ניהול חשבונות הוא אחד הגורמים בעלי ההשפעה הרבה ביותר על תדמית הארגון. תדמיתך עלולה להפגע עקב דו"חות מצב חשבון לגבי חובות, שלא נכתבו כראוי. החלטות לא נכונות לגבי חשבונות או חשבונות שנותרו מבלי שישולמו, עשוים לפגום ואף להרוס את תדמיתך לחלוטין. כאן נכנסת פעילות היח"צ הקשורה לניהול החשבונות. תפקיד היח"צ הוא שיפור תדמית הארגון תוך הקדשת מחשבה רבה וטיפול זהיר בחשבונות לא נכונים שהוגשו ללקוחות או חשבונות עסקיים שלא שולמו.
מטרתו של ארגון היא להרוויח כסף. זה חסר כל הגיון שארגון יהיה חסר בכסף או לא ייצר כסף. מה שבדרך כלל יכול לפגוע ביכולתו הפיננסית של הארגון, הוא רשלנות וטיפול כושל בכל הקשור לנושאים פיננסים וחשבונות בארגון. כאשר נושא זה מתנהל כשורה, יראו את התוצאות בתזרים החודשי. רק חריגות מטופשות ומיותרות לחלוטין יוכלו לפגוע בהכנסה ולהותיר את הארגון ללא כסף.
חוסר כסף, חריגות פרועות או עסק נטול כסף. כל אלה עשוים להרוס את תדמיתו של הארגון. אשראי, משמש בחברה המערבית, כגורם קדוש. אתה גמור בעיני רבים אם אתה קצר באשראי. ניתן למנוע אשראי גרוע ע"י תשלום לפי תאריכי יעד וקווי מדינות אחרים בנושא חשבונות. אך אם האשראי כבר במצב גרוע, או אז נדרשות פעולות לעשיית כסף ופעולות יח"צ כדי לתקן את תדמיתו של הארגון.
נושא זה חשוב מאוד ולכן אדגישו שנית: יש ערך רב מבחינתו של הארגון בכל הנוגע לגביית כספים ותשלום לזכאים. כאשר הנושא לא מטופל כראוי, תפגע תדמיתו של הארגון, לדוגמה: פגיעה בלקוחותיו של הארגון עקב שירות גרוע באגף הכספים. כתוצאה מכך מפסיקים הלקוחות לקנות שירות והארגון מפסיד כספים. הארגון מתחיל לצבור חובות ותדמיתו נפגעת. מעין מעגל קסמים שמחסל לבסוף את הארגון.
האגף שצריך להתעקש על איכות השירות ותקצוב הולם לצורך קידום ויחסי ציבור, הוא אגף הכספים. אגף זה ימשיך להנזף כל עוד לא יתקן את המצב. כדי לתקן את תדמיתו יוציא האגף כסף נוסף על יח"צ, בנוסף קביעת הסדרים יציבים ותאריכים לתשלום. האגף גם יצטרך לתקן את השירות הגרוע שניתן לפני כן ללקוחות בכדי לקנות את אמונם מחדש, כך לאחר שטופלו כל הבעיות הארגון יחזור לשגשג.
רמת שליטתו של אגף הכספים בידיעת מדיניות הכספים של הארגון, מוטלת בידי נציג היח"צ של הארגון. אגף כספים שאינו שולט במדיניות הכספים, יוכל לגרום לארגון לאבד את המוניטין שלו, למרות שירות איכותי או קידום יח"צ.
לפיכך, על מנהל היח"צ לוודא:
• שכוח האדם של אגף הכספים יפעל בצמוד למדיניות הכספים.
• שהתכנון הפיננסי יהיה מציאותי ושההכנסה תישאר גדולה מההוצאות.
• שמספיק כספים יהיו זמינים לצורך יח"צ, ושכספי הארגון לא ייספגו כולם על-ידי גורמים אחרים.
• שאנשי הכספים יקפידו על שירות מצויין עבור הארגון ולקוחותיו.
• שהקשרים המסחריים של הארגון בקהילה יטופלו בצורה חלקה כדי שהם ייצרו תדמית חיובית.
• שכל פעולה שלילית על קווי החשבונות תטופל מיד על מנת להחזיר לקדמותה את התדמית הטובה. תגובות אלה יכולות לכלול פעילות חשאית של אויב כלשהו שמופנית אל הלקוחות של הארגון. הן יכולות לכלול עודף שגוי, אי-החזר כספים, תשלום בחוסר רצון או תשלום לא מדויק או אי-תשלום לגורמים שונים. תגובות אלה וכן כל פעולה שלילית של מחלקת החשבונות חייבות להיות מטופלות במהירות כדי לחזור שוב לתדמית טובה.
http://www.techsign.co.il
