המבנה של עסק קטן ובינוני גם הוא כולל את כל האגפים הקיימים בארגון עיסקי גדול. לכן ניתן לומר שעסק קטן, הוא ארגון של איש אחד או צוות קטן. התרבות הארגונית שלו, הנגזרת מהמבנה הארגוני משדרת מסר המושתת על הקשר בין הצורה לתוכן ומשפיע על התדמית.
פרופיל העסק המיקצועי של עסק קטן כולל את שלל התיפקודים שלנו בעסק - המוצרים - על איכותם וכמותם, השיווק על האסטרטגיה השיווקית והאמירה העומדת מאחוריה, הניהול הפיננסי על סדרי הקדימויות שלו ומערכת ההשקעות וההוצאות, פיתוח המשאב האנושי, ההתפתחות האישית שלנו ושיתופי פעולה עם בעלי פונקציות משלימות, והמגע עם הלקוחות - השירות המלווה את השימוש במוצרים שלנו.
חשיבה במבנה ארגוני היא כלי ניהולי שמאפשר לנו לאגד את הפונקציות הארגוניות, ה"אגפים" שבנו באופן יעיל לתיפקוד אפקטיבי ברמה המעשית. היא זו המאפשרת לראות את העסק בראייה רחבה של 360 מעלות, ולהבין כי כל התיפקודים הללו יוצרים מערכת אחת מנוהלת, משומנת וקלה לתפעול.
ובכן - מה מגדיר ארגון כארגון?
1. הגדרה עצמית - המוצגת בפרופיל העסק, הכרוכה באבחנות ויצירה של גוף הומוגני שתחילתו זיהוי הקיים, ה'מה שיש' (משאבי ידע, ניסיון, שם, מקום, ציוד וכדומה), איפיון הייחודיות שלהן, שהוא בעצם הגדרה של כל אחת מהן, הרחבתן והעמקתן, חיבור רעיוני וממשי ביניהן ויצירת מסגרת המכילה את כולן או חלקן. המסגרת הזו מהווה הגדרה עצמית ברורה המסמנת את הגבולות - מה ומי אני?, ומשם - מה ומי אני לא? זוהי דרך לבידול, מיתוג ומיצוב של עצמנו, ומכאן, זהו כלי תקשורתי-שיווקי המגדיר ללקוחות הפוטנציאלים שלנו את אופייה, טיבה ומהותה של הפעילות העסקית המוצעת. ההנחה שאם נעשה את מה שאנחנו טובים בו, אוהבים לעשות, בעל ערך עבורנו ועבור לקוחותינו, ובשותפות סינרגטית, נכונה, מתאימה ומדויקת - נוכל לשגשג ולהגיע לשפע מעיסוק במוצרים ובפעולות שאנחנו אוהבים לעשות.
2. חזון מטרות ויעדים - העתיד הרצוי שנותן מיקוד, תרבות ארגונית שמשקפת את יציקת הרוח בחומר, שהיא הנגיעה הערכית, האופן בו באים הערכים לביטוי. החזון, המטרות והיעדים מצהירים את התשובה של הארגון לשאלה - מה הייעוד, השליחות והמשימה שלו? מה התרומה שלו לעולם? בכך הוא מוגדר כסוכן שינוי ובעל שליחות.
3. חלוקת תפקידים בהתאם לאגפים השונים: משאבי אנוש, פיתוח, שיווק ומכירות, כספים, ייצור/שירות. חלוקת התפקידים היא למעשה חלוקת אחריות על תיפקודים שונים בארגון. אחריות אין משמעה בלעדיות בעשייה אלא התוויית דרך, הטמעתה בארגון והאצלת סמכויות ביצועיות, כל אחד בתחומו. זוהי פעולה המגדירה את ה"חובות". לצידה, כדי לאפשר לה להתקיים, יש לבצע פעולה של הגדרת "זכויות" באופן שעומד בהלימה ל"חובות". עניין זה מאפשר לנו, כארגון קטן לתת את הדעת על הערך של העשייה בכל אחד מפניו של הארגון שלנו. בארגון של איש אחד, אשר אינו אוהב/יודע לבצע חלק מהפעילויות המתחייבות בחלק מהתפקודים הללו - עליו למצוא את הגוף שכן יבצע אותם.
אם שיתופי פעולה עסקיים טובים נוצרים מערכים דומים ואיכויות או מיומנויות שונות - כאן ההזמנה לשתף פעולה כדי להשיג סינרגיה משילוב המיומנויות והאיכויות. ההנחה היא כי אין טעם להיות מי שאנחנו לא - זה מוביל להתחייבויות לא אותנטיות, להבדיל ממחויבויות אותנטיות, לחיים עם מאמץ, לחיים של אשמה וקורבנות.
