שיטות מתקדמות לתכנון לוחות זמנים 

כל פרויקט מחולק לשלושה חלקים: שלב התכנון, שלב הביצוע ושלב הסגירה. כל שלב הינו חשוב, ושונה מהותית מקודמו.

בהרצאה זו נתמקד בכלים מתקדמים שיש להעמיד בידי המנהלים השונים של הפרויקט בשלב התכנון כך ששלב הביצוע יהיה "חלק" ככל הניתן.

שלב התכנון מאופיין בבניית קבוצות עבודה, הגדרת נהלים, בניית מערכות ואיפיון זרימת המידע. זה אינו רק השלב שבו מתכננים את שלבי הפרויקט אלא גם קובע את הכלים בהם נוכל להיעזר. כמו כל ניהול פרויקט, תכנון מוקדם של בקרת הפרויקט יביא לבקרה טובה יותר והכוונת משאבי ההנהלה לגורמים הנכונים, תכנון לקוי לעומת זאת יביא להתבזרות וניהול לקוי. בהתאם לכך על מתכנן הפרויקט (planner) יהיה להציע למנהלים את הכלים בהם יוכלו להשתמש בזמן הביצוע ולהנחיל את האופן שבו משתמשים בהם. בשלב זה חובה להגדיר מדדי הצלחה וכישלון.

לאחר הבניה הראשונית של תוכנית הפרויקט, עלינו לזכור לתכנן איך יהיה ניתן לשנות את תוכנית זו בעתיד:

• מי מאשר את השינויים
• כל כמה זמן ניתן לשנות את התוכנית.
• גורמים המושפעים מכל שינוי.
• מערכת המידע בה נשתמש.

הגשת בקשה לשינוי תשלח לכל בעלי העניין, אשר יאשרו או יידחו את ההצעה, ורק אחרי כן תגיע לדרג מקבלי ההחלטות עם הערכת הסיכונים של בעלי העניין (תוצג אפשרות שתהליך זה יתבצע באמצעות מערכת אינטרנטית אוטומטית של הארגון).

בהרצאה נסקור את הכלים למעקב אחר הביצוע אותם יש לבנות כבר בשלב התכנון הראשוני:

• דו"ח פעילויות צפויות: דו"ח זה יכלול את הפעילויות הצפויות לשבוע/שבועיים/חודש הקרובים, ויקבע לפי עומס העבודה. חשוב שיהיה מסונכרן עם המערכת בה מנוהל הפרויקט ותינתן לייצוא פשוט ומהיר ממערכת זו.
• דו"ח פעילויות מאחרות: כלל הפעילויות המאחרות הינו כלי חשוב הן לרמה הניהולית, על מנת לנתב משאבים ופוקוס ניהולי, והן לרמה המבצעת על מנת לבחון את הביצוע לעומת התוכנית. כלי זה צריך לכלול פונקציה של המשתמש לסנן את המידע הרלוונטי לו.
• התקדמות מול ביצוע: כלי זה הוא לרמת הנהלה אשר יכולה לבחון כל חלק מהפרויקט בנפרד ואת הפרויקט בשלמותו. כלי זה יחד, עם דו"ח הפעילויות המאחרות, יהווה את אבן הבוחן למצב הפרויקט.
• תוכנית מקיפה של הפרויקט: יש לאפשר נגישות לכל רמה מבצעת לפי הצרכים שלה לנתוני הפרויקט בהיבטי לו"ז, כספים וסיכונים.  תוכניות אלו יפורסמו באופן תדיר ובמקום נגיש למנהלים השונים של הפרויקט.