גיבוש עובדים מוצלח - טיפים 

טיפים לפעילות גיבוש מצליחה

חברות מקדישות תקציבים משמעותיים לנושאי הרווחה בציפייה מוצדקת שיתרמו לתרבות ארגונית בריאה והם רואים בהשקעה ערך חשוב שעתיד להוכיח את עצמו בשביעות רצון העובד ובתפוקה הכללית שתשפיעה גם על התוצאות העסקיות. 

הקיץ כבר בעיצומו וזו תקופה נפלאה לצאת מהמשרדים וממקום העבודה לפעילויות  גיבוש, יום כיף, סדנאות עובדים, סדנאות בכירים, אירוע חברה ומפגשי העצמה בכל הארץ.  הדילמות קשות, מבחר האפשרויות רק הולך וגדל משנה לשנה וכך גם רף הדרישות של העובדים. 

ליקטנו עבורכם מנסיוננו בנושא ארגון פעילות עובדים ואנו שמחים להגיש לכם את המידע כשירות. אנו ממליצים בכל מקרה להתייעץ עם הגורמים המוסמכים לפני ביצוע פעילות במיוחד בנושאי הבטיחות והביטחון האישי. אנו מצידנו נשמח לייעץ ולסייע תמיד. 

עכשיו נסו להזכר ביום כיף בטיול המשפחה האחרון או זה שצפוי לכם בקרוב. התכנון והביצוע חייבים להיות הצלחה וזה בכלל לא פשוט. לכל אחד מבני המשפחה העדפות אחרות וצרכים שונים ברצון לחוות ולראות כך שצריך לתמרן ביניהם כדי להגיע לקונספט שמוסכם על כולם. כשמדובר בפעילות לעובדים בארגון יום גיבוש / אירוע חברה הדברים מקבלים משנה תוקף בכל היבט והם בסדר גודל הרבה יותר גדול.

פעילות גיבוש תעצב את התרבות הארגונית

למנהלי משאבי אנוש או מי שאחראים על תחום הרווחה ההשפעה הגדולה ביותר על עיצוב התרבות הארגונית בארגון. העיתוי ובחירת התכנים, תדירות האירועים, יום הגיבוש, סדנאות ומפגשי העצמה ההצעה למקומות לינה מומלצים וההצעות שעוברות לעובדים בנושאי צרכנות כולם יחד יוצרים את האווירה הכללית והרוח הנושבת "במסדרונות החברה".

בעבר היו נוהגים מנהלי משאבי אנוש ורווחה לתכנן בעצמם את הקונספט ליום גיבוש וליצור את הקשר הישיר עם ספקי השירות (יש הנוהגים כך עד היום). לגישה זו יתרונות מסויימים  בעיקר בהוזלת העלויות אך גם הוא כבר לא בטוח כלל ועיקר.
כיום למפיקים יש הסכמי התקשרות ומחירים אטרקטיביים כמעט בכל מקום ואטרקציה כך שבסופו של דבר ההבדל אם קיים בעלות הכללית אינו גדול. 

כיום שהיצע התכנים והאפשרויות עצום, יותר ויותר חברות וארגונים נעזרים במארגני אירועים שיעשו עבורם את העבודה הם חוסכים בכך כסף רב זמן ואנרגיה והם משיגים את המטרה ביתר קלות ובבטחון. כל העובדים וביניהם גם מנהלי משאבי האנוש והרווחה יכולים להרגיש הרבה יותר חופשיים לדאוג "לדברים הקטנים" שעושים את ההבדל ביום האירוע ולחוות את הפעילות כשהם חופשיים באמת לכך. 

בין אם בחרתם לפנות לחברת הפקה שתארגן לכם את יום הגיבוש או החלטתם לעשות זאת בעצמכם הנה לכם כמה טיפים שיעזרו לכם .
אנו מקווים להשיג את התוצאה הטובה ביותר מיום גיבוש מהנה ומעשיר.

