יש חפצים שנדמה שהם היו חלק מהמציאות שלנו מאז ומתמיד, שהם לחלוטין מובנים מאליהם. כאלו הן מכונות צילום. כמעט קל להתפתות לחשוב כי מכונות צילום היו שם תמיד, נולדו ברגע שבו נולד הנייר הממלא את המשרד בערימותיו ובטפסיו. פשוט אי אפשר לחשוב על משרד בלי מכונות צילום או מדפסות. מכונות צילום ומשרד אלו דברים שנדמה שהלכו זה עם זה משחר הימים, גם אם כיום מכונות צילום כבר פחות נפוצות בכמויות אדירות כל כך כבעבר, הודות לכניסתן של מדפסות – היום באמת אין אף משרד שאין בו מדפסות, או לפחות מדפסת אחת, גם אם לא מכונות צילום.
ולמה זה כך? כי אמרת משרד אמרת ניירת. אמרת בירוקרטיה. ומפלצת הבירוקרטיה תמיד זקוקה לעוד ועוד מזון בדמות נייר טרי. בעבר, לפני שהיו מחשבים זמינים וחזקים מספיק לכל משרד ומשרד, מדפסות היו למעשה מכונות כתיבה. על מדפסות אלו הקלדת את הטקסט היישר על הנייר בזמן אמת, ממש ראית את הנייר מודפס עם כל לחיצה על המקשים. לא היתה דרך עבור מדפסות אלו לשחזר מהתחלה את החומר המודפס לעותק נוסף – כל אשר יכולת לעשות בעניין היה להקליד את הטקסט שוב מתחילתו ועד סופו על מכונת הכתיבה עבור כל עותק.
ואז, בשנות השלושים, עורך דין שמאס בהקלדות החוזרות ונשנות החל לחפש דרך לשכפול עותקים נוספים. תוצאת חיפושיו היתה גרסה ראשונית של מכונות צילום. ההמצאה היתה גאונית, מהפכת דרך של ממש בכל הקשור להתנהלות משרדית, לבירוקרטיה, לדפוס. מכונות צילום היו למעשה מין סוג של חלופה זולה למכונות דפוס במיוחד עם ייצור טונרים במקום דיו – כבר לא נזקקת לגשת לבית דפוס יקר לבניית גלופות ולהדפסת עותקים רבים מעלון כלשהו, למשל (דבר שהיה לא כדאי כלכלית עבור רבים), אלא בתי עסק יכלו בעזרת מכונות דפוס לעשות שכפולים כאוות רצונם.
עם זאת, באופן מפתיע לקח לא מעט זמן לעולם העסקים להפנים את חשיבותן של מכונות צילום, ולקח עשרות שנים עד הזמן שבו מכונות צילום הפכו להיות חלק מובן מאליו מהנוף המשרדי – מי היה מאמין שהסתדרנו כל כך הרבה זמן בלעדי מכונות צילום?
מדפסות היו השלב הבא בהתפתחות הטכנולוגית. מכונת הכתיבה התחלפה במקלדת מחשב. עכשיו יכולת להקליד טקסט ולשמור אותו, ורק אז, באמצעות מדפסות, להחליט מתי אתה מעוניין להעביר אותו אל הנייר, ובכמה עותקים. כמו מכונות צילום, מדפסות נתנו מענה מהיר ויעיל לצורכי המשרד, ועם השנים גם מענה זול – מכיוון שככל שמוצרים אלו נעשו שכיחים יותר והטכנולוגיה התקדמה, כך מחירי מדפסות ומחירי מכונות צילום ירדו והפכו לאטרקטיביים יותר ויותר.
ההתפתחות האחרונה בתחום היא שילוב של מדפסות עם מכונות צילום לכדי מכונות משולבות, או כמו שהן נקראות מדפסות משולבות העושות גם את עבודתן של מכונות צילום וגם משמשת כמדפסת (לרוב יש גם פונקציות נוספות של פקס או סורק), וזאת במכשיר אחד בלבד.
