישלונות בטווח המיידי - לא סוף העולם
יתכן והמנהיגות הזו, ההעזה, החזון, הצעידה אל מול הנסיבות והעיצוב של עתיד חדש, נובעת מגודל העתיד הפרוש לפני המנהל. זו אינה תכונה ש"או שנולדים אתה או שהיא איננה". ניתן לפתח מנהיגות כזו על ידי הגדלת אופק הזמן הפרוש לפנינו. מנהל שרוצה לבדוק מה גודל החופש שיש לו להנהיג, ליצור עתיד ולהעז, כדאי שיבחן את עצמו מול מספר שאלות.
השאלה הראשונה תהיה כמה רחוק קדימה הוא יכול לראות? מנהל שרואה קדימה לטווח של 10 השנים הבאות, ומסוגל להציב לעצמו ולארגונו כוונות ויעדים לטווח הזה, ימצא את עצמו עם חופש פעולה גדול היום. טעויות או כישלונות בטווח המיידי, לא ייראו לו כאסון וכ"סוף העולם", אלא כהזמנה לתקן וללמוד מהשגיאות בדרך למימוש היעדים הרחוקים. כאשר מסתכלים מ"בעוד 10 שנים" אחורנית אל "היום", משתנות הפרספקטיבות והעדיפויות, והחופש להעז גדל.
מנהלים רבים מוטרדים מהנושא הקרוי 'ניהול זמן'. הם חשים שאין להם מספיק זמן, שאינם מנהלים 'נכון' את זמנם ואילו היו יכולים לקבל עוד מספר שעות ביממה, הכל היה מסתדר. רבים מהם הולכים לסדנאות לניהול זמן. לומדים טכניקות ופטנטים להיות יעילים ולנצל את הזמן, קונים פלאפון, פלאפקס, ומחשב נייד כדי לחסוך זמן וקונים יומנים משוכללים כדי להיות מאורגנים יותר.
לרוב, זה איננו עושה ההבדל מהותי. עדיין חסר להם זמן, לפעמים עודף העזרים שרכשו, גורם לתחושה שאי אפשר להשתחרר מהעבודה בכלל, ועכשיו היא רודפת אחריהם לכל מקום; למכונית, לחופשה ואפילו למיטה....
רצים מהר ולא מתקדמים
אחדים מאלה שאכן מצליחים להיות יעילים יותר, מדווחים שככל שהם יעילים יותר נוחתות עליהם משימות ומטלות רבות יותר. הם הופכים להיות עסוקים יותר ויש להם פחות ופחות זמן. הם מחכים לרגע ש 'ים המטלות' יקטן קצת, ואז יתפנו לעצב את העתיד. הם חושבים שחוסר הזמן הוא הסיבה שאינם מעצבים עתיד לעצמם ולארגונם.
כמו בשאלה של הביצה והתרנגולת, יתכן והפכנו את היוצרות; אולי הזמן העומד לרשותנו הוא פונקציה של העתיד שיצרנו ולא להפך? אם אין למנהל זמן לעצב ולחשוב על העתיד, זה סימן בדוק שהוא מנהל את העתיד מתוך העבר, ולא יוצר אפשרויות לעצמו ולארגון שלו.
ניהול מתוך העבר מצעיד למעשה את הארגון אל העבר; ואז, במקרה הטוב צפוי לארגון 'עבר מזהיר'. התחושה היא של דריכה במקום, של צעידה במעגל קסמים, כלומר: למרות שרצים יותר מהר ויותר טוב, לא ממש מתקדמים.
מנהל, המנהל את העתיד מתוך העבר, מוצא את עצמו מוקף וטרוד ב 'שיחות לא שלמות'. שיחות לא שלמות הן סך כל הרעיונות, ההחלטות, הבקשות, ההבטחות, הכוונות, העסקות וההצהרות, שפתחנו שיחה אודותם עם עצמנו ו/או עם אחרים, ולא השלמנו.