כאן ההזמנה היא להעצים את מה שאנחנו טובים בו.
כן, אנו נצטרך "לשלם" עבור השלמת האיכויות והמיומנויות שאנו מקבלים מאחרים, לאו דווקא רק באופן ישיר במטבע נזיל, אלא גם באופן עקיף, בחלוקת הרווח בין ה"אגפים" השונים. אך חשוב לזכור כי איננו מושלמים, ושיתוף פעולה עיסקי עם מי שמשלים אותנו, יוצר שלמות עצמית אותנטית שמציעה מוצר מושלם.
4. יצירת מנגנוני תיקשורת - ישיבות צוות, לוח מודעות, תפוצת מייל, דואר פנימי, גיבוש "שפה", מידעון. למעשה, מדובר בנהלים שמייעלים את התיפקוד.
יש לתת את הדעת על אבחנה בין שיתופי פעולה עם ספקים, לקוחות, קבלני משנה העובדים בשיטה של פרילאנס ונותני שירותים תומכים. עם כל אלה רצוי לקיים ולמסד את מנגנוני התיקשורת באופן המותאם לאופיו של שיתוף הפעולה. לעומת זאת, בארגון קטן, ארגון של איש אחד קל מאד להזניח את המנהיגות העצמית מתוך הנחה ש"בין כה וכה ניפגשים בעלי התפקידים שבי בכל עת". אך המציאות מראה שיש לנו נטייה להדחיק, ולהתעלם מהצדדים שבנו, בעיקר אלה שאנחנו לא אוהבים.
5. הסכמה על נורמות עבודה - נורמות ונהלי עבודה הן תשתית לניהול מושכל ההופך את הפוטנציאל, המקור source - הזמן, האנרגיה, המקום למשאב resource - מקור מעובד שמחדש ומשכפל את עצמו בכלכלת משאבים נבונה.
ניהול נכון זה יוצק וודאות לעולם של אי וודאות שבו עלולים משאבים להתבזבז על תיאומים. בשעה שהנוהלים ברורים לכל הנוגעים בדבר, מתאפשר לבטא יצירתיות ולמסד חשיבה מפתחת ומתפתחת, המהווה מקור עוצמה, המשדרת ומקבלת אנרגיה. גיבוש נורמות עבודה, חוסך זמן התלבטויות, מחדד את החושים, מזהה את ההזדמנויות הנכונות (תרתי משמע) ההולמות ומתאימות לנו ולעסק שלנו, ומוציא רעיונות מהכוח אל הפועל.
למעשה, עיצוב פניו של הארגון שלנו הוא הפרופיל המיקצועי-עיסקי, המוצהר באופן מילולי ובלתי מילולי. המבנה הארגוני הוא מה שנברא ב'דמותנו ובצלמנו'. החלוקה לאגפים מאפשרת לנו לברור את היעדים, לאור המטרות שהגדרנו מתוך נקודות הכח שלנו. שהרי, העסק נבחן במבחן התוצאה - הרווחיות שלו. מכאן עלינו להכריע - האם נעלה את הרווחיות באמצעות יעדים שיווקיים? האם באמצעות פיתוח האיכות השירותית? האם בבידול המוצרים או הרחבת המגוון שלהם?
ההחלטות הללו מגדירות את רוח הארגון ואת הפעילות שלו. עם זאת, החשיבה במבנה ארגוני מצביעה על הצורך שלנו לפתח, ולהכיר את ובצרכים השונים המותאמים ליעדים השונים, של כל אחד מהאגפים.
פרופיל העסק המיקצועי של עסק קטן כולל את שלל התיפקודים שלנו בעסק - המוצרים - על איכותם וכמותם, השיווק על האסטרטגיה השיווקית והאמירה העומדת מאחוריה, הניהול הפיננסי על סדרי הקדימויות שלו ומערכת ההשקעות וההוצאות, פיתוח המשאב האנושי, ההתפתחות האישית שלנו ושיתופי פעולה עם בעלי פונקציות משלימות, והמגע עם הלקוחות - השירות המלווה את השימוש במוצרים שלנו.
חשיבה במבנה ארגוני היא כלי ניהולי שמאפשר לנו לאגד את הפונקציות הארגוניות, ה"אגפים" שבנו באופן יעיל לתיפקוד אפקטיבי ברמה המעשית. היא זו המאפשרת לראות את העסק בראייה רחבה של 360 מעלות, ולהבין כי כל התיפקודים הללו יוצרים מערכת אחת מנוהלת, משומנת וקלה לתפעול.
