הפקת אירועים הוא תחום שהתפתח מאוד בשנים האחרונות. שימוש בשירותיה של חברה להפקת אירועים נחשב במשך שנים רבות ככזה שמיועד לעשירים ולמפורסמים בלבד, אבל זה כבר לא כך. חברות, משפחות, זוגות ויחידים בוחרים גם הם להשתמש בשירותי בעלי המקצוע, על מנת לחסוך את כאב הראש שכרוך פעמים רבות בהפקת אירוע.
אם יצא לכם לתכנן ולארגן אירוע כלשהו, מארוחות משפחתיות רבות משתתפים ועד הפקת חתונות או חגיגות בר מצווה, אתם ודאי כבר יודעים שזה תהליך שמורכב מהרבה פרטים קטנים וכמעט אינסופיים.
בדיוק מסיבה זו, כדאי שתדעו שיש לכם אפשרות להיעזר בחברות הפקה, שיש להן ידע וניסיון נרחב. הן יוכלו לאתר עבורכם את אנשי המקצוע הטובים ביותר, לחסוך לכם בעלויות, לצפות מראש תקלות קטנות וגדולות ועוד.
איך תמצא מפיקי אירועים מקצועיים?
חיפוש מהיר באינטרנט בכלל ובמיוחד באתרים שמאגדים אנשי מקצוע, יניב מספר רב של תוצאות. משום כך, חשוב שתדעו במה עליכם להתמקד. למשל, חברה גדולה להפקת אירועים שעובדת בשיתוף עם חברות גדולות במשק ודאי לא תתאים לארגן את חגיגת בר המצווה של ילדכם.
שימו לב שיש גם חברות לא מעטות שבוחרות להתמקד באירועים ספציפיים, כמו אירועים לילדים, שמחות משפחתיות, אירועים לחברות ועוד. חפשו את אלו שיתאימו בדיוק לאירוע שאתם מארגנים.
לא מעט מפיקים ומארגנים יאפשרו לכם גם להתבונן בתמונות מאירועי עבר שהם ארגנו, באתרי האינטרנט שלהם או בפגישה פנים מול פנים. עיון בתמונות אלו יעזור לכם להבין ביתר קלות האם הם מתאימים להפיק את האירוע שלכם מבחינת תקציב וסגנון.
תכנון אירועים - שלב אחר שלב
אם בחרתם להיעזר בשירותי חברה להפקת אירועים, ישנם כמה עניינים עקרוניים עליהם תצטרכו להחליט יחד:
• הדבר הראשון שעליכם לעשות הוא לקבוע מה הוא התקציב שלכם. בדקו מה השכר שהחברה דורשת ושקללו אותו בתקציב שלכם. חשוב שתדעו שישנם מפיקים ומארגנים שגובים את שכרם לפי אחוז מסוים מעלותו הכוללת של האירוע.
• קרוב לוודאי שאתם יודעים פחות או יותר מה העונה המתאימה לאירוע שלכם או שיש לכם תאריך מסוים בראש. דאגו שהמועד שאתם קובעים משאיר לכם ולמארגן מספיק זמן להתכונן אליו מראש. גם השעה ביום חשובה, שכן אירועים שנערכים בשעות הערב והלילה, שונים באופיים באופן מהותי מאירועי בוקר וצהריים. לכן, כדאי שתתאימו את זמן ההתרחשות לאופי האירוע ולקהל המוזמן אליו.
• בנוסף לקביעת התאריך והשעה, תצטרכו גם להחליט על מיקום האירוע. ישנם אנשים שכבר יודעים מראש איפה הם רוצים לערוך את האירוע שלהם וישנם אלו שמציאת המקום המושלם תיקח להם קצת יותר זמן. קחו בחשבון כמה אלמנטים מרכזיים כמו כמה אנשים המקום יכול להכיל, העלות לעומת התקציב, העיצוב שלו, המיקום ונוחות הגישה אליו.
• לאחר קביעת התקציב, הזמן והמקום, תצטרכו גם לשבת ולערוך רשימה של ציוד ועזרים אותם תצטרכו לאירוע שלכם. הרשימה יכולה לכלול שולחנות וכיסאות, ציוד הגברה, תאורה, פרחים, ועוד. ייתכן שגם תרצו לשכור אטרקציות לאירועים, שיכולות בהחלט להוסיף להנאה ולייחודיות.
• בנוסף לרשימה הבסיסית הזו, סביר להניח שיהיו עוד הרבה פרטים לוגיסטיים שתצטרכו להתעסק בהם: סידורי חניה, ניהול רשימת האורחים, סדר ישיבה, השגת אישורים מיוחדים ועוד. אלו פרטים קטנים לכאורה, אך הם אלו שהופכים אירועים מסוימים למוצלחים יותר ואחרים למוצלחים פחות.
אורן שץ הוא מנהל אס.אי.או ישראל, המספקת שירותי קידום אתרים מקצועי במנועי חיפוש ושירותי שיווק באינטרנט.
