דואר אלקטרוני: שיטות עבודה למקצוענים 

כמות העבודה שיש סביב תוכנת הדואר האלקטרוני בעבודה היא עצומה. הרבה מאוד מהתקשורת בין אנשים ועובדים בחברה מתנהלת בצורה זו, בעיקר בחברות גדולות אבל לא רק. לפעמים נדמה ששכחנו את צורות התקשורת הבסיסיות האחרות כאילו לא היו.

הנה כמה משפטים שאני בטוח שרוב האנשים שמעו לפחות פעם אחת ואולי אף משמיעים בעצמם מידי פעם לפעם:

" אני מתחיל את הבוקר בקריאה של מיילים... "
" חזרתי עכשיו מחופש (או מילואים) ויש לי ארבע מאות וחמישים הודעות בתיבה..."
" אתה יודע כמה מיילים אני מקבל ביום?!??..."
" חצי מהיום שלי מתבזבז על קריאה של מיילים... אני לא מצליח לעבוד."

אני מכיר כמה אנשים שמקבלים הרגשה רעה רק מלשמוע את המילים האלו. דואר אלקטרוני. אני יכול להעיד בעצמי שלא אחת אני מרגיש כאילו תחת מתקפה כאשר כמויות גדולות של מיילים מגיעות בבת אחת אל תיבת הדואר שלי ומקשות על העבודה היומיומית ועל טיפול יעיל לנושאים שבאמת דורשים התייחסות.

לדעתי, קריאת מיילים, תוכנת דואר אלקטרוני והמדיה עצמה היא תחום שמזמן שיצא מכלל שליטה וגורם למצבים לא הגיוניים שמעוותים לעתים את המציאות ומונעים מאיתנו לנהל אורח חיים תקין במקום העבודה ובכלל. אחת הדוגמאות היא "דואר זבל".

צריך לזכור שהדואר האלקטרוני התחיל באמצעי ודרך להעביר מידע, אין ספק שהייתה התקדמות משמעותית בתפיסה של הדואר האלקטרוני אך לדעתי, אסור לזה לגלוש מעבר לכך. טוב נישה אם נחזור ונתרכז בכישורי חיים חברתיים בסיסיים כמו שיחה ופגישה פנים אל פנים בכדי להשיג את המטרות שלנו. כוונתי היא לתחום העסקי והן בחיים האישיים.

לכן, אספתי כאן כמה שיטות שבהן אני משתמש לעבודה יעילה עם דואר אלקטרוני.

אני בטוח שכמה מכם ירימו גבה ויטענו לחוסר שפיות מובהק שהרי הם עלולים לפספס מידע קריטי שחייהם המקצועיים ובריאותם החברתית תלויים בו. אני מציע במקרה זה לשבת ולחשוב לבד ולעודד בקרבכם מחשבה יצירתית ובכך לנתק את חבל הטבור שיש לנו אל אותם פחדים שנוטעת בנו התרבות הדיגיטלית.

להלן....

לקרוא רק את מה שמיועד אליך!
הדבר הראשון שיש להתמודד איתו הוא כמות המיילים. וכבר כאן אני נוקט בשיטת סינון אגרסיבית שמקצצת משמעותית את כמות המיילים שמגיעים אל תיבת הדואר הנכנס. בתוכנת ה – outlook שמשמשת אותי במקום העבודה מוגדר אצלי "כלל לטיפול בדואר" (outlook rule) שבודק כל הודעת דואר שמגיעה ומאפשר רק להודעות שאני הנמען שלהן (בשדה TO)או שהן בעדיפות "גבוהה" או ממכותבים מסוימים (להלן "הבוס") להגיע לתיבה. כל שאר ההודעות מופנות לתיבה אחרת. תיבת דואר לקריאה מאוחרת (CC).

הטענה שלי היא שאם מישהו היה רוצה ממני משהו, סביר להניח שהיה מפנה את המייל אליי או שולח SMS או מתקשר. מאחר ואני מוקף בהרבה מאוד אנשים ששולחים אליי הרבה מיילים (שזה טוב ונחמד) אין לי זמן לשבת ולקרוא את כל המיילים (מדובר על מאות!) אז אני מתמקד באלו שכוונו אליי. אני יכול להבין שזה נשמע קצת מפחיד לכמה מכם, אך אל דאגה, פעם בכמה ימים ניתן להיכנס ולקרוא גם את המיילים האחרים כדי לראות אם לא פספסנו משהו.