התקציב של השנה שטרם הושלם, הפגישה שבוטלה ולא נקבע לה מועד חדש, החשבון שצריך לתקן ועוד לא הגענו אליו, העובד שצריך לנזוף בו ודחינו זאת מיום ליום כי לא נעים לנו, התוכנה החדשה שקנינו ואין לנו זמן ללמוד אותה, המאמר שהבטחנו לכתוב וטרם כתבנו, השיחה עם המנכ"ל שהתכוונו לנהל בקשר למשכורת ולא בוצעה, תלונת הלקוח שטרם טופלה, צרור ההצעות שקיבלנו המונחות עדיין במגירה וטרם הספקנו לעיין בהן, המכתבים שצריך להגיה, השיחה עם מנהל הבנק על החריגה באשראי, ולבסוף גם המתנה שהבטחנו לילדים ולא קנינו.
כל אלה הן דוגמאות של שיחות שלא הושלמו. אנחנו מוקפים שיחות כאלה, הן באות מתחומים שונים של חיינו: כאלה שאנחנו יצרנו וכאלה שהטילו עלינו. הן קשורות לעבודה, לבית, למשפחה, לכספים, לתחביבים, לפעילות הציבורית וכו'. יש בהן שיחות, שאם יושלמו, ייווצר עתיד גדול ומלהיב, ויש כאלה שהן שוליות וחסרות חשיבות, יש שיחות שדורשות עבודה קשה והרבה שותפים כדי שיושלמו, ויש כאלה שהשלמתן דורשת מאמץ קטן כמו לכתוב פתק או להרים טלפון.
ניהול מתוך העבר הנו סוג של מרדף אין סופי אחר השיחות הלא שלמות, מעין ניסיון להשלים את כולן, למרות שברור לגמרי שככל שמשלימים שיחות, נפתחות שיחות חדשות, והמרדף יימשך.
בסוג זה של ניהול, קיימת נטייה להימנע ככל האפשר מלפתוח שיחות נוספות; התחושה היא של עומס כה גדול, שאם נפתח בעוד שיחה אחת נוספת הכל יתמוטט. הנטייה הזו מובילה לכך, שמנהלים רבים דוחים ככל האפשר שיחות הקשורות לעתיד. נדמה להם שהנה 'או טו טו', עומדים לצאת מהלחץ ולהתפנות לעצב את העתיד, אולם בפועל, נמשכות הדחיות בשרשרת של דחיות אין סופיות.
רבים מאלה המוצאים את עצמם דוחים ודוחים את העתיד ולא מגיעים אליו אף פעם, סבורים שהפתרון הוא תכנון. הם לומדים לתכנן בשיטות שונות, להציב יעדים לטווחים שונים, ליצור תוכניות פעולה ולהעלות את התכנון על טבלאות ולוחות שנוצרו לשם כך.
התכנון הופך למעמסה
הבעיה היא שכל עוד הניהול נעשה מתוך העבר, כל מה שתוכנן יהפוך עד מהרה לעול נוסף שיש לעמוד בו, שמקורו בעבר. הוא יהפוך לשיחה לא שלמה נוספת, בתוך העומס הכללי, ובמקום ליצור חופש לפעול, הופך התכנון למעמסה. לאחר כמה ניסיונות מהסוג הזה, רבים מאלה שמנהלים 'מתוך העבר', נפטרים מלוחות התכנון החדשים שלהם, וחוזרים לשיטות הניהול הישנות. הם לא רוצים עוד לשמוע על תכנון, כי הם יודעים שהפער בין התכנון לבצוע הוא גדול, והם לא מוכנים להתמודד עם התסכול.
ישנם מנהלים שרכשו לעצמם יומנים משוכללים ביותר, המכילים טפסים לתכנון רב-שנתי ורב-מימדי הערוכים לניהול של פרויקטים מורכבים מאד, ומשתמשים בהם כיומן פגישות וספר טלפונים בלבד, כי "אינם מסתדרים עם שאר החלקים" ו"אין להם זמן לזה". הם אינם מאומנים לנהל 'מתוך העתיד' ולהשתמש ביומנים ובלוחות כאמצעים שיוצרים להם חופש לפעול ולא עול נוסף.
