שיפור ביצועים כולל ומתמשך לארגון 

התחרות בין ארגונים מעודדת בדיקה מעמיקה של רמת הביצועים הנוכחית והעתידית של כל ארגון. תהליך מעגלי יכול לסייע להפוך את התכנון העתידי למציאות: הארגון חייב לתכנן שיפור של האיכות, אשר יהווה כוח מניע לתכנון ופיתוח מערכות מדידה, שיספקו מידע מכוון לשיפור ויובילו לשיפורים נוספים, אשר יובילו להצטיינות. תהליך מעגלי זה, אשר אינו נפסק לעולם, חוזר על עצמו דרך כל השלבים להשגת שיפורים ממושכים.

אחת הדרכים לשיפור כמות הביצועים בארגון היא ניהול עסקי נכון, הכולל הכרת המתחרים ואיכותם. הסביבה הניהולית הופכת לאתגר את יישום הטכניקות הפשוטות ביותר. מודעות לאתגר, היא הצעד הראשון לעבר השיפור.

הצעד הראשון לעבר השגת היעדים, הוא פיתוח ותיקשור חזון של הארגון, אשר באמצעותו מספקים המנהלים לארגון גשר בין ההווה לעתיד. ניתן לבצע זאת על ידי יצירת כיוון תחרותי ומיקוד תשומת הלב של הארגון כולו לכיוון זה. את החזון ניתן לבנות רק על ידי פעולות שכנוע ויצירת תמיכה בתוך הארגון.

ניתן לאפיין את חלוקת זמנו של מנהל באמצעות שלוש קטגוריות: ניהול התהליך; בניית העסק; מתן מענה לבעיות. תכנון השיפור של הביצועים שייך לקטגוריה של בניית העסק. תהליך אפקטיבי באיכות גבוהה יכול להוביל את הארגון לעבר החזון. פיתוח אסטרטגיה כוללת לשיפור האיכות והפריון, אשר תהיה מקובלת ותיושם בארגון, הינה משימה חשובה, ואם התהליך על פיו נבנה התכנון הוא טוב, תהיינה אף התוצאות טובות.

התכנון דורש את תמיכת הארגון כולו ומחייב פרק זמן מינימלי של 3 עד 5 שנים עד שיהפוך לחלק משיגרת העסקים של הארגון. תהליך התכנון יוצר מספר אסטרטגיות לשיפור האיכות והפריון, ביניהן קיימות מספר טכניקות. לעיתים קרובות נבחרות הטכניקות ללא תכנון נכון. שיפור אפקטיבי ארוך טווח דורש שימוש בטכניקות באופן מקיף ומשולב, על מנת שיהווה ערובה להצלחה.

תכנון, מדידה, ניהול איכות כוללת, מעורבות ומערכות תיגמול הם גורמים משותפים בניהול טוב יותר של איכות ופריון. תהליך תכנון אפקטיבי עוזר לארגון לזהות אסטרטגיות וטכניקות שיפור וכן משלב את הגורמים השונים זה בזה.

למדידה יש תפקיד קריטי בניהול איכות ופריון. היא מאפשרת בדיקה של כל המקומות בהם דרוש שינוי או שבהם קיימת תנופת שיפור, כך ניתן להעריך את הביצועים. מערכת מדידה טובה, המכוונת לשיפור היא בעלת התכונות הבאות:

•  מתייחסת ישירות למה שמהווה שיפור.
•  פשוטה אבל אפקטיבית.
•  מפרידה בין שיפור, מדידה והערכה.
•  מתוכנתת, מפותחת ומוחזקת על ידי האנשים הזקוקים לה.
•  גמישה, קלה ליישום ודינמית.

מערכות מדידה והערכה, הבנויות נכון, מבטיחות שיפור מתמיד בביצועי הארגון, החייב בשינוי מתמיד על מנת להתאים עצמו לשינויים בסביבה התחרותית. יתרה מזאת, שיפור בעקבות מדידה הינו בעל עוצמה רבה, וחייב להתבצע כל הזמן, בהתאם לשינויים המהירים בשוק הדינמי. שיפור קבוע ומתמיד מחייב התייחסות לגורמים הבאים:

•  גיבוי, מעורבות ולגיטימציה, מהרמה המתאימה של הניהול.
•  מסה קריטית של אנשים, שיש להם בסיס תאורטי ומעשי לביצוע השיפור.
•  תוכניות שיפור טובות, שהושקעה בהן מחשבה ואשר משתלבות היטב עם תוכניות
•  אסטרטגיות אחרות.
•  מדידה רבה של אינטגרציה, קואורדינציה, תיקשורת וניהול קונפליקטים.
•  מבנה ארגוני מתאים לשיפור.

יישום אפקטיבי של שיפור ביצועים כולל, המתוכנן בצורה נכונה, יוביל את הארגון לרמות ביצוע שנחשבו בעבר לבלתי אפשריות. אולם, לאחר שהושגו, קשה לתחזק רמות ביצוע אלה וקיימים ארגונים העומדים מול האתגר הזה של אחזקה ובניית מצויינות. המצויינות מהווה מעגל חדש של אתגר.

* הכותב הינו מנכ"ל "אשכולות- הנדסת תעשיה וניהול בע"מ" (http://eshkolot-m.co.il/) וראש תחום תפעול בביה"ס למנהל עסקים בשלוחת אונ' דרבי בישראל (lirozdov@013.net).