על מה מומלץ להקפיד בתכנון פעילות גיבוש לעובדים:   

כאן צריך להיות מאוד קשובים. בחירת תכנים וקונספט שאינו מתאים לסוג האוכלוסיה גם אם יהיה האיכותי והמקצועי ביותר לא יקלע למטרה. דווקא כאן לא כדאי להניח הנחות מוקדמות ולחשוב במושגים של צעירים ומבוגרים נשים או גברים, נשואים או רווקים וכו'.. כדאי מאוד לערוך סקר בקרב העובדים ולתת להם להעלות רעיונות. לא יהיה זה מפתיע לשמוע ממי שחשבנו אותם לסולידיים להציע רעיונות קצת פרועים וההיפך. בסוף מה שיקבע זו הדעה הכללית שרווחת בין המסדרונות. יום גיבוש מוצלח יכלול מגוון חוויות שמתקיים בהם האיזון הדרוש כדי לספק את ההרגשה הטובה לכולם. גם אם תהיה פעילות או חוויה שיהיו מי שלא ייקחו בהן חלק אבל יהיו מאוד מרוצים משאר תכני היום ההרגשה הכללית תהיה טובה וכך גם שביעות הרצון וזה מה שחשוב.

תכנון מוקדם ותשומת לב לנושאים חשובים חיוני ומכריע בהצלחת כל פעילות של יום כיף, אירוע עובדים, סדנאות עובדים, סדנאות בכירים, פעילות אתגר, מקומות לינה מומלצים ועוד. בתכנון נקבע את מועד הפעילות והלו"ז הכללי, משך זמן של נסיעות ומנוחת נהגים, התארגנות לפני כל נסיעה, משך הפעילויות, זמן לארוחות ומנוחה כללית. נשים לב במיוחד להתאמה וגיוון מתאים של סוגי הפעילויות והחוויות והתזמון שלהן ברצף הכללי של יום הגיבוש והפעילויות.

כמו בכל תכנון יש לחשוב על אפשרות לשינויים שאינם תמיד בשליטה של המארגנים. השינויים יכולים להיות שינויים של הרגע האחרון או שינויים שנוצרו בשל מגוון סיבות ( מז"א, ביטול הופעה/פעילות של ספק, אילוצים הנכפים מדרישות ההנהלה,תקלה טכנית ועוד..) על המארגנים להיות ערוכים לספק פתרונות או אלטרנטיבות למגוון המקרים האפשריים.

כאן צריכה להיעשות עבודת מחקר של ממש. אם יש לכם קשר מוצלח עם ספק שירות שהוכיח את עצמו כבר כמה פעמים אל תמהרו להחליף אותו גם אם הוא אינו הכי זול בשוק. מומלץ מאוד שהשיקולים שינחו בבחירת מפיק או ספק תוכן ושירות יהיו ההיכרות והניסיון איתו בפעמים קודמות. אם זה מישהו חדש צריך לבקש המלצות ואף להקדיש זמן ולהתרשם מקרוב בפעילות או המקום שהוא מציע. ספק טוב לא יהיה מי שבהכרח גובה מחיר גבוה עבור שירותיו. מאידך כדאי לבדוק היטב את מי שמציע מחירים אטרקטיביים במיוחד שיתכן ומעידים על בעיה כלשהי שעלולה להתגלות מאוחר יותר.  

כשמדובר באטרקציות או כניסה למקומות מוגדרים ובזה רק העניין הדבר פשוט למדי ולרוב אנו יודעים למה לצפות אם מהיכרות אישית או מהמלצות של אחרים. אם בחרנו להעזר בספק שירות תוכן כדי שיבנה עבורינו יום של פעילות שכולל אטרקציות, ארוחות,  הסעה ואולי גם לינה זו כבר משימה שמחייבת ניסיון. ניתן לסכם ולומר כי הדבר החשוב ביותר בבחירת הספק זו ההצלחה המוכחת שלו איכות הקשר איתו וההרגשה שניתן לסמוך עליו. 

ספק שיש לנו היכרות איתו והוכיח אמינות בפעמים קודמות בעבודה עם אחרים או איתנו סביר שימשיך להתאמץ לשמור על הקשר איתנו ולא יאכזב גם בפעמים הבאות. אין הדבר אומר שלא ניקח את שירותיהם של מי שאיננו מכירים באופן מוחלט אלא שבמקרה זה יחייב אותנו הדבר לעמוד על טיבו של הספק בקפדנות יתרה.   

