למרות פתיחת שוק התקשורת לתחרות וכניסתם לשוק של מפעילי תקשורת חדשים, שמציעים חבילות תקשורת מוזלות, הוצאות התקשורת של מרבית הארגונים העסקיים לא רק שלא פחתו, אלא אף חלה עלייה קלה בהוצאות התקשורת במהלך השנה האחרונה.
חלק מהסיבות לעלייה בהוצאות התקשורת נובע מגורמים אובייקטיביים של גידול בצריכה, עלייה בשימוש בתקשורת וגידול ברוחב הפס לתקשורת נתונים ואינטרנט.
יחד עם זאת, קיימות סיבות רבות נוספות לגידול בהוצאות התקשורת הנובעות ממערך ניהול והבקרה על משאבי התקשורת בארגון.
במאמר זה אפרט את 5 הטעויות הנפוצות ביותר ובמאמר הבא אפרט את היתר.
1) ניהול הסכם סלולרי/ חוזה תקשורת:
למנהלים רבים אין מושג היכן מצויים חוזי התקשורת, ואם הם אכן יודעים את מיקומם, הם לא הפנו אליהם מבט לאחרונה. לעיתים קרובות מונחים המסמכים במחלקת הרכש, כאשר במחלקת IT / התקשורת או הלוגיסטיקה לא רואים אותם כלל. בחברות רבות חושבים, שלאחר חתימת החוזה אין יותר מה לעשות עד מועד חידושו. אולם, חוזי התקשורת הם מסמכים מורכבים, שמכילים הרבה מלכודות והפתעות פוטנציאליות יקרות, ואם סעיפי החוזה אינם מיושמים, עוברים השגחה ומעקב, ומנוהלים בצורה הולמת, הארגון משלם כספים ללא צורך.
2) בקשה להצעות מחיר סלולר/ RFP ומו"מ חוזי:
ספקי השירותים ומפעילי התקשורת סומכים על היעדר מודעות אצל המנהל האחראי בארגון לגבי מצבו ביחס לאפשרות בשוק, ויתר על כן, הם לא מתאמצים להתאים את הצעותיהם לצרכיו.
צריך לוודא שהחוזה יבטיח גמישות גבוהה מצד אחד ורמות מחויבות נמוכות כמה שניתן מצד שני. מו"מ לגבי הסכמי תקשורת הוא פעולה חשובה, אם הוא נעשה כיאות בסיוע מומחים בתחום. הוא יכול להשפיע באופן ישיר על הוצאות התקשורת של הארגון. שומה על המנהל האחראי בארגון להתחיל את התהליך עם אסטרטגיה בנויה היטב ועם מידע רב.
למשל, יש חוזים המכילים "אותיות קטנות" הקושרים את הארגון לשירותי הספק לתקופות ארוכות, עם קנסות ודמי יציאה גבוהים מההסכם, שמונעים מהארגון ליהנות מהשינויים הדינאמיים בתוכניות התמחור הקיימות בשוק באותה עת.
3) ביצוע של החוזה:
לאחר חתימת ההסכמים יש צורך בפיקוח הדוק על תהליך יישום החוזה. כישלון בניהול ההוצאה לפועל של החוזה יכול להתבטא בעיכוב החיסכון, שנובע מהתעריפים הנמוכים החדשים, ובנושאי גבייה בטווח ארוך.
אנשים רבים סבורים, שהחוזה מתחיל כאשר הוא נחתם. אבל, לא תמיד זה קורה. כך, שהמרכיב הראשון של הפעלת החוזה הוא הכנת תכנית מפורטת, כדי לוודא תיאום חלק ומתוזמן עם הספק לגבי סעיפי החוזה. ניהול נכון של תהליך המעבר יכול לסייע בהשגת התועלת הטמונה בתעריפים החדשים, מהר ככל שניתן. אם השירותים מועברים לספק חדש, אפשר למנוע או לצמצם את תקופת הגבייה הכפולה ולהגיע להוצאות מעבר מינימאליות.
ניהול השתלת החוזה חשוב במניעת מלכודות בתחום הגבייה, כמו המשך חיובים עבור מעגלים מנותקים, שירותים שלא נעשה בהם שימוש, רשתות ישנות, שאינן בשימוש לאור המעבר לספק החדש, או עבור שירותים חדשים, שהארגון עדין איננו מוכן דיו להשתמש בהם, ואשר הספק החדש מתחיל לחייב את הארגון עבורם.
