ניהול שיחות מורכבות- כיצד להתכונן לקראת שיחות משמעותיות 

ניהול שיחות מורכבות- כיצד להתכונן לקראת שיחה משמעותית?

פעמים רבות במהלך חיינו אנחנו נדרשים לנהל שיחות מורכבות- עם הבוס, עם בן הזוג, עם מנהל הבנק... ניהול שיחה קשה הוא סיטואציה לא קלה שעשויה לעורר חרדה. מטרתו של מאמר זה היא לאפשר לכל אדם, בטרם הוא מקיים שיחה מורכבת שכזו, להתכונן לקראתה באופן המיטבי, וכך להפחית מין המתח לקראתה מחד, ולהגדיל את סיכוייה של השיחה להיות מוצלחת מאידך.

ההכנה לשיחה מורכבת מתחילה בהבנה הבסיסית שהכל מתחיל ונגמר ביחסים- על מנת שנוכל לנהל שיחה מורכבת ועם זאת טובה ואפקטיבית, עלינו לשים את היחסים שלנו עם הצד השני לפני התוצאות שאנחנו מעוניינים להשיג בשיחה.

מרגע ששאלנו את עצמנו האם אנו מוכנים לשים את היחסים עם הצד השני לפני התוצאה וענינו על כך תשובה חיובית- ניתן להמשיך.

ההכנה לשיחה מורכבת ממספר שאלות שעלינו להשיב עליהן:

1. מה מטרת השיחה?

זו אמנם נראית שאלה טריוויאלית, אך רצוי שנחשוב טרם נקיים את השיחה, באופן כמה שיותר חד וממוקד, מה בדיוק היינו רוצים שיקרה בעקבותיה.

2. מהן הטרדות שלי בנוגע לשיחה?

מה אני חושש שיקרה בתסריט הרע ביותר האפשרי? מענה לשאלה הזו יאפשר לפחד "לקבל פרופורציה" ומדבר-מה ערטילאי ומאיים להפוך להיות משהו שניתן להתמודד איתו.

3. כיצד אוכל להוציא את הצד השני נתרם בשיחה?

נקודת המוצא שיחסים קודמים לתוצאות, תאפשר לנו לראות את חוזקותיו של הצד השני, את הדברים שקיימים בו ואנו מעריכים אותו עליהם. אין הכוונה באמירת אמירות 'מתלקקות', אלא שיקוף לצד השני של הדברים שאנו רואים בו. הוקרות אותנטיות יצרו באופן מיידי רצון גדול יותר של הצד השני להיעתר לבקשותיכם (שימו לב! מדובר רק בהוקרות אותנטיות! במידה ותגידו הוקרה "רק כדי לומר" הדבר יורגש ויהיה בעוכריכם).

4. כיצד אני רוצה שהצד השני יצא מהשיחה?

מה אני רוצה שהצד השני יגיד לעצמו בתום השיחה?

5. מי אני הולכת להיות בשיחה?

זוהי שאלה מרכזית ומשמעותה היא באיזה אדם יפגוש הצד השני? האם הוא יפגוש באדם נעים? אולי ממוקד? מתעניין? לחוץ?  עלינו לבחור בשלוש ההוויות העיקריות שאיתן אנחנו רוצים לבוא לשיחה.

6. כיצד יראו ההוויות שבחרתי במציאות?

מה זה אומר שהצד השני יפגוש אדם נעים? כיצד הנועם שלי יבוא לידי ביטוי? האם אני אחייך, האם אני אתעניין באופן אותנטי בשלומו, האם אני אדבר באופן רגוע ושלו? עבור כל אדם יתאימו הוויות אחרות וביטויי ההוויות הללו יהיו שונים מאיש לרעהו.

7.מה עשוי להסיט אותי מלהישאר בהוויות בהן בחרתי וכיצד אתמודד עם הדבר במידה וחשש זה יתממש?

איזה תסריט עלול להתרחש שבשלו אני לא אוכל להמשיך ולהיות בהוויות שבהן בחרתי?

דוגמא: שיחה עם מנהל החברה על רצוני לעבור מיחידה x ליחידה y.

• שלב מקדים: אני יוצאת מנקודת ההנחה כי היחסים שלי עם המנהל  חשובים יותר מהתוצאה שאני רוצה להשיג.

1. מטרת השיחה: להעלות בפני המנהל את רצוני לעבור יחידה ולקבל אישורו לכך.
2. הטרדות שלי הן שהמנהל שלי ידחה את בקשתי על הסף.
3. אני מוקירה את המנהל על כך שהוא אדם שאכפת לו מהעובדים שלו. יצירת אווירה טובה של הערכה סביב מי שהוא.
4. אני רוצה שיצא מהשיחה עם תחושה שהוא מנהל טוב שאכפת לו מהאנשים שלו, שמוכן לעשות מאמץ כדי להיעתר לבקשתי.
5. את מי יפגוש המנהל? אישה נעימה. בהירה. רכה.
6. איך יראו ההוויות הללו במציאות: נעימה+רכה- מחייכת, חביבה, מנהלת סמול טוק, מהנהנת, דיבור שלו ורגוע. בהירה- חייבת את המעבר הזה, מאד חשוב לי.
7. מה עשוי להסיט אותי מההוויות שנבחרו: שהמנהל ישר יסרב, וידחה את בקשתי על הסף. במידה וזה יקרה אגיד שאשמח אם יוכל לחשוב על זה שוב וברשותו אבדוק איתו עוד שבוע אם בכל זאת יש אפשרות או רעיון יצירתי אחר כלשהו.

טיפים נוספים לקיום שיחה אפקטיבית:

- התמקדו בעצמכם ובסיבות מדוע התוצאה שאותה אתם רוצים להשיג חשובה לכם.

- הימנעו מדרישות ותלונות והציגו את דבריכם באופן של בקשת בקשות, המאפשר מוצא של    כבוד לכם ולצד השני.

- כתבו לעצמכם תסריט מקוצר של השיחה או ערכו סימולציה עם אדם קרוב.

- בחרו את הזמן והמקום המתאימים לניהול השיחה.

- זכרו שגם אם התוצאה לא הושגה אך שמרתם על יחסים עם הצד השני הדבר ישרת אתכם בעתיד.

בהצלחה!

נעה פרס- מאמנת אישית ועסקית

0523-280086

noaperes@yahoo.com