ובכן - מה מגדיר ארגון כארגון?
1. הגדרה עצמית - המוצגת בפרופיל העסק, הכרוכה באבחנות ויצירה של גוף הומוגני שתחילתו זיהוי הקיים, ה'מה שיש' (משאבי ידע, ניסיון, שם, מקום, ציוד וכדומה), איפיון הייחודיות שלהן, שהוא בעצם הגדרה של כל אחת מהן, הרחבתן והעמקתן, חיבור רעיוני וממשי ביניהן ויצירת מסגרת המכילה את כולן או חלקן. המסגרת הזו מהווה הגדרה עצמית ברורה המסמנת את הגבולות - מה ומי אני?, ומשם - מה ומי אני לא? זוהי דרך לבידול, מיתוג ומיצוב של עצמנו, ומכאן, זהו כלי תקשורתי-שיווקי המגדיר ללקוחות הפוטנציאלים שלנו את אופייה, טיבה ומהותה של הפעילות העסקית המוצעת. ההנחה שאם נעשה את מה שאנחנו טובים בו, אוהבים לעשות, בעל ערך עבורנו ועבור לקוחותינו, ובשותפות סינרגטית, נכונה, מתאימה ומדויקת - נוכל לשגשג ולהגיע לשפע מעיסוק במוצרים ובפעולות שאנחנו אוהבים לעשות.
2. חזון מטרות ויעדים - העתיד הרצוי שנותן מיקוד, תרבות ארגונית שמשקפת את יציקת הרוח בחומר, שהיא הנגיעה הערכית, האופן בו באים הערכים לביטוי. החזון, המטרות והיעדים מצהירים את התשובה של הארגון לשאלה - מה הייעוד, השליחות והמשימה שלו? מה התרומה שלו לעולם? בכך הוא מוגדר כסוכן שינוי ובעל שליחות.
3. חלוקת תפקידים בהתאם לאגפים השונים: משאבי אנוש, פיתוח, שיווק ומכירות, כספים, ייצור/שירות. חלוקת התפקידים היא למעשה חלוקת אחריות על תיפקודים שונים בארגון. אחריות אין משמעה בלעדיות בעשייה אלא התוויית דרך, הטמעתה בארגון והאצלת סמכויות ביצועיות, כל אחד בתחומו. זוהי פעולה המגדירה את ה"חובות". לצידה, כדי לאפשר לה להתקיים, יש לבצע פעולה של הגדרת "זכויות" באופן שעומד בהלימה ל"חובות". עניין זה מאפשר לנו, כארגון קטן לתת את הדעת על הערך של העשייה בכל אחד מפניו של הארגון שלנו. בארגון של איש אחד, אשר אינו אוהב/יודע לבצע חלק מהפעילויות המתחייבות בחלק מהתפקודים הללו - עליו למצוא את הגוף שכן יבצע אותם.
אם שיתופי פעולה עסקיים טובים נוצרים מערכים דומים ואיכויות או מיומנויות שונות - כאן ההזמנה לשתף פעולה כדי להשיג סינרגיה משילוב המיומנויות והאיכויות. ההנחה היא כי אין טעם להיות מי שאנחנו לא - זה מוביל להתחייבויות לא אותנטיות, להבדיל ממחויבויות אותנטיות, לחיים עם מאמץ, לחיים של אשמה וקורבנות.
כאן ההזמנה היא להעצים את מה שאנחנו טובים בו.
כן, אנו נצטרך "לשלם" עבור השלמת האיכויות והמיומנויות שאנו מקבלים מאחרים, לאו דווקא רק באופן ישיר במטבע נזיל, אלא גם באופן עקיף, בחלוקת הרווח בין ה"אגפים" השונים. אך חשוב לזכור כי איננו מושלמים, ושיתוף פעולה עיסקי עם מי שמשלים אותנו, יוצר שלמות עצמית אותנטית שמציעה מוצר מושלם.
4. יצירת מנגנוני תיקשורת - ישיבות צוות, לוח מודעות, תפוצת מייל, דואר פנימי, גיבוש "שפה", מידעון. למעשה, מדובר בנהלים שמייעלים את התיפקוד.
