איך לבחור ספקים לאירועים 

אתם עומדים לקראת אירוע גדול? יש לכם בלגן גדול בראש, איך וממה להתחיל?

כדי לעשות סדר בעניינים וכדי לעשות זאת בחוכמה, ריכזנו עבורכם עצות לבחירת הספקים לאירוע:

רישיון לעסק

כשאתם בוחרים ספקים לאירוע, חשוב לבדוק דבר ראשון שאותו ספק בעל רישיון עסק או עוסק מורשה בתחום. לא כדאי להסתפק באישור בעל פה אלא לא להתבייש ולבקש לראות את האישור עצמו. יתכן שהיה אישור וכיום אינו בתוקף, כך שלא כדאי לקחת סיכון ולא להיות מכוסים בחינה רשמית.

המלצות מחברים

לפני שתתחילו לחפש אחר ספקים באינטרנט או במדיה הכתובה, מומלץ ראשית לבדוק עם חברים, מכרים ובני משפחה לגבי ספקים שעמדו בקשר עימם באופן אישי או שקיבלו המלצות עליהם. אין כמו להגיע לספק שהומלץ לכם עליו, כך גם הסבירות שמידת המחויבות שלו אליכם תהיה משמעותית יותר מאחר והמוניטין שלו עומד על הפרק. כשאתם מקבלים המלצות על ספקים, וודאו את הדברים שחשובים לכם כמו עמידה בלוחות זמנים, עלויות, אמינות, מקצועיות, סגנון וכדומה. במידה ואתם מחליטים לבחור בספק שלא קיבלתם עליו המלצות קודמות, מומלץ לבקש להגיע להתרשם מביצועיו בזמן אמת באירוע דומה.

מי בעצם נותן השירות?

במידה ואתם שוכרים את שירותיו של ספק שתלוי בגורמים אחרים, מומלץ לבדוק את הפרטים לגביהם. למשל, במידה ומדובר בחברת קייטרינג, מומלץ לבדוק עם איזה הטבח או השף הם עובדים ולוודא שהוא לא צפוי להיות מוחלף באירוע שלכם. במידה וסגרת עם חברת צילום מקצועית, מומלץ לברר את הפרטים לגבי הצלם המיועד ומה הניסיון שלו, לרבות תיק עבודות על מנת שתוכלו להתרשם מכישוריו והתאמתו לאירוע שלכם.

השוואת עלויות

הפקת אירוע אינה זולה לכל הדעות, עם זאת, ישנם מקרים שלא כדאי לחסוך כי זול יכול לפעמים לעלות ביוקר בסופו של דבר. מומלץ לערוך השוואת מחירים לגבי התחום בו שייך הספק ולראות האם הוא אכן יקרן או מציע מחיר נוח. במידה וקיים פער משמעותי בין המחיר של הספק לעומת המחיר הממוצע בתחום, כדאי לעלות את הנושא ולבדוק זאת מולו, אולי השירות שלו אינו כולל דברים טריוויאליים שלכם חשוב שיהיו. בכל מקרה, עדיף לדעת דברים לפני החתימה מולו בפועל, שכן, חבל לשלם את המחיר ביום האירוע.

פגישה פרונטאלית

לא מומלץ לנסות להתמקח בטלפון לגבי עלויות עם הספק או לסגור פרטים בלי להיפגש פנים אל פנים. חשוב לפגוש את הספק ולרכז לפגישה שאלות חשובות, כולל הפרטים הקטנים ביותר על מנת שתוכלו לקבל את מלוא המידע באופן מסודר. פגישה הינה מחייבת יותר, מפגינה רצינות מצידכם ומצידו ותאפשר לכם להתרשם גם מעבודותיו של הספק ולחתום על חוזה הכולל את כל הפרטים שסגרתם עליהם. אל תשאירו דברים שנאמרים בעל פה. כדאי לתעד הכל למען הסר ספק, גם אם הספק מבקש לסמוך עליו שיהיה בסדר.

כשאתם מתכננים אירוע חתונה, ברית, בריתה, בר מצווה, בת מצווה או חגיגה אחרת, השלב הבא לאחר בחירת המקום מתוך היצע המקומות הרחב הכולל גני אירועים פורחים וירוקים או דווקא אולם אירועים מעודן ואלגנטי, הוא שלב בחירת הספקים, נותני השירות. סביר להניח שתמצאו עצמכם מנהלים קשר מול מגוון ספקים, שלכל אחד מהם התמחות משלו: צלם אירועים, חברת קייטרינג, שירותי בר, עיצוב המקום, מתנות לאורחים, תקליטן ועוד, שיחד ירכיבו את התמונה השלמה ויתרמו להפקת אירוע בהתאם לטעמכם והעדפותיכם.

לסיכום,

כשמפיקים אירוע מכל סוג שהוא, יש צורך לשכור את שירותיהם של ספקים מקצועיים בתחומם. חשוב לבצע זאת כהלכה על מנת שתוכלו להגיע ליום האירוע רגועים ויימנעו חוסר נעימויות שנוצרות עקב חוסר תיאום ציפיות מוקדם.