4) אדמיניסטרציה של החוזה:
אדמיניסטרציה מתמשכת של החוזה היא אבן פינה של ניהול הוצאות התקשורת. היא יסוד מכריע בהפקת התועלת המרבית מהחוזה והדרך היעילה ביותר למניעת טעויות יקרות וחיובי-יתר. פעילות זו מרכיבה את המשימות האדמיניסטרטיביות המתמשכות, לעיתים יומיומיות, שמבטיחות, שתנאי החוזה מתקיימים ומפוקחים, מזמן ההשתלה עד מועד תום החוזה, או עד ההזדמנות הבאה בה מתרחש מו"מ חוזר.
אחד מבין אבני היסוד החשובים ביותר של האדמיניסטרציה של החוזה הוא החזקת עותקים שלו במקום בו ניתן להגיע אליו בקלות, כדי לבדוק אם רמות המחויבות בחוזה מתקיימות, אם הספק עומד בתנאים, וכיצד החוזה מתבצע בהתייחס לשינויים בשוק התקשורת (כדוגמת ירידת תעריפי הקישוריות וכד'). הצעד הראשון הוא סקירת החוזה וציון סעיפים חשובים. יש לוודא, שקיימות מערכות תזכורת ומעקב, כדי להבטיח, שהסעיפים החשובים הללו בחוזה כמו אשראי, הנחות, התחייבויות תשלום, רמות התחייבות לשימוש ותשלום, ותאריכי מו"מ חוזר אכן מתקיימים.
אחת הטעויות האדמיניסטרטיביות הנפוצות היא הסתמכות על נתוני הספק, כדי להעריך את עמידתו בתנאי החוזה. מהניסיון, ספקים אינם נוטים להעביר ללקוחותיהם נתונים המצביעים על כך, שהם לא עמדו בתנאי החוזה. יש חובה לנהל מעקב נפרד ועצמאי על ביצועי הספק או הספקים.
מרכיב מכריע נוסף בתחום האדמיניסטרציה הוא הערכה מתמשכת של מגמות התעשייה והתחרותיות בשוק התקשורת כולל מבצעים, שתסייע לבסס התאמות תעריפים באמצע תקופת זמן החוזה או עבור המו"מ החוזי הבא.
5) אופטימיזציה של החוזה הסלולרי:
אחת הדרכים הטובות ביותר להגיע לחיסכון מרבי במסגרת חוזה קיים היא באמצעות ביצוע אופטימיזציה של התעריפים והשירותים, בנוסף לתשתית או לרשת. תמיד צריך לעמוד על המשמר כדי לגלות הזדמנויות לשיפור המצב הנוכחי במסגרת מו"מ לשיפורים של החוזה הבסיסי באמצע תקופת החוזה. תהליך אופטימיזציה יכול לחסוך כסף רב.
דוגמה: קיימים 4 יסודות של אופטימיזציה סלולרית / סלולר מחו"ל שיכולים לסייע לחברות לחסוך בהוצאות התקשורת:
• אופטימיזציה של חוזים.
• אופטימיזציה של תוכניות תעריפים.
• אופטימיזציה של מדיניות שימוש.
• מערכת לזיהוי ובדיקה של הזדמנויות אופטימיזציה.
בחיפוש אחר הזדמנויות אופטימיזציה יש להיזהר מיצירת מצב בו החסכונות המתקבלים מקוזזים ע"י קנסות, שנובעים מכישלון לעמוד בדרישות השימוש. סקירת החוזה באמצע התקופה יכולה למנוע מצב זה. סקירת חוזה שנתית ומו"מ נוסף באמצע תקופת החוזה יכולים להיות אמצעי יעיל לאופטימיזציה. יש להימנע מעליות ברמות מחויבות ומהרחבת תקופת החוזה בתמורה להנחות שוליות בתעריפים.
Telecom Experts - הוקמה ע"י מהנדסים מומחים בתחומי התקשורת והמחשוב במטרה לעזור לעסקים בצמצום והתייעלות הוצאות התקשורת.כאן תמצאו פתרונות יעילים ופשוטים לשירותים רבים שיחסכו בהוצאות התקשורת והמחשוב של העסק שלכם. שירות חיסכון לקוחות פלאפון. שירות חיסכון לקוחות סלקום. שירות חיסכון לקוחות אורנג'.
