כל בעל ומנהל עסק גדול או בינוני יודע כי המעקב והרישום של כל זמני נוכחות העובדים, תוך התחשבות בחופשים, היעדרויות, שעות נוספות ושאר הפרמטרים הרלבנטיים, עשוי להפוך מהר מאוד להיות משימה קשה ומורכבת, אשר צורכת זמן רב ממנהלי העסק.
שימוש באמצעים טכנולוגיים מתקדמים לניהול יעיל ונכון של העסק הוא מסודות ההצלחה של עסקים המנוהלים היטב ובקפדנות. בדומה לתוכנה לניהול משרד, תוכנת הנהלת חשבונות טובה או מערך מחשובי מתקדם, גם לשעון הנוכחות תפקיד מרכזי בסיוע למנהלי העסק.
מהו תפקידו של שעון הנוכחות? שעון נוכחות מבצע רישומים מדויקים ומתועדים של זמני ההגעה והעזיבה של כל עובד ועובד, ימים בהם לא היה אותו עובד, זמני הפסקות, שעות נוספות ועוד. כאשר בית העסק מעסיק רק כמה עובדים בודדים, רישומים אלו אינם מורכבים כל כך, אך עבור חברה המעסיקה עשרות, מאות ואלפי עובדים, מערכת הרישום הזו חייבת להתבצע באופן היעיל והמסודר ביותר שרק ניתן.
כיום קיימים כמה סוגים עיקריים של שעוני נוכחות. להלן כמה מהסוגים העיקריים, היתרונות והחסרונות הטמונים בכל אחד ואחד מהם:
* שעון נוכחות ממוחשב - אחד מסוגי שעוני הנוכחות היעילים והמומלצים ביותר. מדובר פשוט בתוכנת מחשב, אליה נכנסים ומזינים את זמני הכניסה/יציאה. תוכנה זו מבצעת רישום ומעקב מדויק של פרטי הנוכחות. תוכנת רישום הנוכחות מבצעת את העיבוד כולו מיידית, תוך התחשבות בנהלי העבודה בארגון, ובהסכמי העבודה השונים של כל עובד ועובד. כך, מרכזת התוכנה את מלוא הנתונים ומעבדת אותם מיידית, מה שמקל מאוד על העבודה ומקצר משמעותית את זמני עיבוד הנתונים והפקת הדוחות השונים.
* שעון נוכחות מגנטי - מדובר במקרה בו לכל עובד כרטיס מגנטי אישי אותו הוא מעביר בתחילת וסיום המשמרת. החסרונות העיקריים של שעון נוכחות מגנטי הם כי אין למנהלים דרך אפקטיבית לוודא כי כל עובד אכן העביר את הכרטיס שלו בלבד (ולא העביר כרטיס של עובד אחר בנוסף). בנוסף, במקרה ושוכח העובד את הכרטיס בבית, יש צורך ברישום ידני מסורבל, מה שבעצם ניסינו להימנע ממנו מלכתחילה.
* שעון קרבה (RFID) - מדובר בשעון דומה לשעון המגנטי, רק כזה בו מקרבים את הכרטיס לסנסור, ולא ממש מעבירים בו את הפס המגנטי. היתרון כאן הוא כי הראש של הסנסור והפס המגנטי של הכרטיס אינם נשחקים לאורך זמן. גם כאן קיימים החסרונות של השעון המגנטי - אפשרות לרמאויות, עובדים אשר שוכחים את כרטיסם וכד'. פתרון אפשרי הוא שעון קרבה אשר מכיל גם מצלמה אשר מתעדת את העובד בעת העברת הכרטיס.
* שעון נוכחות ביומטרי - שעון נוכחות המזהה את העובד על פי טביעת האצבע שלו, אשר ייחודית לו כמובן. היתרונות כאן ברורים - לא קיימת בפני העובדים האפשרות לזייף ולרמות את המערכת (להעביר כרטיס עבור עובד שכבר מזמן הלך הביתה, למשל..), לא קיים מצב בו העובד שוכח את כרטיס הנוכחות שלו בבית וכד'. כמובן שניתן לרמות ולהערים גם על שעונים ביומטריים. לכן חשוב לרכוש שעון ביומטרי מתקדם בעל הגנות בסיסיות לפחות. בנוסף, יש לוודא כי ניתן לבצע סטריליזציה של מערכת החישה של השעון, על מנת לשמור על היגיינה בסיסית ולמנוע העברת מחלות.
לסיכום, כבעלי עסקים, מומלץ לכם להשקיע בשעון נוכחות איכותי ומתקדם, שיפשט את מלאכת הרישום המורכבת, ויקל מאוד על מנהלי העסק. ניתן לאפיין את שעון הנוכחות הממוחשב כיעיל והמומלץ ביותר לבתי עסק שונים מפאת היתרונות הרבים אשר פורטו לעיל.
