ידיעת מספר שפות היא תמיד יתרון. מעבר לכך, ידיעת שפות היא משאב חיוני לכל ארגון או חברה. ידיעת שפות זרות מאפשרת ליצור קשרים עסקיים עם מדינות זרות, להיעזר בחומר מקצועי בשפות שונות ועוד. אולם לא כל חברה יכולה להרשות לעצמה להעסיק מספר דוברי שפות שיספקו לה שירותי תרגום מסמכים. בדיוק לשם כך קיימות חברות לתרגום מסמכים.
כיום, השפה האנגלית היא השפה השנייה עבור ישראלים רבים. יחד עם זאת, לא כל מי שמבין ויודע לדבר ולקרוא באנגלית, שולט בשפה ברמה הדרושה לקריאת ספרות מקצועית. לכן גם כשמדובר במסמכים הכתובים בשפה האנגלית, ישנם ארגונים רבים הזקוקים לשירותי תרגום מסמכים. אם מדובר בשפות נפוצות פחות, כמו גרמנית, ספרדית, סינית, צ'כית או כל שפה אחרת, הסיכוי שהחברה תעסיק מתרגם שדובר את השפות הללו הוא קטן יותר. לכן גם כאן נדרש להיעזר בחברה עבור תרגום מסמכים.
שירותיה של חברה לתרגום מסמכים נחוצים עבור מגוון בעלי תפקידים. לכן בכל חברה לתרגום מסמכים יש מחלקות ייעודיות או תחומי התמחות ספציפיים, המספקים שירותי תרגום בנושאים שונים. למשל, עורכי דין זקוקים. בעבודתם המשפטית עורכי דין משתמשים לא אחת בתקדימים משפטיים, בחקיקה ובפסיקה של מדינות אחרות. על מנת שיוכלו לעבור ביעילות ובמהירות על פסקי דין וחומרים משפטיים רבים, הם זקוקים לשירותי תרגום מסמכים. לכן הם פונים לחברת תרגום המספקת תרגום משפטי בשפה הנדרשת.
רופאים נעזרים פעמים רבות בשירותי תרגום מסמכים. הידע הרפואי גדל בכל יום הודות למחקרים רפואיים שנערכים בכל מקום בעולם. כל רופא שהגיע לפריצת דרך כלשהי או לחידוש בתחום התמחותו מפרסם על כך מאמר. רופאים בכל העולם, שמתמחים גם הם בתחום זה, מעוניינים ללמוד ולהרחיב את הידע שלהם באמצעות אותם מאמרים. שליחת המאמרים לחברת תרגום מסמכים המתמחה בתרגום טקסטים רפואיים, יכולה לסייע להם להתמודד עם ידע רב ולהבין אותו כהלכה. גם כאן נדרש לשלוח את הטקסטים לחברה המספקת שירותי תרגום בשפת הטקסט.
קבוצה נוספת הזקוקה לשירותי תרגום היא יבואניות מוצרי האלקטרוניקה. כידוע כל מוצר אלקטרוני מגיע עם הוראות הפעלה, מפרט טכני, הוראות בטיחות ועוד. כל מוצר שמשווק בישראל חייב להכיל את ההוראות והמפרט הטכני גם בשפת המדינה. לכן יבואניות מוצרי האלקטרוניקה נעזרות בשירותי תרגום מסמכים של חברות המתמחות בתרגום טכני.
סטודנטים, דוקטורנטים, מרצים באקדמיה או כל מי שמעוניינים להרחיב את ידיעותיהם ולקרוא טקסטים שנכתבו בשפה זרה, משתמשים בשירותי תרגום מסמכים. סטודנטים שולחים מאמרים לתרגום כדי להקל עליהם בתהליך הלמידה למבחנים. דוקטורנטים ומרצים משתמשים בשירותי תרגום מסמכים כדי להיעזר במחקרים שנעשו בחו"ל ורלוונטיים לתחום מחקרם.
חברות מסחריות רבות נעזרות גם הן בשירותי תרגום מסמכים. לעיתים הן זקוקות לשירותי תרגום עבור מסמכים הכוללים מידע שיווקי או מסחרי שהתקבל ממדינות זרות. כשמדובר בחברות גלובליות, יש צורך בתרגום נהלי העבודה, האסטרטגיות, הידע העסקי ושיטות העבודה לשפות שונות בהתאם למדינות בהן פועלת החברה.