שני נושאים שעולים בחשיבותם על כל נושא אחר. האחריות על קבוצת אנשים ובמיוחד עובדים בארגון מחייבת תשומת לב לשורה של נושאים שלא תמיד ידועים וברורים. נושאי הבטיחות יכללו התייחסות לבטיחות בדרכים, בטיחות אישית, בטיחות אש, בטיחות במים, ביטחון כללי ועוד' ובתחום הרפואה מגוון נושאים נוספים שחלקם אף מוגדרים בחוק. באופן כללי ניתן לציין מספר נושאי בטיחות מרכזיים שמחייבים תשומת לב מיוחדת. 

בטיחות בדרכים ובטחון

יש להכיר את מגבלת שעות הנהיגה של נהגי האוטובוסים, מספר הנוסעים האפשרי ברכב ולוודא את תקינותו באמצעות מסמכים שנמצאים בידי הנהג. מבחינת ביטחון - סיור או שהייה במקומות מסויימים יש לבדוק אם מחייבים תיאום ואישור של צה"ל. אלו בעיקר מקומות שנחשבים עם רגישות בטחונית גבוהה או אסורים לכניסת ישראלים  עפ"י החוק או או מקומות המשמשים את יחידות הצבא לאימונים. בנוסף יתכן כי במקומות מסויימים יהיה צורך בהחזקת כלי נשק ו/או בליווי צבאי ויש לדעת זאת.

בטיחות אש 

קומזיץ מוצלח יהיה זה שיסתיים בהנאה וללא אירועי בטיחות. בחירת המקום להבערת אש חייב להעשות בשיקול דעת ובהתאם לחוק. מומלץ להצטייד במטף כיבוי ובאמצעים נוספים ובלבד שלא תתלקח האש למקום בלתי רצוי וצפוי.

רפואה

נושאי הרפואה גם הם מגוונים ובעלי חשיבות. לפני כל פעילות ובמיוחד לפני סיור רגלי או השתתפות בחווייה שיש בה משום סיכוי לסיכון בריאותי, יש לעדכן את המשתתפים על הפעילות הצפויה ואף לבקש כי יאשרו את השתתפותם ע"י רופא. בכל מקרה יש לבקש ביום הפעילות מכולם לדווח על מצבם הבריאותי כי הוא מאפשר את השתתפותם. עוד בנושא הרפואה שני נושאים שכדאי להיות ערניים להם:  במידת הצורך ובהתאם לחוק יש להצמיד חובש לקבוצה למהלך הנסיעה ו/או לסיור. באירוע רב משתתפים נדרש להעמיד רכב פינוי ואמבולס אחד או יותר בהתאם לכמות המשתתפים ולבצע תאומים עם גופי החרום וההצלה. 

בטיחות מזון - מי מאיתנו לא מכיר את ההתלהבות סביב ההיערכות הגסטרונומית בפעילות גיבוש כשרוצים לעשות את הדברים לבד ולא להעזר בקייטרניג או שף מקצועי. אוספים כסף רצים לסופר או לאחד המקומות הנבחרים וקונים מכל הבא ליד. בשרים מכל הסוגים,סלטים ופיתות,שתיה קלה וחריפה,פיצוחים ופירות והיד נטויה...מעט מאוד יודעים על מגבלות הטיפול במזון טרי במיוחד כשמדובר בכמויות והדבר מצריך תשומת לב מיוחדת. הובלת מזון טרי או מבושל חייבת להעשות בתנאים מסויימים. כך למשל הובלת בשר או ביצים טריות חייבת להעשות בהקפאה או בקירור ומזון מבושל באמצעים שומרי חום. עיבוד המזון לפני אכילתו צריך להעשות בתנאים מתאימים לאחר שטיפה תוך הפרדה בין הבשר לירקות והפירות.  

על מה נקפיד בבחירת ספק מזון?