לקרוא רק מתי שנוח ומתאים לך!
הדואר האלקטרוני הוא כלי עם נטייה פולשנית ויש לו לעיתים את היכולת להשתלט על סדר היום בעבודה. על כן אני מקפיד לא לקרוא כל הודעה שנכנסת באופן מיידי אלא שומר את תהליך קריאת המיילים לשעות מוגדרות ביום (בוקר צהריים וערב) ולעיתים אני סוגר את התוכנה עצמה כדי שלא תפריע, למרות שזה קשה לביצוע כיוון שיש שם הרבה חומר ומידע אחר מלבד הודעות דואר אלקטרוני. אחת לכמה ימים אני קורא בזריזות את כל ההודעות שהגיעו לתיבת הדואר לקריאה (CC), עונה על מספר מצומצם של הודעות אם נדרש ומרוקן את התיבה. אין שום סיבה לשמור את ההודעות האלו לנצח, זה סתם מקשה כאשר מחפשים הודעות קודמות בתוכנה.

לקרוא רק דברים רלוונטיים!
בדרך כלל, כאשר אני חוזר מחופשה ארוכה או מילואים אני מגלה שבתיבת הדואר שלי ממתינה כמות גדולה של דואר אלקטרוני. מדובר על מאות ואולי יותר הודעות שכמעט ואין סיכוי להתמודד איתן ובינינו רובן כבר מזמן אינן רלוונטיות מאחר "ועברו הרבה מים בירקון או בקישון" מאז שיצאתי למילואים ורוב הדברים כבר הגיעו לידי פתרון כלשהו או שהם פשוט לא רלוונטיים יותר. מה שכדאי לעשות הוא להשאיר רק את המיילים מהיום או היומיים האחרונים ואת כל שאר המיילים להעביר לתת תיקייה אחרת שעליה אנחנו נעבור בהזדמנות אחרי שנתאקלם חזרה בתפקידנו אחרי חופשת המולדת.

מגזינים, מאמרים, בדיחות ומידע נוסף
אני מקבל הרבה מיילים מאתרים שאני רשום לרשימת התפוצה שלהם, נושאים מעניינים לגמרי )אולי יום אחד אציין את הרשימה הזו), על כן "זורמים" לתיבת הדואר שלי עלונים, מאמרים ועיתונים. אתם יכולים להניח שאני לא יושב כל היום וקורא, אך בהחלט כחלק מעבודתי אני מקדיש זמן לקריאת המאמרים והעיתונים הנ"ל באופן מוסדר אחת לשבוע בכדי להתעדכן בחידושים וגם לעדכן את עמיתי לעבודה במידה ומצאתי משהו מעניין שיכול לקדם את הפעילות העסקית של החברה בה אני עובד.

גם למיילים מסוג זה יש לי כלל בתוכנה (rule) שמזהה את המיילים האלו על פי השולח ומעביר אותם לתיבה ייעודית (READ) ששם הם מחכים לי בסבלנות עד שאקרא. לעיתים נדירות אני קורא מאמר ברגע שהוא הגיע אלא אם מדובר באיזה מבזק חדשות שלא סובל דיחוי. בדיחות ומיילים מחברים מקבלים טיפול זהה.

אפשר להמשיך ולהרחיב בנושא. ולהציג "כללים למתקדמים" אך לדעתי, ניתן לעצור בנקודה זו.
למי שמעוניין לקרוא קצת על "הגדרת חוקים בתוכנת outlook" יכול לעשות זאת בקישורים הבאים:

http://support.microsoft.com/kb/291608
http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HP052428971033.aspx
http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HA010173281033.aspx

ואם למישהו יש שאלות, חששות ושאר ענייני רגש להודעות דואר אלקטרוני
מוזמן לייצור קשר...


בהצלחה!
איציק.
:-)