5 משוכות שכיחות בעת הכנסת מערכת ERP לארגון וכיצד להמנע מהן 

מאמר זה דן באתגרים האופייניים לחברות רבות המתמודדות  עם החלטה על בחירת מערכת ERP  ומעלה צעדים מוכחים להתגבר עליהם.

עם כל כך הרבה פתרונות שונים בשוק, כשכל אחד מציע מספר אין ספור של תכונות ייחודיות, ממיין אותם ובוחר את הפתרון הנכון לארגון שלך, הנושא יכול לשאוב הרבה מאוד זמן ואפילו להיחשב למשימה מרתיעה.

למעשה, על פי מחקר חדש שנערך על ידי העיתון וול סטריט, 73% מכל מגזר החברות היצרניות אינו מרוצה ממערכת ה ERP הנוכחית שלו.

אף על פי כן, מעקב ברור ומוגדר מראש ולמידה מטעויות של אחרים יכול באופן דראסטי לשפר את הסיכויים שלך להצלחה.

בהתבסס על ניסיוננו בעזרה ללקוחות בבחירת התוכנה הנכונה לעסק שלהם,קיימים  מספר צעדים שכיחים בתחילת תהליך בחירת מערכת ERP לארגון

ואלה הם:

• הגדרת הדרישות ההכרחיות שלך מהמוצר
• עריכת רשימה ממוקדת של פתרונות
• ניתוח חוזקות  וחולשות של החברה המוכרת
•  קביעת הפתרון הכי טוב והכי עונה על צרכי הארגון
•  משא-ומתן על החוזה

5 משוכות שכיחות בבחירת מערכת ERP

•        התמקדות בדרישות ההכרחיות מהמוצר

קל מאוד ל"הסתבך" ברשימת מאפיינים ותכונות שאנו שואפים שיהיו במערכת.

על מנת להשיג רשימה אמינה, חשוב מאוד לציין שיש להקצות משתמשי מפתח אשר יתעדו בפירוט את התרחישים והתסריטים הקריטיים בתהליכים העסקיים שספק התוכנה חייב לתמוך ולהתמודד איתם.

ברגע שהוכנה רשימה מפורטת זאת, השתמש באנשים אילו לשמירת הארגון במסלול תוך התמקדות בבחירת התהליך המתאים ביותר וככלי בקרה מול ספק התוכנה.

•  בדיקת סימוכין (הדרך הטובה ביותר)

בקשה פשוטה מספק התוכנה לרפרנטים המשתמשים במערכת ובדיקת שביעות הרצון שלהם הינה מתכון לכישלון.על מנת לבדוק רפרנט בצורה מושכלת, על הארגון לבקש מספק התוכנה לקוחות שאצלם ניתן פיזית לבקר, העוסקים באותו תחום עסקי, זהה פחות או יותר במספר העובדים והמשמשים במערכת, בעלי פונקציונאליות ודרישות טכניות דומות ומשתמשים במערכת ה ERP לפחות שנה.מעקב אחר עצות פשוטות אלה, מאפשר לך הצגה לרמת השירות והתמיכה לה תוכל לקבל מספק התוכנה בהתייחס למיקום הגיאוגראפי שלך.יותר מכך, בדיקה זאת תיתן לך תמונה יותר ברורה על התוכנה היות והחברה כבר עברה את תהליך הלמידה ותקופת ההסתגלות. לבסוף, לא רק שזה יאפשר לך לבקר לקוחות כמוך, אלא גם ימנע ממוכר התוכנה להפנות אותך ללקוחות הכי טובים שלו.

•     " שיתוק מעודף ניתוח "

בחירת פתרון ERP הינו אחת ההחלטות הקריטיות ביותר שעסק יכול לעשות.למרות זאת, ניתוח וחשיבה יתר על המידה, יכולות להביא את המידע שבדקת למיושן ולפספס את המומנטום בתהליך בחירת המערכת לעיתים אפילו עד עצירת התהליך.על מנת להימנע מהתמודדות עם בעיה זאת, עוד לפני תחילת תהליך בחירת המערכת,  הצוות שהוקם לבחירת מערכת ה ERP   חייב לפתח רשימה מוגדרת ומעשיות של יעדים, מטרות ותוצרים מוקצים בזמן.ללא ראשי פרקים אלה או קווי מתאר  אשר יתחמו בבירור את תחומי הפעילות הנבדקת של כיצד ומתי להמשיך הלאה, תהליך בחירת מערכת ה ERP   יתארך מעבר לנדרש, ויתכן אפילו לחשוף את העסק לסיכון נוסף שלא לצורך.

