עסוקים מדי מכדי להשתפר 

כדי להסביר את הדילמה הבאה, אפתח בסיפור מעשה המתאר את הדילמה.

חוטב עצים אחד, ותיק ומקצועי, הגיע לעבודה ביער, יחד עם שכנו וחברו מילדות. העבודה הוזמנה על- ידי קבלן גדול והתגמול המשולם ניתן לפי תפוקה. ככל שחטבת יותר עצים תזכה לשכר גבוה יותר. חוטב העצים שלנו, שזקוק היה לשכר מאוד, החל לעבוד במרץ רב ועבר מעץ לעץ, חטב בחוזקה, הוריד עצים וחילק אותם לחלקים קטנים ממש במידה הנחוצה ובאיכות הנדרשת. תפוקתו של החוטב הייתה גבוהה ביותר. הניסיון הרב אותו צבר עם השנים בא לידי ביטוי בעבודתו. חברו הטוב ושאר חוטבי העצים שהגיעו לעבודה ביער ממש קינאו ביכולתו. אולם, ככל שחטב יותר עצים, הלך גרזנו ונעשה קהה יותר ויותר. היה ברור לחוטב שעליו לעצור ממלאכתו ולהשקיע מעט זמן בחידוד גרזנו. אך, נראה היה לו לחוטב ש"חבל על כל רגע" של יצור תפוקה וכסף ועדיף להמשיך ולחטוב עוד ועוד עצים. אך, ככל שהיה הגרזן קהה יותר היה קשה יותר ויותר לחטוב בעץ וקצב העבודה הלך ופחת ודרש הרבה יותר השקעה וכוח מחוטב העצים שלנו. לעומתו, חברו הטוב, שהיה זקוק לשכר באותה המידה, לא פסח על מלאכת שיוף וחידוד הגרזן ועל- כן, למרות שחלו הפוגות בתהליך היצור שלו, כל התחלה חדשה הביאה עימה תופקה גבוהה ויכולת לחטוב בקלות יותר. בתום שבוע עבודה קיבל כל חוטב את שכרו. לתדהמתו של החוטב שלנו התברר כי למרות המרץ הרב שהשקיע, חברו זכה לתגמול רב יותר ותפוקתו הכוללת הייתה גבוהה יותר.הבין החוטב שטעותו הייתה בניסיון לרוץ מהר יותר גם על חשבון זמני עצירה הנחוצים לתהליך תקין ומשתפר. ומכאן, "עדיף לעצור מדי פעם ולחדד את הגרזן כדי לחטוב יותר עצים". 

כשאני מדבר עם מנהלים ועובדים על האפשרות לעצור ולקיים תהליך של חשיבה ותכנון לשם שיפור הביצועים, כמעט תמיד, גם אצל כאלה שמעוניינים מאוד בתהליך שיפור, נראה שלא ניתן לעצור, שבדיוק עכשיו זה שיא הלחץ ושנבדוק שוב בפעם אחרת כי ממש לא ניתן לעצור. תמיד נראה לנו שהעיסוק שלנו ברגע נתון מאוד חשוב ומאוד דחוף ולא ניתן לעצור עכשיו כדי לעסוק בתכנון ובחשיבה על אפשרויות לשיפור, למרות שאם נעצור ונבצע את השיפור נצליח לייצר יותר באותו זמן נתון. דוגמאות דומות לאלה ניתן למצוא לרוב, כמעט בכל תחום. הניסיון מלמד שמכעט תמיד שווה לעצור ולבצע תהליך חשיבה, תכנון ושיפור אשר יקפיצו את הביצועים שלאחר העצירה. צעד זה, של המתנה לחשיבה ו"איפוס", הינו צעד חשוב ונרכש בדרך של הטמעת גישת ניהול רזה. על- פי גישת הניהול הרזה- Lean management יש שלושה חלקים בבסיס ההטמעה לשיפור מתמיד, והם: muri - עומס יתר, mura - חוסר איזון, ו- muda - בזבזנים. בגישת הניהול הרזה מקובל לומר כי "עדיף להיות צב איטי ויציב מאשר ארנב מהיר וקופצני". ועל- כן, בדרך ההטמעה והיישום לשיפור מתמיד יש לבצע עצירות יזומות של תהליכי העבודה לשם חשיבה ויש להנהיג ולהטמיע את מנהג ה"עצירה לחשיבה ושיפור" בקרב כל המנהלים והעובדים. יש לשאוף לביצוע שיפורים מתוך יוזמה ולא מתוך שבר ותיקון בלבד. תהליכי השיפור צריכים להיות איטיים ויציבים ולא כאלה שמכתיבים קצבי עבודה גבוהים מדי ולחץ בסביבת העבודה ועל העובדים. הלחץ והמירוץ ישחקו מהר מאוד את הרצון לשפר בקרב העובדים וההטמעה תיפסק ואפילו תביא לתוצאות הפוכות.

תרגלו לעצמכם ולעובדים בסביבתכם את היכולת והמנהג לעצור ולחשוב על דרכי שיפור. עשו זאת באופן יזום, קיבעו פגישה קבועה לעצמכם ו/או עם הצוות שמטרתה פשוט לעצור ולחשוב, ועם הזמן המנהג ימשיך בדרך קבע, כל עובד וכל מנהל בתחומו ירשה לעצמו להניח למטלות השוטפות ולאפשר זמן נקי לחשיבה. השקיעו את הזמן לשם ביצוע חשיבה, תכנון ושיפור. הזמן הזה שווה ויחזיר את ההשקעה.