להיות ספאם או לא להיות ספאם - הזמנת משיבים לסקר באמצעות דוא''ל 

השיטה העיקרית כיום לגיוס משתתפים לסקרים הנה באמצעות הדואר האלקטרוני. אולם, במציאות היומיומית של רובנו, תיבת הדואר האלקטרוני מתמלאת בעשרות פניות, וצוברת למרבה הצער, לא רק פניות עסקיות ואישיות, אלא גם הרבה דואר זבל. עם הזמן הפכנו להיות בררנים בתגובה שלנו לדואר אלקטרוני, ובפרט כשמדובר בהזמנות. איך יוצרים, אם כך, הזמנה אפקטיבית לסקר? אפשר לעשות לפחות שלושה דברים, כדי לא ליפול למלכודת הספאם:

מידע מעורר אמון

מידע מעורר אמון הוא המפתח להיענות להשתתף בסקר. כבר במבט ראשון באי-מייל, חשוב לספק לנמען מידע שמעיד על מהימנות ההזמנה. היות שהשדה "מאת" באי-מייל הוא בדרך כלל הדבר הראשון שהנמען רואה, כדאי לספק בו שם לגיטימי ומוכר, דהיינו, שמו של הארגון שבאמצעותו או עבורו הסקר נערך.

גם השדה "נושא" באי-מייל חיוני, היות שגם הוא נחשף בשלב הראשון. הנושא אמור להיות אינפורמטיבי, ולשקף באופן ברור כי מדובר בהזמנה להשתתפות בסקר מקוון. ציון שמו של הארגון שעבורו או שבאמצעותו נערך הסקר, יכול לסייע כאן.

הפניה בגוף הדואר האלקטרוני אמורה להכיל מידע ברור ומקיף על מטרות הסקר. המידע באי-מייל מועבר באמצעות הטקסט, אך גם הגרפיקה יכולה לסייע, למשל בשימוש בשפה הגראפית של המותג.

תשובות לכל השאלות

תוך כדי חשיפה לתוכן ההזמנה לסקר, עולות בראשו של הנמען שאלות והתנגדויות שונות: כמה זמן ייקח לי לענות על הסקר? מה יצא לי מזה, או מה אני אקבל בתמורה להשתתפות בסקר? תוך כמה שעות או ימים אני אמור להגיב להזמנה? מה הולכים לעשות עם התשובות שלי? האם הסקר באמת אנונימי? רצוי שההזמנה לסקר תכלול מראש תשובות לשאלות הללו, ולשאלות רבות ככל שניתן, החל מפרטים לוגיסטיים, ועד למדיניות שמירת הפרטיות.

בנוסף לכך, כדאי לכלול את שמו של החוקר האחראי לסקר, כולל פרטי התקשרות, ולפחות כתובת אי-מייל שכוללת את שם החברה. מעבר לאמון שהדבר מעורר, זו דרך לגיטימית נוספת שבה הנמען יכול לקבל תשובות.

פניה אישית

פניה אישית באי-מייל, בשמו של הנמען, תורמת למחויבותו, ועשויה להגדיל את הסיכוי שהוא יענה בחיוב להזמנה. לצד ההסבר על מטרות הסקר, כדאי לציין בפני הנמען מדוע לחברה חשוב שדווקא הוא זה שיענה וישתתף בסקר.

ולסיום, כדאי לסיים את הפניה באי-מייל בנימה חיובית, ולהודות לנמען, בין אם הוא בוחר להשתתף בסקר, ובין אם הוא לא נענה להזמנה. הרי גם אם החליט לא לענות הפעם, הוא עשוי להשתכנע ולבחור לענות לסקרים בעתיד.