יש לתת את הדעת על אבחנה בין שיתופי פעולה עם ספקים, לקוחות, קבלני משנה העובדים בשיטה של פרילאנס ונותני שירותים תומכים. עם כל אלה רצוי לקיים ולמסד את מנגנוני התיקשורת באופן המותאם לאופיו של שיתוף הפעולה. לעומת זאת, בארגון קטן, ארגון של איש אחד קל מאד להזניח את המנהיגות העצמית מתוך הנחה ש"בין כה וכה ניפגשים בעלי התפקידים שבי בכל עת". אך המציאות מראה שיש לנו נטייה להדחיק, ולהתעלם מהצדדים שבנו, בעיקר אלה שאנחנו לא אוהבים.
5. הסכמה על נורמות עבודה - נורמות ונהלי עבודה הן תשתית לניהול מושכל ההופך את הפוטנציאל, המקור source - הזמן, האנרגיה, המקום למשאב resource - מקור מעובד שמחדש ומשכפל את עצמו בכלכלת משאבים נבונה.
ניהול נכון זה יוצק וודאות לעולם של אי וודאות שבו עלולים משאבים להתבזבז על תיאומים. בשעה שהנוהלים ברורים לכל הנוגעים בדבר, מתאפשר לבטא יצירתיות ולמסד חשיבה מפתחת ומתפתחת, המהווה מקור עוצמה, המשדרת ומקבלת אנרגיה. גיבוש נורמות עבודה, חוסך זמן התלבטויות, מחדד את החושים, מזהה את ההזדמנויות הנכונות (תרתי משמע) ההולמות ומתאימות לנו ולעסק שלנו, ומוציא רעיונות מהכוח אל הפועל.
למעשה, עיצוב פניו של הארגון שלנו הוא הפרופיל המיקצועי-עיסקי, המוצהר באופן מילולי ובלתי מילולי. המבנה הארגוני הוא מה שנברא ב'דמותנו ובצלמנו'. החלוקה לאגפים מאפשרת לנו לברור את היעדים, לאור המטרות שהגדרנו מתוך נקודות הכח שלנו. שהרי, העסק נבחן במבחן התוצאה - הרווחיות שלו. מכאן עלינו להכריע - האם נעלה את הרווחיות באמצעות יעדים שיווקיים? האם באמצעות פיתוח האיכות השירותית? האם בבידול המוצרים או הרחבת המגוון שלהם?
ההחלטות הללו מגדירות את רוח הארגון ואת הפעילות שלו. עם זאת, החשיבה במבנה ארגוני מצביעה על הצורך שלנו לפתח, ולהכיר את ובצרכים השונים המותאמים ליעדים השונים, של כל אחד מהאגפים.
מוזה - בית לעסקים מספק תמיכה אישית וקבוצתית, ליווי יזמים, עסקים ומחפשי דרך המבקשים לממש את עצמם במסגרת הקריירה המקצועית, ולהתפרנס ממה שהם אוהבים לעשות, להשיג שפע כלכלי ורוחני מעיסוק בתכנים ופעולות משמעותיים לגביהם, ובדרכם הייחודית.
בת-חן שפירא - מאמנת, מדריכה ומנחה קבוצות שמתמחה ביזמות עסקית, חינוכית וחברתית, בליווי צוותי הנהגה ותהליכי פיתוח ארגונים.
הכשרה:
תהליכים קבוצתיים, M.A, לסלי קולג'
חינוך מיוחד, B.ed, מכללת בית ברל
אמנות פלסטית, תעודת הוראה, מדרשה לאמנות רמת השרון
קרן תמיר ? יועצת, מנחה ומאמנת בעסקים, חונכת מטעם משרד התמ"ת ומרצה במכללות אקדמיות בתחומי הניהול.
הכשרה:
מנהל עסקים בתחום המימון ומערכות המידע, M.B.A , אוניברסיטת תל אביב
כלכלה ומנהל עסקים, B.A, אוניברסיטת חיפה
בת-חן שפירא - מאמנת, מדריכה ומנחה קבוצות שמתמחה ביזמות עסקית, חינוכית וחברתית, בליווי צוותי הנהגה ותהליכי פיתוח ארגונים.
הכשרה:
תהליכים קבוצתיים, M.A, לסלי קולג'
חינוך מיוחד, B.ed, מכללת בית ברל
אמנות פלסטית, תעודת הוראה, מדרשה לאמנות רמת השרון
קרן תמיר ? יועצת, מנחה ומאמנת בעסקים, חונכת מטעם משרד התמ"ת ומרצה במכללות אקדמיות בתחומי הניהול.
הכשרה:
מנהל עסקים בתחום המימון ומערכות המידע, M.B.A , אוניברסיטת תל אביב
כלכלה ומנהל עסקים, B.A, אוניברסיטת חיפה