•       לצוות יחד צוות הערכה יעיל

פרויקט בחירת מערכת ERP אינו בחירה של יחידת טכנולוגיות המידע אלא החלטה עסקית.כתוצאה, כדי שניתן יהיה לזהות את הפתרון הנכון לעסק, הצוות חייב להיבנות עם האנשים המייצגים את כל פונקציות של הארגון.יותר מכך, על מנת שצוות ההערכה גם יצליח צריך להיות שם מנהל אחד נבחר אשר יהיה אחראי ואחראי להצלחה של הצוות.אדם זה צריך שתהיה לו הסמכות לעשות החלטות ולהוות גשר להנהלה הבכירה.נוסף על כך, אנשי מפתח בהנהלה הבכירה וחברי צוות ההערכה, צריכים לשים לב לאותם אלה אשר ינסו להטות את בחירת המערכת פשוט בשל העובדה שהם השתמשו במערכת כזאת או אחרת בתפקידם בעבודה הקודמת שלהם, או בגלל שהם מכירים כבר את ה"חבילה".

•       משא ומתן

עוד בטרם תחילת תהליך המשא ומתן, על הארגון לדעת את המטרות והיעדים למשא ומתן. למרבה הצער, ארגונים רבים מדלגים על צעד זה, כשהמטרה העומדת לעיניהם היא לסחוט כל עשרה סנטים אחרונים והשגת המחיר הכי נמוך ומושלם ממוכר התוכנה.טקטיקה וחוסר אסטרטגיה זאת יכולים לחסוך מראש מחירים, אולם לבסוף יכולים לעלות לארגון הרבה הרבה יותר!השותפות הכי טובה עובדת כאשר שני הצדדים בעלי עניין זהה שהצד השני יצליח. וזהו בעצם התסריט הטוב ביותר ל Win Win Situation מצב בו שני הצדדים זוכים.בשלב המשא ומתן, במקום להתמקד אך ורק בלשלם את הסכום הכי נמוך, צריך להתמקד חזק פשוט כיצד להשיג את העסקה ההוגנת ביותר, שלמוכר המערכת יהיו  האמצעים ההכרחיים לשמירה על איכות התמיכה שהוא צריך לספק לך לאורך החיים של המוצר.

•       מסקנה ונקודות עיקריות לזכור

בחירת פתרון מערכת ERP  לארגון הינה אחת ההחלטות הקריטיות ויקרות ביותר שאתה והארגון שלך יצטרכו לעשות.

מעבר לכך צפה להרבה אתגרים, ותהיה מוכן לקחת על עצמך הרבה עבודה קשה והתחיבות לעשות את הבחירה הנכונה.

בחברות אשר אינן בעלות כמות הזמן והמומחיות  ההכרחית הנדרשת לביצוע ההחלטה, השיטה אשר תקטין באופן דרסטי את הסיכון ותגדיל את הסיכוי שלך להצלחה, פשוט פנה לקבלת קצת עזרה ממישהו שכבר עבר את התהליך של בחירת מערכת ERP חדשה לארגון.

עבודה עם יועץ אובייקטיבי תאפשר לך להתמקד במה שאתה עושה הכי טוב, ולקבל את שלוות הנפש שאינך עושה את השגיאות הנפוצות של לקוחות חדשים/מתחילים.

 

אז.....  לא משנה אם אתה עדיין בשלב ההתחלתי של ליקוט המידע, עובד עם יועץ,  או בשלבים המאוד סופיים של המשא ומתן עם הספק, כולי תקווה כי הצעדים והנקודות שצוינו מעלה ילוו ויעזרו לך במהלך בחירת מערכת ה ERP החדשה לארגונך.