ספקי המזון "קייטרינג" שניתן להגדיר אותם טובים לצערינו מעטים ואת נתח השוק הגדול תופסים חברות שאין מאחוריהם לא ניסיון ולא הידע או האמצעים לקיים מערך מזון להאכיל מאות או אלפי סועדים. מכיוון שמעט יודעים ומכירים את נהלי העבודה והטיפול במזון הנטייה של הרוב היא להעביר את האחריות לספק שישבור את הראש לאחר ששילמנו תמורה מלאה ממש כמו שביקש בהצעת המחיר המפורטת והמבטיחה. 

כדי שבנושא המזון שבצדק נחשב לגורם המשפיע החשוב ביותר על שביעות הרצון נסמן הצלחה נקפיד על כמה דברים.

•  עריכת חוזה כתוב ומפורט בו תהיה התחייבות של הספק לנושאי התברואה והעמידה בכל הנחיות והוראות החוק, למנות ולאופן שמירת המזון ביום האירוע לפני ובמועד הגשתו.
•  כמות המנות שעבורה נשלם תהיה 90% ממספר האנשים הצפוי. נבקש מהספק להערך ביום האירוע להגיש יותר מנות במידת הצורך עליהם נשלם בנפרד. תוספת המנות תוגש רק באישור שלנו מזמיני האירוע ובשום אופן לא באחריות ספק המזון. בדרך הזו התשלום שיקבל הספק יהיה קרוב ככל האפשר למספר המנות בפועל שנצרכו.      
•  נשאל ונוודא שבישול המזון נעשה סמוך ככל שניתן למועד אכילתו ובזמן שעבר מאז הבישול הוא נשמר בתנאים נאותים בהם נשמר רצף חום או קור.
•  כדאי לסגור עם יותר מספק מזון אחד ולצמצם בכך את הסיכון. בהחלט אפשרי וגם מומלץ שתעשה חלוקה לפי סוגי המאכלים או מועדי ההגשה בין 2 ספקים ויותר (מומלץ בכמויות גדולות של 1500 מנות ויותר).
•  כדאי להעזר בגורם מקצועי שינהל את נושא המזון, אחד שמבין בתחום שיערוך את סקר השוק יבקר במקומות הבישול ויפקח על הספק ביום האירוע. אדם מקצועי ובעל ניסיון בתחום יבטיח שהדברים שדורשים הבנה מעמיקה יקבלו תשומת לב מיוחדת והדבר עשוי לחסוך לנו כסף רב והתעסקות בתקלות. כך לדוגמא אם נקבע שיהיו ארטיקים במהלך כל האירוע ושתיה קרה מישהו צריך לוודא שהספק נערך לכך כמו שצריך. חיבור מאוחר של המקררים לרשת החשמל או שימוש באמצעים שאינם מתאימים יביאו למצב שבתוך זמן קצר מתחילת האירוע לא יהיו לא ארטיקים ולא שתיה קרה. וזו רק דוגמא אחת, כשמדובר על המנות העיקריות הדבר הרבה יותר חשוב ונוגע לבריאות העובדים. אוכל שלא בושל כהלכה ולא מוגש באמצעים המתאימים עשוי להיות פשוט לא ראוי למאכל. אדם בעל ידע בנושא יבדוק את הטמפ' באמצעות מד חום מיוחד שיקבע בזמן אמת אם הספק עמד בהתחייבותיו להגשת מזון ראוי ובריא ולא פחות חשוב גם טעים.          

אל תוותרו עליהם הם יהיו הנכס היקר שלכם בסוף כל פעילות. מהפרגון והתודה תשאבו את האנרגיה והכח המניע לקראת הפעילויות הבאות ואילו הביקורת תאפשר לכם להפיק לקחים ולשפר את הדרוש בפעם הבאה. תקפידו להעביר את המשוב לכל מי שקיבלתם ממנו שירות הוא מצפה לזה וזה חשוב לו בדיוק כמו לכם. עצם הגשת המשוב מראה על כך שאכפת לכם ממה שהאנשים חושבים ועל הרצון שלכם באמת ללמוד את מה שצריך כדי להבטיח שגם בפעמים הבאות תרשם הצלחה ביום הגיבוש שעליו כל כך התאמצתם.    

נהנתם לקרוא את המאמר ואולי יש לכם מה להוסיף?
נשמח לקבל את תגובתכם ולייעץ לכם ללא כל התחייבות - תרגישו חופשי להתקשר.