טיפים מנצחים להפקת בר/בת מצווה
שלום רב! אני ארתור מנהל הפקות אירועים בחברת "אורבן פרוג'קט", אם אתם קוראים את הכתבה שלי כנראה שהחלטתם להפיק לילד/ה שלכם את האירוע בכוחות עצמכם.
חשוב שתדעו שלהפיק אירוע בכוחות עצמכם זו היא אחריות רבה וקשה, מכיוון שעולם הפקות אירועים הוא עולם ומלואו ומקצוע בפני עצמו, ברצוני לעזור לכם ולתת טיפים אשר יעזרו לכם לרכוש ידע בסיסי אך החשוב ביותר תוך 5 דק.
ברוב המקרים המניע להפקה עצמית של אירוע היא המחשבה שבדרך הזו תחסכו בהוצאות כספיות אך זוהי לא המציאות זוהי חשיבה מוטעת, פירוט והסבר על כך בהמשך.
אירוע זהו דבר מאוד חשוב וגדול שבד"כ רב המוזמנים זוכרים אין כאן מקום לטעויות.
להלן השלבים הכלליים והבסיסיים של תהליך הפקת האירוע:
1. איתור מקום המתאים לעריכת האירוע.
· המיקום הגיאוגרפי – לפי נוחיותכם ונוחיות האורחים שלכם.
· התאמת מועד האירוע – תאריך, עונת השנה.
· במידה והאירוע יתקיים בתקופת הקיץ יש לדאוג לעישון(ערפול) – טיפול נגד חרקים בכל שטח האירוע.
· שירותים – מספר תאים ועובד צמוד.
2. איתור, מיון ותיאום ספקים לאירוע (כניסת חתן/כלת הבר/בת מצווה, דרשה, תקליטן, קייטרינג, צוות בידור,פירוטכניקה, עיצוב, אטרקציות ועוד)
· עיצוב אוירה: עיצוב שולחנות, צבע המפות וסגנון המפיות, צבע הצלחות וסוג הסכום, שיטת עריכת השולחנות, שיטת סידור המזנונים, הצבת אלמנט מרכזי, בחירת נרות מתאימים.
· תאורה לאווירה הרצויה: תאורת האווירה מיועדת להרשים את האורחים מרגע הגעתם ;תאורת הכניסה לאירוע(שביל גישה); תאורת שלטי הכוונה; תאורת הסביבה מלמטה למעלה – צמחיה, מים; תאורת המזנונים והשולחנות; השימוש בתאורה היקפית אך ורק בזמן הארוחה.
· התקליטן שלי: בדיקת ציוד ההגברה במקום האירוע יחד עם התקליטן; בזמן הארוחה התקליטן עם הצוות אוכלים(בזמן המנה העיקרית); התקליטן יבדוק ויבחן את מקום האירוע – גובה התקרה, הזכוכיות והאקוסטיקה במקום.
3. בחירת הספקים המתאימים לאירוע.
4. הכנת קונספט לאירוע על כל שלביו.
5. הפקת ההזמנות לאירוע.
· יש לבחור בית דפוס איכותי ויצירתי המציע מבחר סגנונות ואפשרויות נייר והדפסה.
· הזמנה יצירתית ומקורית תורמת רבות להצלחת האירוע.
· ההזמנות תישלחנה כחודש לפני האירוע.
6. תכנון וארגון "מערך הישיבה" ושרטוט שטח.
7. בחירת התפריט, סגנונו והתאמתו לאירוע.
8. התאמה לתקציב האירוע.
האם אני חוסך בכך שאני שוכר את שירותי ההפקה?
לכל מפיק בעל ניסיון וידע רחב בתחום הפקת אירועים יש ספקים שעימם הוא עובד לאורך שנים, ובזכות ההדדיות ביכולתו של מפיק האירועים להוריד למחירים זולים יותר בהרבה מאשר יכולתו של לקוח פרטי. שלא נדבר על כאב הראש שאתם תחסכו אם יהיה לצידכם צוות שידאג לכל פרט קטן באירוע שלכם, כל החלטה תתקבל רק אחרי התייעצות עמכם, וכך תמיד תישארו במרכז העניינים. בדרך זו אפשר להפיק אירוע אגדי, עם מלא ההנאה וחסך בכאבי ראש ודאגות שווא.
ישנם עוד הרבה דברים מעבר לנאמר פה אשר יכולים להפיק לכם את האירוע בצורה המרבית.למפיק יש ידע וניסיון רב ולכן הוא מתמצא יותר ויודע איך אפשר להפיק מהאירוע את המיטב.
אם ברצונכם לקבל יעוץ חינם בכל הנוגע לתחום הפקות אירועים אתם מוזמנים ליצור קשר.
0546203395 ארתור
Arthur@urp.co.il
בכבוד רב, ארתור איפרימוב 0546203395 arthur@urp.co.il www.urp.co.il