הפתרונות שנוצרו לבעיות כגון: ניהול זמן, חוסר תכנון, דחייה מתמדת, אי-הצבת עדיפויות, בזבוז זמן וכו', נובעות כולן מאותה תפישה, מאותה תבנית חשיבה (פרדיגמה) שיצרה את הבעיות, כלומר - ניהול מתוך העבר. כתוצאה מכך, הפתרונות רק מחריפים את הסימפטומים ולמעשה אינם מעלימים אותם.
המפתח טמון ביצירת תפישה ניהולית, פרדיגמה חדשה לניהול: ניהול מתוך העתיד. מנהל מתוך העתיד יודע שתפקידו הוא לעצב עתיד שעדיין לא נראה לעין, להמציא עבור הארגון שלו אפשרויות שאיש איננו רואה, וליצור את הנתיבים והאמצעים הדרושים למימושן. הוא צריך ליצור לעצמו את החופש להסתכל הרחק קדימה ולהגדיל בהתמדה את אופק הזמן, שאותו הוא מסוגל לראות. המפתח לעיצוב העתיד טמון, באופן מפתיע אולי, בהשלמת דברים שיש לסיימם.
מה שמסתיר מעינינו את העתיד הפתוח, את האפשריות הגלומות בעתיד, הן כל אותן שיחות לא שלמות מהעבר. קשה מאד לראות את המוצרים שנייצר בעוד עשר שנים, אם העסק או הארגון תקועים בבעיות הייצור הלא פתורות של שלשום, תוכנית חומש כלכלית אינה נראית אפשרית, אם לא השלמנו את התקציב של השנה. יש והדבר מוצא את ביטויו באמרה הבאה :"אל תדברו איתי על הכשרת הדור הבא של המנהלים לחברה, אם אני עסוק עכשיו בבעיות עם המנהלים הקיימים..."
השיחות הלא שלמות מהוות מעין מסך המסתיר את העתיד הפתוח מעינינו. כדי לראות את העתיד, עלינו ליצור 'חלונות' במסך או למצוא דרך להסתכל דרכו, לפתח לעצמנו מעין 'ראיית רנטגן', שתהפוך את המסך לשקוף.
מסך המסתיר את העתיד
'חלונות' במסך ניתן ליצור בקלות על ידי השלמה. כל שיחה לא שלמה שאנחנו מצליחים להשלים אותה, יוצרת חלון; השלמת שיחה קטנה יוצרת סדק קטן, השלמת שיחה גדולה יוצרת פתח גדול. כל 'חלון' כזה יוצר תחושה של חופש ועוצמה, של אנרגיה ושל סיפוק. אנשים מכירים תחושה זו, כאר הם מותחים קו על שורה ברשימת הפעילויות שתכננו לעצמם. פתאום יש רווחה יש יותר מקום להסתכל קדימה.
מנהלים המכירים בעוצמה הזו של השלמה, מכירים גם את העוצמה של אי-השלמה. כל אי-השלמה 'מעבה' את המסך, מסתירה מאתנו את העתיד וגוזלת מאתנו אנרגיה. מנהלים רבים המתלוננים על עייפות וחוסר סיפוק בעבודה, יגלו עד מהרה שהם מוקפים בשיחות לא שלמות.
אחת הדרכים להשלים שיחות, היא לומר 'לא!' הרבה מן השיחות הלא גמורות בארגונים, הן למעשה כאלה שאף אחד לא מתכוון להשלים: הצעות שהתשובה להן היא שלילית, הבטחות שלא קוימו ולא יקוימו, בקשות שלא נענים להן, וכו'. הסיבה שהשיחות לא הושלמו, היא שאנשים נמנעים מלומר מפורשות: "לא עשיתי זאת ולא אעשה זאת". "אינני מקבל את ההצעה או הבקשה". הם חוסכים מעצמם אי-נעימות קצרה ויוצרים לעצמם 'עיבוי' נוסף במסך אי ההשלמות, המסתיר מהם את העתיד.
