ארכיב - היבטים חוקיים. 

שוק שירותי ארכיב - אחסנת ניירת ומסמכים - בארץ ובעולם מקבל את התוקף לקיומו כענף ממספר גורמים: הפן הארגוני דובר רבות בשנים האחרונות על ה"משרד ללא נייר", אך בעקבות חדירת אמצעי המחשוב למשרד המודרני אנו עדים לתופעה בה כמות הניירת אינה קט?נה, אלא עולה מדי שנה בנפח המצטבר בארץ ובעולם.

חיבור המחשב אל האינטרנט ובמקביל למגוון רחב של מכשירי קצה כגון: מדפסת, פקס, סורק ומכונת צילום (או מכשירים משולבים), ובנוסף, השינוי התמידי בתוכנות ובחומרה המצריך השקעות בלתי פוסקות והתאמה למערכות נוספות - מעלים את כמות הנייר המודפס בארגונים. כמו כן, העלייה המתמדת במחירי הנדל"ן והארנונה במרכזי הערים וחוסר המקום במשרדים יצרו שוק המתמחה בשמירה, אחסון וניהול של ניירת אשר איננה בשימוש באופן מיידי במשרד. חברות הארכיב בארץ ובעולם נמצאות בפרברי הערים, בהם הנדל"ן זול יותר יחסית ובהם ניתן לבנות מבנים לוגיסטיים ייעודיים בגובה רב ולחסוך עלויות ללקוח.

שירותי הארכיב הינם שירות משלים לגיבוי נתונים ולסריקת מסמכים, ומהווים מענה לצורכי הלקוח בכל הנוגע לניהול יעיל וחסכוני של המידע העסקי של משרדו. הפן החוקי שמירת הניירת בישראל מתבססת על מספר חוקים המחייבים מוסדות, רשויות, חברות עסקיות, ואנשים פרטיים: חוק הארכיונים פקודת הראיות חוק ההתיישנות פקודת מס הכנסה תקנות לשכת עורכי הדין חוק מכר דירות את כל החוקים הנ"ל ניתן למצוא באתר משרד המשפטים, באתר הכנסת, בלשכת עורכי הדין או לפנות אלינו - לחברת ארכיביון ואנו נשמח לשלוח אליכם את קובץ החקיקה.

ככלל רצוי ועדיף לשמור מסמכי מקור כדי להביאם בפני רשות שיפוטית כלשהי במקרה של הוכחת ראיות, אך החוקים השונים נותנים מסגרת ולפניכם מספר הנחיות שיעזרו לכם להתמודד עם שמירת החומר: חוק הארכיונים - חל על משרדי ממשלה, רשויות מקומיות וגופים הכפופים למשרדי הממשלה, כגון: יחידות סמך, חברות ממשלתיות, גופים ציבוריים שונים ועוד. החוק מאגד את כל ההנחיות הקשורות בשמירת חומר לגופים הנ"ל. פירוט קצר חומר כללי פנים ארגוני - תכתובת שונה - יש לקבוע בכללים פנימיים שמירת המסמכים בין 2 ל-5 שנים. חומר אחר - מסמכי התאגדות, פרוטוקולים, מסמכים הנדסיים, תכניות והסכמים - יש לשמור לצמיתות. תיקי כוח אדם - יש לשמור למשך 100 שנים מיום הולדתו של עובד. פקודת הראיות - עוסקת בתחום הראיות הקבילות בבית המשפט, ומבקשת להציג מסמך מקור בבית המשפט או לחלופין מסמך שניתן להוכיח שהוא זהה למסמך המקור. חוק ההתיישנות - עוסק בתחום התיישנות על תביעה או קובלנה. לעניין זה לכל אזרח או גוף ישנה זכות להגיש תביעה בכל עניין שהוא לבית המשפט ובלבד שלא עברו 7 שנים מיום האירוע, ולכן חשיבות שמירת החומר 7 שנים לפחות הינה קריטית למי שעוסק במתן שירות. פקודת מס הכנסה - כל חומר הקשור להנהלת חשבונות יש לשמור 7 שנים מתום שנת המס. תקנות לשכת עורכי הדין - יש לשמור תיק משפטי 5 שנים מיום סיום ההליכים במשפט. חוק מכר דירות - יש לשמור כל מסמך הקשור בתכנון וביצוע הדירה בין 7 ל-10 שנים לכל היותר. הפן התפעולי חברות הארכיב נותנות מענה מקצועי בתחום מתפתח בכל רחבי העולם שלא נוגע רק להיבט החיסכון או להיבט החוקי של שמירת הניירת אלא גם לצורה המקצועית בה נייר אמור להישמר לאורך זמן.

במדינת ישראל הגוף האוכף את נושא שמירת הניירת הינו גנז המדינה. ביולי 1994 החליטה ממשלת ישראל להפריט את תחום המגנזות ושמירת הניירת ולאפשר לחברות פרטיות להעניק שירותי ארכיב לגופים ומוסדות ממשלתיים וכל זאת תחת פיקוח של גנז המדינה הנמצא במשרד ראש הממשלה. גנז המדינה הוציא מספר הנחיות הנוגעות לשמירת הניירת: 1. מידוף תקני העומד בעומסים ומאפשר העמסה של מכלי ארכיב בצורה בטוחה. 2. אוורור לניירת - תחלופת אוויר שומרת על איכות הנייר ועמידותו לאורך זמן. 3. הדברה - ביצוע הדברה אחת לחודשיים כנגד מזיקים. 4. תנאי אקלים וטמפרטורה - לחות יחסית הפחותה מ- 60% לחות וטמפרטורה שלא עולה על 27 מעלות צלזיוס לאורך כל השנה. 5. תאורה- מקום חשוך, תאורה פלורסנטית של 300 לוקס לכל היותר. 6. בטיחות - אמצעי גילוי וכיבוי אש. 7. אבטחה - מקום ממוגן ושמור. 8. מקצועיות - עובדים אשר עברו הכשרה בכל הנוגע לטיפול בניירת, אחזקתה ושימורה. מערכות מידע ניהול ארכיון דורש מעבר לעמידה בחוקים ובתקנות ובתנאים הפיזיים והתפעוליים את הידע והמקצוענות בכל הנוגע לניהול המידע של הלקוח. ניהול המידע מתחלק למספר אלמנטים: - מפתוח נכון של החומר אותו יש לשמור - אריזה וניהול החומר על פי צורכי הלקוח ?

ניהול לוגיסטי של החומר במגנזות החברה תוך איתור המידע באופן מיידי מערכות הניהול בארכיבים הינם מערכות ייחודיות (ERP) המפותחות על ידי חברות הארכיב ומאפשרות בצורה מושכלת לנהל את כל תהליכי העבודה מול הלקוח בצורה רציפה ויעילה, החל מהליך קליטת החומר, הקלדתו ושליפת נתונים, וכלה בהוצאת בקשת תשלום. כל תיק בארכיון מוקלד ולאחר שנשלף מקבל מדבקת ברקוד לצורך ניהול חכם ויעיל של הנתונים. בסיום הטיפול מוחזר התיק אל מכל היעד ממנו יצאה השליפה. לסיכום ניתן לשלב שימוש בשירותי מיקור חוץ של שירותי ארכיב ובנוסף סריקה של החומרים המועברים לשמירה לכל משתמש פוטנציאלי ניתן להתאים שירותי ארכיב בהתאם למידותיו וצרכיו. פרטים נוספים ניתן לקבל באתרים המובילים בתחום הארכיב.