אימא שלי היא מאלה שמנקים ומסדרים לקראת הפסח כחודשיים לפני החג. בעצם, אם חושבים על זה, רבע מהשנה חוגגים אצלה את הפסח. לא פלא שיש לה סט כלים, סירים ואפילו מצעים ומגבות שהם לשימוש רק בחג האביב. כשנוסעים לבקר אצלה יש לזכור לא להביא איתנו חמץ וחייבים לעבור תהליך של ניקוי לפני שנכנסים, ולילדים אסור להיכנס לחדרים לשחק כי "שם כבר כשר". אני שואל את עצמי האם יש באמת סיבה טובה לעניין הניקיון והסדר עם בוא חג האביב. האם לא עצם הניקיון הוא העבדות? איפה היציאה מעבדות לחירות? כלומר, עם ההתחממות והפריחה באמת נראה הגיוני לאוורר את כל מה שאחסנו לפני החורף ולהחליף את הסדר על המדפים בארון, בגדי חורף כבדים למעלה ומאחור ולהוציא את הבגדים הקצרים והנוחים.
אבל מה באמת עומד מאחורי המנהג הזה, למה לנקות ולסדר ואיך זה קשור לשיפור היעילות בביצועים, גם בעסקים?
ההסברים שאני מוצא אומרים שביצוע ניקיון לפריטים "חיצוניים" כמו הבית, המחסן והעסק הם, בעצם, כדי לנקות את הפנים שלנו עצמנו. אחרי תקופה ארוכה בה היינו שרויים באי- סדר אפרורי (חורף) ופעלנו בסוג של אוטומט קבוע שלא חדרה אליו "קרן שמש" של יצירתיות וחדשנות, מגיע האביב ונותן לנו את ההזדמנות לפתוח את הראש והלב ולתת לרעיונות חדשים להסתדר ולחלחל פנימה עד כדי ביצוע. עצם ביצוע הניקיון גורם לנו לסדר מחשבות פנימיות, לסגור קצוות ולהפנים תובנות שמתרוצצות בראש. פעולה זו, מבטיחה אימי, היא זו שעוזרת לצאת מעבדות לחירות.
מבחינתי, הסבר זה מסתדר היטב עם השיטה שאני מכיר לביצוע סדר "חיצוני" אשר תומך בביצוע יעיל של תהליכי עבודה, ושהוא בהחלט תוצאה של ביצוע סדר "פנימי", שבו נותנים הזדמנות לרעיונות חדשים להיכנס ולפתוח את החלון ל"קרני השמש האביביים". השיטה אליה אני מתכוון נקראת S5, שהיא כלי אחד מתוך תורת הניהול שבאה מטויוטה ושמה – "הניהול הרזה" The Lean Management.
לפני שאפרט את הסבר השיטה, אתן דוגמה אמיתית לתהליך (די קריטי) ש"רק" בגלל חוסר סדר הביא לתוצאות טרגיות. בבתי- חולים, למחלקות מסוימות, ישנה עגלת החייאה שכאמור, תפקידה לאפשר תהליך יעיל של החייאה, במקרה הצורך. העגלה אמורה להכיל את כל הכלים והחומרים הנדרשים לכל מקרה, עם כל סוג של הסתבכות, אשר מאורגנים, מסומנים וממוינים בצורה קריאה וזמינה בקלות ובמהירות. הכלים והתרופות אמורים להיות ברי- תוקף ובדוקים על- ידי איש מקצוע, כך שייתנו את המענה הרצוי בעת הצורך. אולם, אני מכיר מקרה שבו הגיע רגע האמת ונדרש היה לבצע החייאה. מייד ניגשו אל עגלת ההחייאה, אבל אז פתאום התברר לצוות המסכן שבעגלה חסרים כלים, שלמישהו במחלקה הם כנראה היו חסרים פעם לפעילות השוטפת והוא לקח ושכח להחזיר. ושהתרופות היו פגי- תוקף, כי לא ביצעו ביקורת בזמן. ושהמגירות לא מסומנות ולא כתוב מה מכילה כל מגירה ולכן כדי למצוא מחט לקח הרבה יותר מדי זמן. ושבתוך המגירה התערבבו, עם הזמן, כל מיני כלים שלא לפי הדרישה, ולכן קשה היה למצוא את המזרק הספציפי שבדיוק עכשיו צריכים, ושישנם בעגלה פריטים טובים אבל שלא עוזרים להחייאה, וכו'. כששומעים על מקרה כזה מרגישים כעס כלפי הצוות שלא הכין את עצמו כראוי, בטח לקראת פעילות קריטית כזו. אך, האם לא מוכרת לכם התחושה של חוסר סדר וארגון אצלכם במשרד, במחסן, במדפים וכדומה שבה אתם מוצאים את עצמכם מבזבזים זמן, אנרגיה וכסף בניסיון לבצע תהליך פשוט, לכאורה? כאמור, לשם כך הומצאה שיטה אשר עוזרת בהבחנה ובתיקון המצב בסביבת עבודה תומכת תהליך.
שיטת ה- S5 , כשמה, בעלת 5 שלבים שבהם הופכים את סביבת העבודה לכזאת שתומכת בתהליך העבודה בצורה היעילה ביותר, ובכך משפרים ומייעלים את התהליך עצמו. המושג S5 עצמו, מייצג חמש מילים ביפנית המתארות ניקיון על פי תקן, כולן מתחילות באות S:
מיון Sort (Seiri): מתייחס להרגלי המיון של הכלים, החומרים, המסמכים וכו' בסביבת העבודה, ושמירה רק על הפריטים החיוניים. כל שאר הפריטים מאוחסנים או נזרקים. פעולות אלו מובילות לכך שיהיו פחות גורמי סיכון ופחות אי סדר שיכולים להפריע לתהליך העבודה התקין.
ארגון Straighten (Seiton): מתמקד בצורך לסביבת עבודה מאורגנת. כלי עבודה, ציוד וחומרים חייבים להיות מסודרים באופן שיטתי על מנת לאפשר את הגישה הקלה והיעילה ביותר. צריך להיות מקום לכל דבר וכל דבר צריך להיות במקומו.
ניקיון Shine (Seiso): מציין את הצורך לשמור על סביבת העבודה נקייה בנוסף על הסדר. ניקיון בחברות יפניות הוא פעילות יומיומית. בסיום כל משמרת, אזור העבודה מנוקה והכול מוחזר למקומו.
אחידות Standardize (Seiketsu): מאפשר שליטה והמשכיות. כולם מכירים את תחומי האחריות שלהם.
המשכיות Sustain (Shitsuke): מתייחס לשמירה על סטנדרטים ושמירה על הסביבה בטוחה ומסודרת ביעילות, יום אחר יום, שנה אחר שנה.
לכל עמדת עבודה ניתן לבצע ביקורת S5 ולדרג את רמת הסדר והארגון על- פי חמשת המרכיבים. פעולות השיפור בעמדת העבודה יבוצעו בהתאם לממצאי הביקורת.
זכרו, סדר "חיצוני" מביא גם לסדר "פנימי", ואני מוסיף – גם להיפך !!!
בברכת חג אביב כשר ושמח,
יאיר פינטו, מנהל המרכז ללימוד ניהול רזה- דיאלוג. מומחה לניהול התפעול ובהטמעת שיפור מתמיד. 052-4768883 . http://www.cyc-lean.co.il