ההכרה בעוצמה הזו של השלמה ואי-השלמה, גרמה למנהלים רבים לסגל לעצמם הרגלים של השלמה. הם אינם מוכנים להשאיר סביבם שיחות לא שלמות מיותרות; הם מאמנים את עצמם ואת סביבתם להשלים כל שיחה במהירות וביעילות ולדווח על ההשלמה. סביבה כזו מאופיינת בדרך כלל בעוצמה, בבהירות ובתחושה של הגשמה.
כאשר נכנסים לארגון כזה יש תחושה ש"כאן עובדים", שהדברים זזים ומקודמים, ויש רצון להצטרף ולגשת לעבודה. בארגון כזה יש זמן ליחסים, למנהלים יש זמן להתעניין באנשים שלהם, וזה כמובן מחזיר עוצמה למערכת.
'ראיית רנטגן' - הדרך להסתכל מבעד למסך, להפוך אותו לשקוף גם היא השלמה, אולם לא השלמה של השיחות עצמן, אלא השלמה עם עובדת היותן של שיחות לא שלמות.
ייתכן וניתן למדוד את עוצמתו של מנהל בכמות ובגודל השיחות הלא שלמות שהוא מסוגל להחזיק ולנהל. מנהל שאינו מסוגל להחזיק הרבה שיחות פתוחות, יאבד בקלות את העשתונות ויימנע מליצור עתיד. מנהל בעל עוצמה יהיה זה שיש לו חופש להחזיק ולפתוח עוד ועוד שיחות לא שלמות, וזאת בתנאי שייצור לעצמו את המבנה המתאים לאחסן אותן ולממשן.
לא בובה בידי הנסיבות
מנהל כזה יודע לא לסמוך על הזיכרון שלו ושל אחרים, הוא יודע שהזיכרון מהווה מבנה לא אמין דיו. כדי להחזיק מספר גדול של שיחות לא שלמות, הוא מעצב לעצמו מבנה אמין מחוץ לזיכרון. הוא משתמש במערכת ניהול, במחשב, במזכירה אמינה ויעילה, ביומן רב מימדי ורב תחומי, הוא מאמן את עצמו לפתוח עוד ועוד שיחות ולעצב עבורן את מבני האחסון והניהול המתאימים, כי הוא יודע שהמפתח לעוצמה שלו טמון ביכולתו לעצב עתיד, וזה טמון בהשלמה.
מנהל המעוניין לנהל מתוך העתיד, יאמן את עצמו לשאוף להשלמה. הוא ישלים כמה שיותר שיחות לא שלמות, ולא ירשה לשיחות מיותרות להישאר פתוחות סביבו. הוא יקבע לעצמו מבנה לאחסון וניהול השיחות הפתוחות; הוא יעצב עתיד לארגונו ולעצמו מתוך העתיד שהוא רואה; הוא יפעל למימוש העתיד הזה עם חופש לטעות ולהיכשל; הוא ירתום אנשים סביבו לחזון שהוא רואה ויפעל בתחושה שיש לו זמן, שהוא אדון לעצמו ואינו 'בובה על חוט' בידי הנסיבות.
מנהל, המבחין שהוא מנהל מתוך העבר ורוצה לפרוץ דרך אל ניהול מתוך העתיד, כדאי שישאל את עצמו: אילו שיחות לא שלמות אני יכול להשלים עכשיו? מה המבנה שבו אני יכול לאחסן ומתוכו אני יכול לנהל את שיחות שאי אפשר להשלים עכשיו?
תהליך זה יוביל לפתיחת פתח לכיוון חדש ויאפשר הובלת הארגון לתוך עתיד שכרגע נראה בלתי אפשרי.
בעל טור שבועי "לחשוב קריירה" בעיתון הארץ, וטור חודשי "שאלה של ניהול" במגזין דה-מרקר.
אתר המאמרים של שמואל הוא http://www.merhav.net
לתגובות shmuel@merhav.net
