הצעדים בבחירת תוכנה להנהלת חשבונות
בין אם אתה מחפש לשדרג את המערכת הנוכחית שלך או להתקין תוכנה להנהלת חשבונות בפעם הראשונה , באיזה צעדים אתה צריך לנקוט כדי להבטיח מעבר מוצלח בין מה שאתה עושה עכשיו ילבין מעבר למשהו יותר פרודוקטיבי, עליך לקבוע מה התוצאות שאתה רוצה לראות (נקרא לזה שלב "הערכת הצרכים" ), חקור אפשרויות לתוכנה זמינה, ולאחר מכן בחר את אחד הכי טוב זה במסגרת התקציב שלך.
ביצוע הערכת הצרכים:
המטרה האולטימטיבית של תוכנה להנהלת חשבונות היא לדווח על המידע בכל הדרכים שאתה צריך לראות את זה. רוב הארגונים מסתפקים ברמה כלשהי של תפוקה ; רואה החשבון או מנהל החשבונות מבלה בסוף כל חודש ושנה וסורק בחשבונות הכלליים כדי לקבל פרטים ולייצא נתונים ל-Excel כדי ליצור דוחות, אם התוכנה לא תהיה בפורמט הראוי.
בשלב זה של בחירת תוכנה להנהלת חשבונות, אתה מקבל את החלום. לעזוב את המגבלות של התוכנה הנוכחית שלך מאחור ולצפות שהדיווחים יעשו את החיים קלים יותר עם כמה קליקים של עכבר.
הסתכל על הדיווחים שעליך לייצר וחשוב על עיצוב גירסה חדשה ומשופרת עבור כל אחד מהם.
הנה כמה שאלות שיעזרו לך:
חשוב כיצד היבטים רבים של הארגון שלך שאתה רוצה להשתמש בתוכנה להנהלת חשבונות ייושמו בתוכנה כדי למיין נתוני חשבונאות שלך? היישומים הנפוצים, בנוסף ל"חשבונות", הם "פעילות" (אתה יכול לקרוא לזה "פונקציה" או "התוכנית"), לקבוע רמה של מגבלה, ולחשוב אולי הארגון שלך עשוי להזדקק לאחרים, כגון מיקום או המחלקה.
האם על המערכת להגדיר ולהפיק דוחות תקציב בפורמט מפורט עבור המנהלים?
האם המבקר שלך יצטרך לעיין ביומן של השנה שעברה? אם כך, האם באפשרותך לבצע תיקונים במערכת הקיימת או אולי לעבור למערכת טובה יותר?
במהלך השלב הראשון, זה טוב לשקול שידרוג המערכות הקיימות בארגון שלך, כי ייתכן שתרצה לשלב עם הנהלת החשבונות גם גיוס כספים ניהול לקוחות ועוד פרמטרים שונים.
שאלות אחרות שאינן קשורות לשאלות הדיווח אבל צריך שתתן עליהן את דעתך לפני שתעבור לשלב הבא הם:
כמה אנשים ישתמשו בתוכנה להנהלת חשבונות? כמה מהם יצטרכו להשתמש בו זמנית?
מהי האבטחה הפנימית או איזה קשיי שליטה אתה רוצה לפתור?
מהן מגבלות הקיבולת של החומרה הנוכחית שלך, והאם אתה יכול להרשות לעצמך לשדרג?
האם אתה צריך לעקוב אחר התשלומים המגיעים מלקוחות או חברים?
האם כדאי להכניס את חישוב המשכורות לתוך התוכנה?
קובי חבר - רואה חשבון ומנהל עסקים
